Häufig sind nicht alle Abteilungen am gesamten Unternehmensgeschehen aktiv beteiligt. So arbeitet der Vertrieb beispielsweise gezielt mit Deals und Angeboten. Wohingegen die Projektabteilung bevorzugt Projekte betreut und Aufgaben abarbeitet. Praktikanten hingegen sollen nur Zeiten auf ihre eigenen Aufgaben erfassen. Ganz egal, wer welche Informationen sehen, bearbeiten oder löschen darf, mit Deals & Projects ist alles möglich.
Auch wenn wir bei everii die Philosophie vertreten, dass ein Unternehmen nur dann rund läuft, wenn alle Informationen jedem einzelnen Mitarbeiter vorliegen, damit alle volle Verantwortung für ihre Arbeit und den Erfolg des Unternehmens übernehmen können, ist Deals & Projects so konzipiert, dass Rechte sowohl individuell pro Benutzer als auch für bestimmte Benutzergruppen (Vertrieb, Praktikanten, …) eingestellt werden können.
Im Folgenden erfährst du, wo und wie du Rechte für bestimmte Benutzergruppen einstellst und welche Möglichkeiten du hast Gruppenrechte zu definieren. Lies hier, wie das Rechtekonzept von Deals & Projects grundsätzlich funktioniert.
Tipp: Rechte, die du in den Gruppen vergibst, werden automatisch bei den individuellen Benutzern berücksichtigt. Falls einzelne Benutzer zusätzlich oder abweichend zu den Gruppenrechten individuelle Rechte erhalten sollen, so pass diese ganz einfach in den Einstellungen > Stammdaten > Benutzer an.
Hinweis: Das Anpassen der Benutzerrechte in Gruppen erfordert Administrationsrechte!
Benutzergruppen definieren
- Einstellungen öffnen
Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Oben links unter Stammdaten klicke auf Gruppen. - Gruppen definieren
Über den roten Plus-Button unten rechts legst du eine neue Gruppe an, indem du einen Gruppennamen vergibst. Bestehende Gruppen lassen sich über das jeweilige Kontextmenü rechts bearbeiten.
Benutzer Gruppen zuweisen und Gruppenrechte definieren
- Benutzer Gruppen zuweisen
Klicke auf Benutzer und wähle entsprechende Mitarbeiter aus, die dieser Gruppe zugewiesen werden sollen.
- Gruppenrechte definieren
Unterhalb der Benutzerauswahl hast du im Detail die Möglichkeit Rechte für die Gruppe zu definieren. Pro Entität (Deals, Projekte, Aufgaben, Kontakte, Zeiterfassung, Rechnungen) können drei Rechte eingestellt werden: Sehen, Bearbeiten und Löschen.
Jedes Recht kann drei Werte annehmen: Alle, Eigene und Keine.
Alle: Bedeutet, dass der Benutzer Zugriff auf alle Datensätze dieser Entität hat (sofern diese nicht durch Zugriffsrechte vor ihm verborgen sind).
Keine: Bedeutet, dass der Benutzer keinen Zugriff auf Datensätze dieser Entität hat.
Eigene: Die eigentliche Magie des neuen Rechtekonzeptes beginnt bei Eigene. Dieser Wert bedeutet, dass das Recht nur für die Datensätze gelten, die dem Benutzer zugeordnet sind.Spezialfälle
> Deals: Angebote im Entwurf Status (wenn GoBD aktiv) dürfen nur gelöscht werden, wenn der Benutzer die Berechtigung hat Deals zu löschen.
> Aufgaben: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Aufgaben sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene). Dabei ist das Bearbeiten und Löschen nur dann möglich, wenn der Benutzer mindestens das Recht Eigene bekommt.
Alle Benutzer, die nur eigene Aufgaben sehen dürfen, sehen in Projekten dennoch alle Aufgaben ihrer Kollegen. So wird sichergestellt, dass Projekte effizient im Team bearbeitet werden können.
> Zeiterfassung: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Zeiterfassungen sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene).
> Rechnungen: Benutzer, die Projektleiter sind dürfen innerhalb von Projekten alle Rechnungen sehen, bearbeiten und löschen (gilt für das Recht Eigene). Wenn GoBD aktiv ist dürfen nur Rechnungen und Gutschriften im Status Entwurf gelöscht werden.Weitere Rechte
Darf Listen nach Excel exportieren:
Über Deals, Projekte, Kontakte, Zeiterfassung oder Rechnungen links im Hauptmenü öffnet sich die entsprechende Liste. Diese Listen können durch Klick auf das Kontextmenü oben rechts sowohl komplett als auch entsprechend gefiltert nach Excel exportiert werden.
