Jetzt neu: Ab sofort kannst du mit Workflows deine Arbeitsprozesse automatisieren, im Projekt Kosten erfassen, Projekte detaillierter abrechnen und noch vieles mehr.
Viel Spaß beim Entdecken der neuen großen Haupt-Features und der weiteren kleinen Verbesserungen, die dir die Arbeit versüßen sollen.
Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im Februar Update. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
NEU: Konfigurierbare Workflows (Beta) [Feature-Upvote]
Wenn die bisherigen Workflows deine Arbeitsschritte bereits perfekt unterstützen, klasse! Falls du doch mal etwas individueller anpassen willst, dann hast du ab sofort die Möglichkeit dazu.
Sind die konfigurierbaren Workflows für mich interessant?
Du möchtest eine gewisse Aktion auslösen, wenn z.B. im Kontakt, Deal, Projekt oder Aufgabe etwas spezielles passiert? Zum Beispiel möchtest du zukünftig per E-Mail benachrichtigt werden, wenn dein Projektteam die Projekt Stufe auf Feedback stellt? Oder falls die erfasste Zeit einer Aufgabe einen gewissen Sollwert überschreitet, soll der Status dieser Aufgabe automatisch auf "Auszuliefern" gestellt werden? All das und weitere Anwendungsfälle sind jetzt möglich.
Wo kann ich diese Workflows konfigurieren?
Die Konfiguration deiner Workflows ist so übersichtlich wie möglich gehalten, damit du selbst deine individuellen Prozesse schnell und einfach abbilden kannst.
Die Einstellung findest du unter Einstellungen > Kommunikation > Workflows. Über den roten Plus-Button unten rechts legst du neue Workflows an.
Gehe dabei wie folgt vor:
- Im oberen Abschnitt stellst du den Auslöserein. (Wo und wann soll der Workflow ausgelöst werden)
- Als Entität (wo wird der Workflow ausgelöst) stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung: Kontakt, Deal, Projekt, Aufgabe.
- Der Auslöser (wann wird der Workflow ausgelöst) kann je nach Entität unterschiedlich sein.
- Bei Nur ausführen wenn... legst du eventuelle Einschränkungen fest.
- Im unteren Abschnitt stellst du die Aktionein. (Was soll bei wem passieren, wenn der Workflow ausgelöst wird)
- Bei Aktion (was) hast du folgende Einstellungsmöglichkeiten: Benachrichtigung, Aufgabe anlegen, Webhook aufrufen, Stufe setzen.
- Je nach gewählter Aktion hast du verschiedene weitere Einstellungsmöglichkeiten (z.B. welcher Benutzer soll auf welche Art (E-Mail, Inbox, beides) benachrichtigt werden, oder für wen soll eine Aufgabe angelegt oder welche Stufe soll gesetzt werden).
Kann im Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail der Deal oder Projektname ausgegeben werden?
Ja. Es stehen die gleichen Felder wie bei den Auftrags- und Briefvorlagen zur Verfügung.
Hinweis: Um auf einen Deal zuzugreifen, muss "Project" verwendet werden, Beispiel: {{Project.Name}}.
Falls du Hilfe bei der Abbildung deiner individuellen Workflows benötigst, helfen wir dir natürlich gerne weiter.
NEU: Kostenerfassung im Projekt (Beta)
Ab sofort kannst du für deine Projekte separat Kosten erfassen und diese ebenfalls in Rechnung stellen. Die erfassten Kosten (Einkaufspreise) werden in deiner Projektauswertung unter Finanzen > Kosten berücksichtigt. Beim Erstellen einer Abschlussrechnung (nach Zeiterfassung) kannst du die Kosten mit abrechnen.
Wie kann ich Kosten im Projekt erfassen?
Wechsel von der Projekt Übersicht auf den Reiter Zeiterfassung. Wenn du mit der Maus unten rechts über den roten Plus-Button fährst, blendet sich darüber ein neuer Button ($) Kosten erfassen ein.
Tipp: Du kannst dir hier die Spalte Typ einblenden lassen. So siehst du auf einen Blick, welche erfassten Zeiten und Kosten du hast.
NEU: Komponente für PDF Auftragserstellung
Wir setzen ab sofort in Deals & Projects eine neue Komponente für die PDF Auftragserstellung ein, um die Performance der Auftragserstellung zu verbessern und dir Seitenumbrüche in Angeboten und Rechnungen zu ermöglichen.
