In diesem Update haben wir uns vor allem auf viele kleine Funktionen und Verbesserungen fokussiert. Daneben war der Datenschutz und die Verbesserung des Self Service Centers ein großes Hauptaugenmerk. Außerdem endlich verfügbar: Historieneinträge hervorheben und anpinnen sowie Erinnerungen frei definieren!
Viel Spaß beim Entdecken der neuen großen Haupt-Features und der weiteren kleinen Verbesserungen, die dir die Arbeit versüßen sollen. Und falls dir Funktionen fehlen oder du konkrete Verbesserungsvorschläge hast, dann schau doch mal auf Feature-Upvote vorbei, stimme für vorgeschlagene Funktionen ab oder lege dein Wunsch-Feature selbst an.
Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im September Update. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
NEU: Historieneintrag hervorheben und oben anpinnen [Feature-Upvote]
Die aktuell meist gewünschte Funktion ist endlich da! Ab sofort kannst du wichtige Historieneinträge über das Kontextmenü des jeweiligen Eintrags farblich hervorheben und/oder ganz oben in der Historie anpinnen.
NEU: Abstände für Erinnerungen sind frei definierbar [Feature-Upvote]
Wir haben die Oberfläche der Erinnerungen grundsätzlich verbessert. So kannst du jetzt beim Verschieben einer Erinnerung auch ein beliebiges Datum auswählen.
Ab sofort kannst du außerdem selbst entscheiden, wie groß die Abstände deiner Erinnerungen sein sollen und deine eigenen Zeiten hinterlegen.
Und so geht es:
Lege dafür eine neue Erinnerung an und wähle im Menü die Option Anpassen.
Darüber gelangst du in die Einstellungen für die neuen Kategorien.
Hier kannst du wie gewohnt deine Einträge verwalten, bearbeiten und löschen. Über den roten Plus-Button legst du dann neue individuelle Zeiten fest.
NEU: Aktualisierter Datenschutz
Im Zuge des EuGH-Urteils bezüglich des Privacy Shield Abkommens mit den USA (EuGH erklärt Privacy Shield für ungültig) haben wir uns die letzten Wochen nochmals stark mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt.
So haben wir alle Dienste, die wir einsetzen, gründlich geprüft, Verträge erneuert und sind in Fällen, in denen es nötig war, zu Anbietern mit deutschen/europäischen Servern gewechselt. Das Ziel ist es, dass keine Daten mehr in die USA fließen und ausschließlich in der EU bleiben.
Was ist im Detail passiert?
- Die Verwendung von externen Dateien wurde minimiert (z.B. Google Fonts)
- Das JavaScript unseres Zahlungsanbieters billwerk wird nur noch geladen, wenn es wirklich benötigt wird (z.B. bei Buchungen und Up/Downgrades)
- Das Widget unseres alten Hilfecenters wurde entfernt
- Unser YouTube Video im Dashboard wird nicht mehr direkt geladen/gestartet
- Beim externen Dienst Cronofy sind wir auf deutsche Server umgezogen. Alle neuen Kalenderverbindungen verwenden dadurch nun automatisch den deutschen Server (durch ein DE in den Einstellungen erkennbar). Möchtest du vom US-Server zum DE Server wechseln, muss die Kalenderverbindung einmal getrennt und neu eingerichtet werden.
- Wechsel unseres Ticketing Systems: Alle Tickets, die bei uns eingehen, liegen, jetzt bei Freshdesk auf EU-Servern.
Was ist noch geplant für die nächsten Monate?
- Der Wechsel von Mandrill auf SendInBlue für alle Deals & Projects E-Mails, wie z.B. Erinnerungen, At-Mention, etc.
- Wechsel von Olark Chat zu einem anderen Anbieter (betrifft aktuell nur Interessenten in der Testphase)
NEU: Support verbessert - Self-Service-Center
Mit dem Umzug zu einem neuen Helpcenter haben wir in den letzten Wochen die Weichen für einen optimierten Support mit zukünftigem Self-Service-Center gestellt. Unser Helpcenter erscheint somit jetzt schon in neuem Glanz und Tickets können ganz bald direkt über das Portal gestellt und deren Status eingesehen werden. Wir heben unseren Support nochmal auf ein neues Level!
KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!
NEU: Neue Kennzahlen im Dashboard
Im Dashboard kannst du dir abgesehen von deinem erwarteten Deal-Volumen oder Umsatz nun auch deinen Rohertrag mit oder ohne Forecasting anzeigen lassen.
Wenn du zu deinem Dashboard eine neue Kennzahl hinzufügst, findest du in den Datenquellen Deals und Rechnungen nun folgende neue Optionen:
Datenquelle Deals: Erwarteter Rohertrag und Summe Gewonnen Rohertrag
Datenquelle Rechnungen: Rohertrag, Rohertrag Forecast, Rohertrag mit Forecast, Umsatz Forecast sowie Umsatz mit Forecast
Hier einige Beispiele:
Außerdem kannst du in der Datenquelle Kontakte jetzt sowohl bei der Liste der neuen Interessenten als auch bei neuen Kunden festlegen, welchen Zeitraum du dir anzeigen lassen möchtest.