Darf Einstellungen bearbeiten:
Falls eine Benutzergruppe nicht die vollen Administrationsrechte erhalten soll, dennoch aber Einstellungen in Deals & Projects vornehmen darf, so setze hier einen Haken. Alle Einstellungen werden freigegeben, bis auf die Bearbeitung der Stammdaten (inklusive Account, Benutzer, Gruppen und Datenverwaltung).
Darf Dashboard sehen und bearbeiten:
Durch Klick auf das Deals & Projects Logo oben links erscheint das Dashboard, welches eingestellt und bearbeitet werden darf. Wenn das Recht nicht gegeben ist, erscheint an dieser Stelle die Inbox.
Darf Geldbeträge sehen:
Falls eine Gruppe keine Rechnungen sehen darf, so kannst du hier einstellen, dass der Gruppe keine Geldbeträge angezeigt werden. Dies wirkt sich beispielsweise auf das Arbeiten mit Deals, Projekten und Kontakten aus. Hier wird weder die Deal/-Projektsumme noch der Umsatz im Kontakt angezeigt.
Hinweis: Wenn Benutzer keine Geldbeträge sehen dürfen, wird empfohlen die Deals ebenfalls auszublenden.
Dealliste im Hauptmenü anzeigen:
Falls die Gruppe mit Deals arbeitet, jedoch die Dealliste im Hauptmenü nicht sehen soll, so stelle dies an dieser Stelle ein.
Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Deals ausschließlich in Kontakten. Dies ist z.B. sinnvoll für Außendienstmitarbeiter, die Deals nur in ihren Kontakten sehen sollen und ein Gesamtüberblick in der Dealliste nicht notwendig oder gewollt ist.
Projektliste im Hauptmenü anzeigen:
Falls die Gruppe mit Projekten arbeitet, jedoch die Projektliste im Hauptmenü nicht sehen soll, so stelle dies an dieser Stelle ein.
Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Projekte ausschließlich in Kontakten. Ähnlich wie bei Deals ist dies z.B. sinnvoll für Außendienstmitarbeiter, die Projekte nur in ihren Kontakten sehen sollen und ein Gesamtüberblick in der Projektliste nicht notwendig oder gewollt ist.
Rechnungsliste im Hauptmenü anzeigen:
Falls die Gruppe Rechnungen sehen, bearbeiten und/oder löschen darf, jedoch keinen Zugriff auf die Rechnungsliste im Hauptmenü haben soll, so stelle dies an dieser Stelle ein.
Was bedeutet das? Der Benutzer sieht Rechnungen nur in Deals, Projekten oder Kontakten, je nachdem welche weiteren Rechte er erhält. Manchmal ist es von Vorteil, einen Gesamtüberblick über alle Rechnungen in der Rechnungsliste zu verhindern.
Spezialfall Historieneinträge - wer darf Historieneinträge bearbeiten?
Historieneinträge bearbeiten darf:
- der Administrator
- der Projektleiter
- der Benutzer, der den Historieneintrag verfasst hat
Alle Benutzer dürfen Historieneinträge anlegen.
Spezialfall Projektauswertungen - wer sieht was?
Projektauswertungen sind sichtbar für diejenigen Benutzer, die bei "Sehen" das Recht Alle bekommen. Falls der Benutzer ein Projektleiter ist und mindestens das Recht Eigene "Sehen" bei Zeiterfassung, Rechnungen und Aufgaben erhält, so sind Projektauswertungen ebenfalls sichtbar.
Mögliche Anwendungsfälle
- Benutzerrechte für Gruppe Praktikanten
In diesem Anwendungsfall dürfen Praktikanten nur eigene Deals und Projekte sehen, jedoch keine weder bearbeiten noch löschen. Somit sehen sie diejenigen Deals und Projekte, an denen sie beteiligt sind.
Um an entsprechenden Deals und Projekten arbeiten zu können, dürfen sie eigene Aufgaben und Zeiterfassungen sehen und bearbeiten. Kontakte werden komplett ausgeblendet und das Arbeiten mit Rechnungen ist ihnen vollständig untersagt, sodass sie auch keine Geldbeträge in Deals und Projekten sehen sollen.
Die Dealliste und Projektliste wird ihnen links im Hauptmenü angezeigt, sodass sie einen Überblick über ihre eigenen Deals und Projekte bekommen.
- Benutzerrechte für Gruppe Vertriebler
Vertriebler arbeiten hauptsächlich mit Deals, sodass es notwendig ist einen Überblick über alle Deals und Kontakte zu erhalten.
Da sie nur bedingt am Projektgeschäft beteiligt sind, sehen sie nur ihre eigenen Projekte, Aufgaben und Zeiterfassungen und dürfen diese bearbeiten. Da Vertriebler in der Regel nur mit Angeboten arbeiten, werden Rechnungen komplett ausgeblendet.