Mit Deals & Projects kannst du sofort loslegen und Angebote oder Rechnungen schreiben. Und das rechtskonform, denn Deals & Projects ermöglicht automatisch fortlaufende Nummernkreise.
Was tun, wenn du in deinem Unternehmen bereits eine feste interne Struktur für Angebote und Rechnungen eingepflegt hast und diese beibehalten möchtest? Kein Problem!
Du hast neben der Standard Einstellung die Möglichkeit, Angebots- und Rechnungsnummern deiner internen Struktur anzupassen. Wie das im Detail funktioniert, erfährst du im Folgenden.
Schau dir hierzu gerne unser Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
Hinweis: Das Anpassen der Nummernkreise für Angebote und Rechnungen erfordert Administrationsrechte oder die Berechtigung Einstellungen bearbeiten zu können! Separate Nummernkreise für Mandanten können nur vom Administrator eingestellt werden.
Bevor du deine erste Rechnung in Deals & Projects schreibst, passe gegebenenfalls für jede Auftragsart (Angebot, Rechnung und Gutschrift) den entsprechenden Nummernkreis an. Stellst du z.B. im Mai dein System auf Deals & Projects um und deine letzte Rechnungsnummer im April war die 500, dann stelle bei Deals & Projects als nächste Rechnungsnummer die 501 ein.
Info: Deals & Projects beinhaltet Demodaten, die dir den Einstieg in die Software erleichtern, sodass die Auftragsnummern für Rechnungen und Angebote nicht mit 1 beginnen. Passe daher die Nummernkreise an, bevor du deine "echte" Rechnung schreibst.
Nummernkreise für Angebote und Rechnungen anpassen
- Einstellungen zu Angeboten und Rechnungen öffnen
Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Unter Angebote & Rechnungen klickst du auf Allgemein. - Nummernkreis anpassen
Die Nummernkreise passt du für Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Dauerrechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine an. Dabei passt du durch Klick auf Anpassen die zuletzt vergebene Nummer an und Deals & Projects generiert beim nächsten Anlegen automatisch die fortlaufende Nummer.
- Nummernkreis individuell anpassen
Lege z.B. eine feste Bezeichnung als Präfix und/oder Suffix fest und gebe an, aus wie viel Ziffern sich die Nummer zusammensetzen soll. Oder arbeite hier mit Platzhaltern wie [Year], [Month] und/oder [Day]. Eine Kombination aus festen Werten und Platzhaltern ist ebenfalls möglich. Klicke zum Anpassen der Änderungen jeweils auf Speichern.
Nummernkreise für Mandanten anpassen
Arbeitest du in Deals & Projects mit mehreren Mandanten, so hinterlege die Nummernkreise für Angebote und Rechnungen direkt in den Einstellungen der jeweiligen Mandanten.
Gehe hierfür in die Einstellungen, unter Stammdaten klicke auf Mandanten. Falls du einen neuen Mandanten anlegst, muss dieser erst gespeichert werden, bevor die Nummernkreise angepasst werden können. Bearbeite anschließend entsprechende Mandanten durch Klick auf das Kontextmenü rechts > Bearbeiten. Du findest hier an gleicher Stelle wie oben beschrieben die Einstellungen der Nummernkreise für Angebote und Rechnungen.
Hinweis: Das Bearbeiten der Nummernkreise für Angebote und Rechnungen für Mandanten erfordert Administrationsrechte.
Eigene Dateinamen für Angebote und Rechnungen konfigurieren
In manchen Ländern müssen PDF-Dateien von Angeboten/Rechnungen eine spezielle Bezeichnung haben. Für diesen seltenen Fall gibt es in den Einstellungen die Möglichkeit, diesen Namen zu definieren.
1. Öffne die Einstellungen und klicke im Bereich Angebote & Rechnungen auf den Menüpunkt Allgemein
2. Dort findest du im Bereich Nummernkreise die Möglichkeit unter weitere Einstellungen einen alternativen Dateinamen für die heruntergeladene PDF-Datei zu vergeben