NEU: Dauerrechnung kann reaktiviert werden
Ausgelaufene Dauerrechnungen können ab sofort reaktiviert werden. Ist bereits mehr als ein komplettes Intervall seit Deaktivierung der Dauerrechnung verstrichen, wird beim Reaktivieren der Dauerrechnung das Datum der nächsten Fälligkeit gesetzt.
So kannst du deine Dauerrechnungen im Notfall ganz einfach für z.B. 2 Monate pausieren und danach wieder aktivieren.
NEU: Neue Spalte in der Rechnungsliste: "Vorgänger" Angebot
In der Rechnungsliste gibt es ab sofort die Spalte Vorgänger mit der man sich das vorangegangene Angebot zur jeweiligen Rechnung anzeigen lassen kann.
Um dir die Spalte anzeigen zu lassen, wählst du über das Kontextmenü der Rechnungsliste die Option Spalten anpassen und aktivierst dann die Option Vorgänger. 
NEU: Einstellung zur Stoppuhr: Einträge für gleiche Aufgaben am selben Tag zusammenfassen
Bisher wurden alle Zeiterfassungen zu einer Aufgabe am selben Tag zu einem Eintrag zusammengefasst. Damit aber auch separate Einträge mit den jeweiligen Start- und Endzeiten und einer eindeutigen Beschreibung pro erfasster Zeit gespeichert werden können, gibt es ab sofort eine neue Einstellung.
Unter Einstellungen --> Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein kannst du nun die Einstellung "Stoppuhr: Einträge für gleiche Aufgabe am selben Tag zusammenfassen" aktivieren.
So kannst du auch deinem Kunden auf den Stundennachweisen noch detaillierter aufführen, welche Leistungen wann erfolgt sind.
NEU: In Angeboten können weitere Positionen aus Angebotsvorlagen eingefügt werden
Im letzten Update haben wir dir das Feature Angebotsvorlagen vorgestellt. Dieses haben wir nun noch erweitert, damit du deine Angebotsvorlagen auch miteinander kombinieren und noch flexibler einfügen kannst.
In der Bearbeitungsmaske deines Angebotes gibt es unter dem Button Mehr nun eine weitere Option Positionen aus Angebotsvorlage hinzufügen.
So kannst du nun mit wenigen Klicks z.B. dein festes SEO-Paket aus einer Angebotsvorlage mit einem Angebotsvorlagen-Paket für die Homepage Erstellung kombinieren und deinem Kunden anbieten.
NEU: Die Verfügbarkeit der Benutzer kann ab beliebigem Datum in der Vergangenheit eingestellt werden
Sowohl die allgemeine als auch die individuelle Verfügbarkeit der Benutzer kann jetzt auch rückwirkend ab einem beliebigen Datum in der Vergangenheit geändert werden.
Wie du die Verfügbarkeiten generell anpassen kannst, liest du hier.
NEU: Doppelklick auf Beteiligte im Projekt/Deal oder bei Verknüpfungen öffnet direkt den Kontakt
Bisher musste man einen beteiligten oder verknüpften Kontakt immer über das jeweilige Kontextmenü gesondert öffnen. Ab sofort öffnet ein einfacher Klick die Kontaktdetails und ein Doppelklick führt direkt zum Kontakt.
ÄNDERUNGS-HINWEIS 1: Für den Freelancer / Zeiterfasser Account steht die E-Mail Funktionalität nicht mehr zur Verfügung (IMAP und E-Mail Assistent). Wir mussten feststellen, dass es einfach wenig Sinn macht, wenn der Account keine Kontakte einsehen darf, aber diese Möglichkeit hat. So ist das Verhalten hier nun konsistent und es kommt nicht mehr zu Missverständnissen.
ÄNDERUNGS-HINWEIS 2: Rechnungs-Entwürfe werden ab diesem Update in den Auswertungen nur noch unter Forecast berücksichtigt.
Das bedeutet auch, dass die Entwürfe von Rechnungen auch im Dashboard und in den Kennzahlen unter "Rechnungen" nicht mehr berücksichtigt werden. Erst wenn eine Rechnung abgeschlossen wird, zählt sie ab sofort zum Umsatz / Gewinn bzw. Rohertrag dazu.
Möchtest du also im Dashboard deinen Umsatz inklusive Entwürfe sehen, musst du die Kennzahl "Umsatz mit Forecast" auswählen.
VORFREUDE IST DIE SCHÖNSTE FREUDE?
Das (und mehr) erwartet dich im kommenden Update...
GEPLANT: Zapier Anbindung [Feature Upvote]
Wir arbeiten aktuell an einer Schnittstelle zu Zapier. Wenn du spezielle Wünsche dazu hast, hinterlege diese gerne noch als Kommentar auf Feature Upvote und kontaktiere uns, wenn du Interesse daran hast, die ersten Tests mit uns zu durchlaufen.
GEPLANT: Externer kostenfreier Kundenzugang [Feature Upvote]