Welche Auswirkung hat das auf mein Deals & Projects und ist das für mich relevant?
Du bist bereits Kunde und arbeitest mit deinen Angebots- und Rechnungsvorlagen? Dann ändert sich für dich erst einmal nichts. Für dich haben wir in den Einstellungen standardmäßig eine Kompatibilitätseinstellung zur vorherigen Version aktiviert. Das bedeutet, deine bisherigen Angebote und Rechnungen sollten sich optisch nicht unterscheiden und du kannst mit dieser Kompatibilität wie gewohnt weiter arbeiten.
Doch wenn du gerne Seitenumbrüche in deinen Angeboten und Rechnungen hinzufügen möchtest, dann ist es notwendig, in den Einstellungen unter Angebote & Rechnungen eine bestimmte Einstellung vorzunehmen und den Kompatibilitätsmodus zu verlassen.
Wo kann ich die Einstellung für die PDF Erzeugung für Angebote, Rechnungen, usw. ändern?
Gehe in die Einstellungen zu Angebote & Rechnungen und öffne Allgemein. Im oberen Bereich hast du 3 Möglichkeiten, wie zukünftige PDF für Angebote, Rechnungen und sonstige Aufträge erzeugt werden:
- Formatierung aus Word Dokumenten übernehmen (empfohlen)
- Formatierung aus HTML übernehmen
- Oder du bleibst bei der Kompatibilität zur alten Version (diese Möglichkeit haben nur User, die vor diesem Update bereits Kunden waren)
Wir empfehlen die Einstellung Formatierung aus Word Dokumenten übernehmen, da du in Word mehr Formatierungsmöglichkeiten hast und genau steuern kannst wie deine Texte formatiert werden sollen.
Achtung: Änderst du die Einstellung von Kompatibilität zur empfohlenen Einstellung Formatierung aus Word Dokumenten übernehmen, so musst du deine Word Vorlagen (gegebenenfalls) nochmal anpassen.
Das solltest du beachten, bevor du die Umstellung auf Formatierung aus Word Dokumenten übernehmen durchführst (gilt für User, die vor diesem Update schon Kunden waren):
- Erzeuge ein Test Angebot oder eine Test Rechnung im Entwurf Status (für aktive GoBD Einstellung) und lade den Entwurf herunter. (Die heruntergeladene Datei sieht so aus wie du es gewohnt bist, da in den Einstellungen noch die Kompatibilität zur Vorgängerversion aktiviert ist)
- Gehe nun in die Einstellungen > Angebote & Rechnungen > Allgemein und änder die Einstellung auf Formatierung aus Word Dokumenten übernehmen.
- Öffne jetzt das gleiche Test Angebot oder die Test Rechnung (die sich noch immer im Entwurf Status befindet) und lade diese erneut herunter.
- Vergleiche nun beide heruntergeladenen Dateien miteinander. Unterscheiden sie sich optisch nicht oder nur minimal, dann hat deine Umstellung einwandfrei funktioniert und du kannst wie gewohnt weiter arbeiten.
Für den seltenen Fall, dass sich das zweite Dokument optisch sehr von deinen ursprünglichen Auftragsvorlagen unterscheidet, musst du deine Formatvorlage in Word anpassen oder du wechselst wieder auf den Kompatibilitätsmodus zurück.
Falls du hierzu weitere Fragen hast, stehen wird dir gerne zur Verfügung.
NEU: Mehr Optionen beim Abrechnen von Projekten
Ab sofort hast du mehr Möglichkeiten wie du deine Projekte abrechnen kannst (Projekt Übersicht > Rechnung stellen).
Abrechnen nach Angebot
Willst du deine Projekte nach Angebot abrechnen, hast du nun die Möglichkeit einzelne Angebote oder mehrere auf einmal abzurechnen.
Abrechnen nach Zeiterfassung
Willst du deine Rechnung gemäß erfassten Zeiten abrechnen, hast du ab sofort die Option auch erfasste Kosten mit abzurechnen.
