Mit der JIRA Schnittstelle können Aufgaben und erfasste Zeiten von JIRA nach Deals & Projects übertragen werden. Die Zeiterfassungen können anschließend in Deals & Projects abgerechnet werden. Außerdem können die Aufgaben aus Deals & Projects auch an JIRA übertragen werden.

INHALTSVERZEICHNIS


JIRA Integration einrichten

Um die JIRA Integration nutzen zu können, muss diese zuerst in den Einstellungen eingerichtet werden.


  1. Öffne dafür die Einstellungen und klicke im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung auf JIRA Schnittstelle

  2. Hinterlege hier folgende Zugangsdaten, um die API Verbindung zu JIRA herzustellen:
    a) die von JIRA vergebene URL
    b) deine E-Mail-Adresse, und
    c) den API-Key aus JIRA (JIRA Helpdesk: How to generate the API token?)
  3. HINWEIS: Es werden generell nur Projekte abgeglichen, die miteinander verknüpft sind. Nur, wenn Projekte zwischen JIRA und D&P manuell verknüpft wurden, werden innerhalb der Projekte Aufgaben und Zeiten übertragen. Alles, was nicht verknüpft ist, wird auch nicht angefasst. 
    Eine Erklärung zur manuellen Verknüpfung von Projekten erfolgt weiter unten im Artikel.

    Im nächsten Schritt legst du fest, welche Daten genau abgeglichen werden sollen.

    a) Sollen innerhalb der verknüpften Projekte neue Aufgaben aus Deals & Projects nach JIRA übertragen werden? Und wenn ja: Welchen Aufgabentyp sollen diese in JIRA haben?

    Wenn die Angebote in Deals & Projects erstellt werden, kann das bestätigte Angebot innerhalb D&Ps direkt in ein Projekt umgewandelt werden. Dabei werden aus den Positionen im Angebot automatisch Aufgaben im Projekt. Um diesen bereits fertigen Projektaufbau samt Aufgaben dann nach JIRA zu übertragen, sollte diese Einstellung aktiv sein. So müssen die Aufgaben dort nicht nochmal manuell erfasst werden und man kann direkt starten und Zeiten erfassen. 

    Dabei kann außerdem festgelegt werden, ob auch die Sollzeit der Aufgaben mit übertragen werden soll.

    b) Der umgekehrte Weg: Sollen innerhalb der verknüpften Projekte neue Aufgaben aus JIRA nach Deals & Projects übertragen werden?

    Wenn in JIRA im Projekt zusätzliche/neue Aufgaben angelegt werden, sollen diese dann auch nach D&P übertragen werden? 

    Diese Einstellung kann weiter eingegrenzt werden. So können nur Aufgaben übertragen werden, wenn auf diese in JIRA Zeiten erfasst wurden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Synchronisation nur zur Abrechnung genutzt wird. Aufgaben, auf die in JIRA keine Zeit erfasst wurden, sind für die Abrechnung innerhalb Deals & Projects dann nicht von Bedeutung und werden demnach auch nicht unnötig übertragen.

    Dabei werden die in JIRA angelegten Epics als Gruppen nach Deals & Projects übertragen. Die Tasks innerhalb der Epics werden dann als Aufgaben in Deals & Projects der Gruppe zugeordnet. Dieser Aufbau ist auch für die spätere Abrechnung von Vorteil. (siehe Abschnitt Abrechnung der in JIRA erfassten Zeiten in Deals & Projects).

    c) Soll innerhalb der verknüpften Projekte der Status von Aufgaben aus JIRA nach Deals & Projects übertragen werden?

    Wenn in JIRA für eine Aufgabe ein anderer Status/ eine andere Stufe gesetzt wird, kann diese ebenfalls auch in Deals & Projects gesetzt werden.

    Damit der Abgleich funktioniert, muss dafür die Bezeichnung der Stufen für die Aufgaben in D&P mit der Bezeichnung der Statuswerte der Aufgaben in JIRA übereinstimmen. Die Benennung muss beidseitig so eingerichtet werden, dass die Stufen jeweils gleich heißen. Nur dann wird der Status synchronisiert.

    Hier erfährst du, wie du in Deals & Projects die Stufen umbenennen kannst: Wie kann ich Aufgaben Stufen anpassen?
    d) Soll innerhalb der verknüpften Projekte die Zeiterfassung aus JIRA nach Deals & Projects übertragen werden?

    Alle in JIRA erfassten Zeiten, können auf die Aufgaben in Deals & Projects übertragen werden.

    HINWEIS: Es werden nur Zeiten synchronisiert, wenn auch die entsprechenden Aufgaben vorab synchronisiert wurden. Wenn also z.B. die Einstellung unter Punkt b) deaktiviert ist, dann werden die Zeiten von neuen Aufgaben auch nicht abgeglichen.

    Tätigkeit für die Zeiterfassung festlegen
    Da in JIRA keine Tätigkeiten hinterlegt werden können, wird hier in der Bearbeitungsmaske eine allgemeine Tätigkeit für die aus JIRA übertragenen Zeiten festgelegt, z.B. Programmierung. Alle Zeiten, die aus JIRA übertragen werden, werden mit dieser Tätigkeit in Deals & Projects angelegt. (Aktuell ist keine weitere individuelle Einstellung pro Tätigkeit möglich)

    Benutzer für Zeiterfassung festlegen
    Aufgaben und Zeiten sind immer einem Benutzer zugeordnet und die Benutzer werden im ersten Schritt über die E-Mail-Adresse abgeglichen. 
    Wenn in JIRA ein Benutzer eine Zeit erfasst, wird in D&P geschaut, ob es einen Benutzer mit derselben E-Mail-Adresse gibt und dann diesem zugeordnet. 

