Häufig kommt es vor, dass Leistungen wie z.B. Hosting kontinuierlich abgerechnet werden sollen. Deals & Projects unterstützt dich bei wiederkehrenden Rechnungen und nimmt dir Arbeit ab.
Mit der Funktion wiederholende Rechnungen kannst du kontinuierlich abzurechnende Leistungen automatisch abrechnen lassen. Wie das im Detail funktioniert, zeige ich dir im Folgenden.
Schau dir hierzu gerne unser Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
Wiederholende Rechnung erzeugen
Erstelle wie gewohnt eine neue Rechnung. In der Rechnung anlegen Maske findest du nun unten links das Wiederholungs-Symbol. Klicke darauf. Als Nächstes legst du das Intervall fest, nach welchem die zukünftigen Rechnungen automatisch erzeugt und per E-Mail versendet werden sollen.
Klicke abschließend auf Anlegen. Beim Erstellen der Rechnung wird zusätzlich eine Dauerrechnung generiert, zu sehen im Kontakt unter Tab Angebote/Rechnungen. Diese Dauerrechnung dient als Vorlage für die automatische Erstellung zukünftiger Rechnungen.
Hinweis: Beim Anlegen der Dauerrechnung kannst du ein Leistungsdatum oder einen Leistungszeitraum hinterlegen. Bei den zukünftig automatisch erstellten Rechnungen werden das Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum automatisch entsprechend angepasst. Sonderfall: Du wählst als Leistungszeitraum den ersten bis letzten Tag des Monats aus. Bei den automatisch erstellten Rechnungen wird ebenfalls der erste bis letzte Tag eingestellt (relevant aufgrund unterschiedlicher Anzahl von Tagen im Monat).
Wie funktionieren wiederholende Rechnungen?
Zunächst erzeugst du eine Rechnung, welche zu Beginn einmalig manuell per E-Mail versendet werden muss. Die aus dieser Rechnung erzeugte Dauerrechnung wird zukünftig voll automatisch entsprechend des eingestellten Intervalls versendet. Du musst dich um nichts mehr kümmern. Die Dauerrechnung dient als Vorlage für die Erstellung der zukünftigen Rechnungen, das heißt, änderst du Positionen oder Beträge in der Vorlage, werden diese Änderungen bei zukünftig verschickten Rechnungen übernommen.
Sobald das eingestellte Intervall der Dauerrechnung abgelaufen ist, wird automatisch eine Rechnung samt nächster Rechnungsnummer erzeugt. Du wirst in diesem Fall in der Inbox informiert, dass eine Rechnung erstellt wurde. Standardmäßig wird diese Rechnung automatisch per E-Mail an den Kunden gesendet.
Hinweis: Du solltest die Dauerrechnung nicht an deine Kunden schicken, sondern lediglich die daraus erstellten Rechnungen.
Falls du keinen automatischen E-Mail Versand wünschst, kannst du die Funktion in den Einstellungen deaktivieren. Öffne hierzu links im Hauptmenü Einstellungen (1) und klicke anschließend unten rechts auf Angebote & Rechnungen (2). Unter Wiederholende Rechnungen (3) nimmst du einfach den Haken raus. Die Einstellung gilt für alle laufenden Dauerrechnungen.
Tipp: An dieser Stelle kannst du eine BCC E-Mail-Adresse hinterlegen, um beim automatischen E-Mail Versand von Dauerrechnungen sicherzustellen, dass die Rechnungen korrekt verschickt wurden.
Anpassen der Begleit-E-Mail
Verschickst du einen Auftrag per E-Mail, kannst du Betreff und Text der E-Mail zentral hinterlegen. Passe einmalig den Inhalt der Begleit-E-Mail nach deinen Vorstellungen an und spare zukünftig Zeit beim Versenden von Rechnungen.
Wie das geht? Ganz einfach! Öffne links im Hauptmenü Einstellungen und klicke bei Angebote & Rechnungen auf Vorlagen Center. Rechts unter Begleit-E-Mails klickst du bei Wiederholende Rechnungen rechts auf das Stift-Symbol. Nun kannst du Betreff und Inhalt der Begleit-E-Mail für wiederholende Rechnungen anpassen. Arbeite an dieser Stelle mit Platzhaltern, um individuelle Kundeninformationen abzurufen. Klicke abschließend auf Speichern.
Manueller E-Mail Versand von wiederholenden Rechnungen
Du möchtest wiederholende Rechnungen lieber manuell verschicken? Kein Problem! Hast du in den Einstellungen das automatische Versenden von wiederholenden Rechnungen deaktiviert, so kannst du in der Rechnungsliste (1) oben links die Liste Noch nicht per E-Mail versendet (2) auswählen. Nun werden dir alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verschickt wurden. Über das Kontextmenü der einzelnen Rechnungen ganz rechts (3) findest du die Funktion Per E-Mail versenden. Durch Klick auf Per E-Mail versenden kannst du nun den Text der E-Mail individuell anpassen, bevor du die E-Mail versendest.
Wiederholende Rechnung anpassen
Was tun, wenn sich der monatlich in Rechnung gestellte Betrag plötzlich ändert? Kein Problem! Passe einfach die Dauerrechnung dementsprechend an. Hierfür bearbeitest du die jeweilige Dauerrechnung auf die gleiche Weise, wie du deine Rechnungen bearbeitest. Alle Änderungen wirken sich nur auf zukünftig erstellte Rechnungen aus.
Liste der wiederholenden Rechnungen
Verschaffe dir einen Überblick über alle laufenden Einnahmen. Klicke links im Hauptmenü auf Rechnungen. Nun blendet sich unterhalb von Rechnungen im Hauptmenü ganz unten Dauerrechnungen ein. Klicke auf Dauerrechnungen und du erhältst eine Liste aller wiederholenden Rechnungen.
Beenden einer wiederholenden Rechnung
Sobald du eine Dauerrechnung beenden willst, öffne einfach die Liste der Dauerrechnungen (1) und ändere den Status (2) der jeweiligen Dauerrechnung rechts von Aktiv auf Ausgelaufen.
Alternativ kannst du beim Erstellen oder Bearbeiten einer Dauerrechnung rechts vom Intervall ein Ende-Datum eintragen. An diesem Datum wird die Dauerrechnung automatisch auf Ausgelaufen gestellt und keine weiteren Rechnungen generiert.
Kann ich eine Dauerrechnung erstellen, die erst in der Zukunft beginnt?
Nein, das ist nicht möglich. Nur beim Erstellen der ersten Rechnung kann die Dauerrechnung eingerichtet werden.
Kann ich das Leistungsdatum / den Leistungszeitraum einer Dauerrechnung ändern?
Nein, das ist nicht möglich. Beende hierfür einfach die Dauerrechnung und erstelle eine neue.