Bei Abrechnung Aus Zeiterfassung zusammengefasst hast du 2 weitere Möglichkeiten:
- Zusammengefasst nach Tätigkeit
- Zusammengefasst nach Aufgabe, gruppiert nach Gruppe
Bei Abrechnung Aus Zeiterfassung detailliert hast du ebenfalls 2 weitere Möglichkeiten:
- Datum und Tätigkeit
- Datum und Aufgabe
NEU: E-Mail Erinnerung bei vergessener Zeiterfassung
Ab sofort kannst du dich per E-Mail erinnern lassen, wenn du am Vortag vergessen hast Zeit zu erfassen. Diese Funktion stellst du als Administrator zentral für alle Benutzer in den Einstellungen > Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung > Allgemein bei Zeiterfassung ein. Hier hakst du den Punkt E-Mail schicken an, wenn am Vortag vergessen wurde Zeit zu erfassen.
Jeder Benutzer kann für sich die Erinnerung unter Meine Benutzerdaten > Login > E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.
Wann genau wirst du per E-Mail erinnert?
- Wenn du mindestens einmal in den letzten 30 Tagen Zeiten erfasst hast.
- Wenn du weniger als 90 % deiner Tages Sollzeit (pro Benutzer in den Einstellungen unter Stammdaten > Benutzer > Kontextmenü > Verfügbarkeiten bearbeiten) am Vortag erfasst hast.
KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!
Deals & Projects wird persönlicher
Siezen oder duzen? Wir haben lange hin und her überlegt und uns für die persönlichere Variante entschieden. Daher wunder dich nicht, ab sofort sind Formulierungen in Deals & Projects in "du" Form.
Deal gewonnen - jetzt mehrere Angebote & Auftragsbestätigungen ins Projekt mitnehmen
Dein Deal beinhaltet mehrere Angebote? Ab sofort kannst du beim Umwandeln deines Deals in ein Projekt auswählen, welche Angebote / Auftragsbestätigungen beauftragt wurden. Für alle ausgewählten Angebote / Auftragsbestätigungen kannst du dir automatisch aus deren Positionen wie gewohnt im Projekt Aufgaben anlegen lassen.
Seitenumbrüche zwischen Positionen in Angeboten & Rechnungen [Feature-Upvote]
Ab sofort kannst du beim Erstellen von Angeboten und Rechnungen Seitenumbrüche zwischen Positionen über das Kontextmenü der einzelnen Positionen einfügen. Mit dieser Option kannst du deinen Angeboten noch mehr Struktur und Übersicht verleihen.
Voraussetzung: In den Einstellungen bei Angebote & Rechnungen > Allgemein ist entweder Formatierung aus Word Dokument übernehmen oder Formatierung aus HTML übernehmen angehakt.
Hinweis: Warst du bereits vor diesem Update Kunde und hast mit Angeboten und Rechnungen gearbeitet, dann musst du in den Einstellungen eine Änderung vornehmen, um diese neue Funktion nutzen zu können. Wieso? Eine ausführliche Antwort darauf findest du unter dem Punkt Komponente für PDF Auftragsserstellung.
Ressourcenverwaltung im Kalender
Ab sofort kannst du in den Einstellungen unter Stammdaten > Benutzer, Freelancer & Ressourcen Ressourcen (z.B. Firmenwagen, Besprechungsraum XY, Kamera) anlegen, bearbeiten und deaktivieren.
- Fahre hierzu mit der Maus unten rechts über den roten Plus-Button, daraufhin blendet sich darüber der Button Neue Ressource anlegen ein.
- Im Kalender kannst du anschließend beim Anlegen von Terminen und Abwesenheiten unter Weitere Benutzer die entsprechende Ressource eintragen.
- Um auf einen Blick zu sehen, welche Ressource wann eingeplant ist, kannst du dir im Kalender oben rechts über den Benutzerfilter die Auslastung der jeweiligen Ressource anzeigen lassen. Scrolle einfach im geöffneten Benutzerfilter ganz nach unten zum Punkt Ressourcen und wähle eine aus.
Weiterer Abwesenheitsgrund im Kalender: Pflegeurlaub / Kind krank
Ab sofort hast du im Kalender beim Erstellen einer Abwesenheit eine weitere Option Pflegeurlaub / Kind krank. Diese wird selbstverständlich auch in den Kalender Auswertungen zur Abwesenheit mitberücksichtigt.
Bcc E-Mail Adresse einstellbar für alle E-Mails
In den Einstellungen unter Kommunikation > Allgemein kannst du ab sofort für alle ausgehenden E-Mails, die über Deals & Projects versendet werden eine Bcc E-Mail Adresse hinterlegen.