Lade jetzt ganz unkompliziert deinen eigenen Kunden zum Projekt ein, indem du ihm einen temporären, externen Zugriff freischaltest. Je nach Wunsch kann dein Kunde so direkt Informationen im Projekt einsehen und/oder auch selbst Feedback und benötigte Dokumente eigenständig hinterlegen. So einfach und effektiv war die Zusammenarbeit noch nie!
INHALTSVERZEICHNIS
- Externen Zugriff auf das Projekt gewähren
- Gewünschte Freigaberechte einstellen und Einladung senden
- Ansicht für den Kunden
- Zugriff deaktivieren
Im Folgenden zeigen wir dir Schritt für Schritt wie du deinen Kunden einlädst und welche Möglichkeiten du dabei hast.
HINWEIS: Nur Projektmanager und Administratoren können den Zugriff einrichten!
Externen Zugriff auf das Projekt gewähren
- Projekt öffnen und Kunden als Beteiligten hinzufügen
Öffne das gewünschte Projekt und füge deinen Kunden (Ansprechpartner!) als Beteiligten hinzu.
Klicke dafür auf das blaue Plus-Symbol rechts im Widget Beteiligte.
HINWEIS: Um deinen Kunden einladen zu können, muss eine gültige E-Mail-Adresse im Kontakt hinterlegt sein.
- Zugriff gewähren
Ist der Ansprechpartner hinzugefügt worden, klicke auf das Kontextmenü (3 Punkte) des Beteiligten und wähle Externen Zugriff auf dieses Projekt gewähren.
Bitte beachte, dass alle Unterprojekte gesondert/zusätzlich freigegeben werden müssen.
Gewünschte Freigaberechte einstellen und Einladung senden
- Gewünschte Parameter und Kontaktdaten einstellen
In der Eingabemaske kann nun festgelegt werden, welche Rechte dein Kunde im Projekt hat.
Externer Zugriff
Lege hier fest, ob und wann der Zugriff automatisch deaktiviert werden soll. Legst du hier kein Datum fest, kann der Zugang jederzeit manuell deaktiviert werden.
Historie
Option 1: Der Kunde darf keine Historie und/oder keine Dokumente sehen
Dein Kunde erhält nur die allgemeine Ansicht der Projektes (siehe Abschnitt "Ansicht für den Kunden" unten).
Option 2: Der Kunde darf nur freigegebene Historieneinträge und/oder Dokumente sehen
Über das Kontextmenü deiner Historieneinträge oder Dokumente kannst du deinem Kunden gezielt Einträge oder Dokumente freigeben. Die restlichen Einträge kann er nicht einsehen.
Aufträge (Angebote, Rechnungen, etc.) können generell nicht eingesehen werden.
Option 3: Der Kunde darf alle Historieneinträge und/oder Dokumente sehen.
Deinem Kunden wird die gesamte Historie im Projekt sowie in allen Aufgaben als auch alle hinterlegten Dokumente angezeigt.
Lediglich Einträge, die Informationen zu den Aufträgen (Angebote, Rechnungen, etc.) enthalten, werden als privat angezeigt.
Weitere Rechte:
Darf Notizen in der Historie anlegen:
Dein Kunde kann genau wie andere Accounts Notizen in der Historie anlegen und somit dort sein Feedback hinterlassen.
Empfängt @-Mentions, wenn das Projektteam erwähnt wird:
Alle @Projektteam Nachrichten in der Historie werden auch dem Kunden angezeigt. Er erhält eine Benachrichtigung über die Erwähnung in der Inbox sowie per E-Mail und kann direkt darauf reagieren.
Darf eigene Dokumente hochladen:
Dein Kunde kann direkt im Projekt oder der Aufgabe eigenständig Dokumente hochladen und so fehlende Informationen liefern. - Klicke anschließend auf Zugriff einrichten.
- Einladung senden
Im nächsten Fenster wird der Link zum Projekt erstellt. Du kannst diesen Link kopieren und eigenständig an den Kunden versenden, oder die Einladung direkt aus D&P versenden.
E-Mail direkt an den Kunden senden lassen
Wähle aus, ob du deinen Kunden per "Du" oder "Sie" ansprechen möchtest und schreibe, falls gewünscht, eine zusätzliche persönliche Nachricht in das dafür vorgesehene Feld.
Dein Kunde erhält dann eine E-Mail mit der Einladung zum Projekt und kann das Projekt über einen Button in der E-Mail direkt öffnen.
In diesem Beispiel ohne zusätzlichen Text und mit Ansprache per DU zu sehen:
HINWEIS: Wenn du dir über die Zugriffsrechte unsicher bist, kannst du den Link auch selbst vor dem Verschicken einmal testen, indem du ihn einfach in deinem Browser aufrufst. So siehst du direkt, welche Informationen dein Kunde später einsehen kann.
Der aktive Zugriff ist im Projekt am Symbol neben dem Ansprechpartner erkennbar.
Ansicht für den Kunden
- Was sieht mein Kunde?
Hier siehst du die Ansicht, die dein Kunde erhält, wenn er den Link öffnet. Dies ist die Ansicht mit den eingeschränktesten Rechten (keine Historie, keine Dokumente):
Unabhängig von den vergebenen Rechten sieht dein Kunde also immer Folgendes:
- Inbox mit kurzer Willkommensnachricht sowie ein Video, das den Funktionsumfang erklärt
- Projektansicht mit allen Aufgaben (Deadline, geplante Daten und Status)
- Projektmanager
- Verlinkte Kontakte und Beteiligte im Projekt
- Status des Projektes
- Aufgaben Pipeline im Projekt
- Ansicht der einzelnen Aufgaben im Projekt
Dein Kunde sieht generell keine Zahlen oder Aufträge --> diese werden immer als privat markiert - Kann mein Kunde Änderungen vornehmen?
Nein, er kann generell nichts ändern, außer er hat das Recht Notizen und Dokumente zu hinterlegen.
Zugriff deaktivieren
- Manuell deaktivieren
Klicke auf das Kontextmenü (3 Punkte) des beteiligten Kunden und wähle "Externen Zugriff bearbeiten"
- Entferne den Haken bei "Zugriff aktiv" und speichere die Ansicht erneut ab. Generell kann der Zugriff und die Zugriffsrechte über diese Maske jederzeit bearbeitet und angepasst werden.
- Automatische Deaktivierung
Beim Einstellen des Zugriffs kann direkt ein Datum festgelegt werden, an dem der Zugriff automatisch deaktiviert wird. Dieses Datum kann auch nachträglich noch hinterlegt werden.
- In den Benutzereinstellungen deaktivieren
In den Benutzereinstellungen findest du über den Filter "Kunden" alle aktiven Kundenzugriffe auf einen Blick und kannst hier direkt Zugänge deaktivieren.
1. Klicke auf "Einstellungen" --> "Stammdaten" --> "Benutzer, Freelancer & Ressourcen"
2. Stelle den Filter oben links auf "Kunden"
3. Wähle über das Kontextmenü des gewünschten Kunden "Deaktivieren"