    Da JIRA aus Datenschutzgründen nicht automatisch die E-Mail-Adresse eines Benutzers über die API übergibt, erhält das Programm in der Regel nur den Benutzernamen. Wenn der Abgleich per E-Mail nicht funktioniert, wird versucht den Abgleich über Vor- und Nachnamen des Benutzers zu machen. Die Benutzer sollten im Idealfall also in JIRA und in D&P gleich heißen.

    Wenn auch dieser Abgleich fehlschlägt, weil z.B. mit weniger Benutzern in D&P gearbeitet wird, als in JIRA, dann wird ein Standardbenutzer gesetzt, der in den Einstellungen definiert wird.
    Hier wird also der Benutzer ausgewählt, der dann für alle Zeiterfassungen, die nicht abgeglichen werden können, eingetragen werden soll.

Projekte in JIRA und Deals & Projects verknüpfen

Damit die Daten innerhalb der Projekte zwischen JIRA und D&P abgeglichen werden können, müssen diese miteinander verknüpft werden. Nur, wenn Projekte verknüpft sind, werden innerhalb der Projekte Daten übertragen. Alle Projekte, die nicht verknüpft sind, werden auch nicht angefasst.


Für die Verknüpfung muss die Projektnummer in Deals & Projects mit dem Key des Projektes in JIRA übereinstimmen.


Wird in JIRA ein Projekt angelegt, muss der KEY des Projektes zwingend auch in Deals & Projects als Projektnummer angelegt werden. Ansonsten kann keine Synchronisation stattfinden.


1. Key in JIRA hinterlegen

Das Projekt in JIRA erhält einen Key. Diese Bezeichnung muss im nächsten Schritt 1 zu 1 für Deals & Projects kopiert/übernommen werden.

2. Key aus JIRA als Projektnummer in D&P eintragen

Das Projekt in Deals & Projects muss für den Abgleich die exakt gleiche Bezeichnung als Projektnummer erhalten


Projektnummer in Deals & Projects händisch vergeben

Da die Projektnummer in Deals & Projects standardmäßig automatisch nach Nummernkreis vergeben wird, muss für die manuelle Vergabe der Projektnummer zuerst die entsprechende Einstellung auf händische Vergabe der Projektnummer geändert werden. Erst dann ist das Feld in der Bearbeitungsmaske des Projektes zu sehen. 

Wie du die Einstellung ändern kannst, erfährst du hier: Wie passe ich meine Projektnummern an?


Die Einstellung kann auch nur vorübergehend für das Verknüpfen der Projekte umgestellt werden. Dafür wird in den Einstellungen kurzzeitig zur händischen Vergabe gewechselt. Im nächsten Schritt wird der Key aus JIRA als Projektnummer im zu synchronisierenden Projekt hinterlegt und gespeichert, wodurch das Projekt erfolgreich verknüpft wird. Anschließend wird die Einstellung direkt wieder auf die automatische Vergabe der Projektnummer umgesetzt.


Daten synchronisieren 

Der Abgleich der Daten findet nicht automatisch statt, sondern manuell über einen Button in den Einstellungen!


Um die Daten zu synchronisieren, muss ein Administrator in den Einstellungen der JIRA Schnittstelle auf Jetzt Synchronisieren klicken. Dieser Button ist nur sichtbar, wenn die Schnittstelle erfolgreich eingerichtet ist. 


Der klassische Ablauf/Anwendungsfall sieht dabei vor, dass dies jeweils einmal am Monatsende geschieht, damit alle in JIRA erfassten Zeiten für die Rechnungsstellung in Deals & Projects übertragen werden. 



Nachträgliche Änderungen übertragen

Wird in JIRA nachträglich (nach bereits erfolgter Synchronisation) ein Eintrag geändert, wird diese Änderung nicht nochmal an Deals & Projects übergeben.


Wird z.B. eine bereits synchronisierte Aufgabe samt Zeiterfassung in JIRA von 15 erfassten Minuten auf 30 erfasste Minuten geändert, wird diese Abänderung nicht mehr von der Schnittstelle berücksichtigt. 


Es gibt dafür jedoch einen Workaround: Um die Aufgabe mit neuer Zeit dennoch zu übertragen, kann diese in Deals & Projects gelöscht werden und wird dann bei der nächsten Synchronisation erneut übergeben. (Im Hintergrund wird so die Task ID wieder freigegeben und steht für den erneuten Abgleich zur Verfügung)



Abrechnung der in JIRA erfassten Zeiten in Deals & Projects

Werden die in JIRA angelegten Epics als Gruppen nach Deals & Projects übertragen, empfiehlt sich eine Abrechnung nach Gruppe. Dieser Abschnitt dient lediglich als Beispiel und ist kein festgelegter Vorgang für die Abrechnung.


Da die Tasks in JIRA in der Regel etwas sind, womit die Programmierer arbeiten und meist sehr technische Bezeichnungen haben, sollen auf der Rechnung nur die Bezeichnungen der Epics - also der Gruppen in Deals & Projects - ausgegeben werden und somit für den Kunden sichtbar sein. Auf der Rechnung werden dann die Zeiten der Tasks/Aufgaben zusammengefasst und unter der Bezeichnung der Epics auf der Rechnung ausgegeben. 



Um eine solche Rechnung zu erstellen, sollte die Abrechnung im Projekt wie folgt erstellt werden:


1. Aus Zeiterfassung zusammengefasst

2. Zusammengefasst nach Gruppe


So wird dann pro Gruppe/Epic ein Eintrag auf der Rechnung erstellt.