Die Standard-Workflows bilden bereits Basis-Arbeitsprozesse ab. Falls du für deine Arbeitsabläufe abweichende Prozesse einstellen willst, kannst du dies mit individuellen Workflows tun.


Du möchtest eine gewisse Aktion auslösen, wenn z.B. im Kontakt, Deal, Projekt oder Aufgabe etwas Spezielles passiert? Zum Beispiel möchtest du zukünftig per E-Mail benachrichtigt werden, wenn dein Projektteam die Projekt Stufe auf Feedback stellt? Oder falls die erfasste Zeit einer Aufgabe einen gewissen Sollwert überschreitet, soll der Status dieser Aufgabe automatisch auf "Auszuliefern" gestellt werden?

Wie du das und weitere Fälle mit individuellen Workflows abbildest, zeige ich dir im Folgenden:

Individuelle Workflows konfigurieren

Die Konfiguration deiner Workflows ist so übersichtlich wie möglich gehalten, damit du selbst deine individuellen Prozesse schnell und einfach abbilden kannst.

Die Einstellung findest du unter Einstellungen > Kommunikation > Workflows. Über den roten Plus-Button unten rechts legst du neue Workflows an.

Gehe dabei wie folgt vor:

  1. Im oberen Abschnitt stellst du den Auslöser ein. (Wo und wann soll der Workflow ausgelöst werden)
    • Als Entität (wo wird der Workflow ausgelöst) stehen dir folgende Einstellungen zur Verfügung: Kontakt, Deal, Projekt, Aufgabe.
    • Der Auslöser (wann wird der Workflow ausgelöst) kann je nach Entität unterschiedlich sein.
    • Bei Nur ausführen, wenn… legst du eventuelle Einschränkungen fest.

  2. Im unteren Abschnitt stellst du die Aktion ein. (Was soll bei wem passieren, wenn der Workflow ausgelöst wird)
    • Bei Aktion (was) hast du folgende Einstellungsmöglichkeiten: Benachrichtigung, Aufgabe anlegen, Webhook aufrufen, Stufe setzen.
    • Je nach gewählter Aktion hast du verschiedene weitere Einstellungsmöglichkeiten (z.B. welcher Benutzer soll auf welche Art (E-Mail, Inbox, beides) benachrichtigt werden, oder für wen soll eine Aufgabe angelegt oder welche Stufe soll gesetzt werden).

 

Klicke abschließend auf Anlegen, um deinen Workflow zu speichern. 

 

Kann im Betreff der Benachrichtigungs-E-Mail der Deal oder Projektname ausgegeben werden?

Ja. Es stehen die gleichen Felder wie bei den Auftrags- und Briefvorlagen zur Verfügung.
Hinweis: Um auf einen Deal zuzugreifen, muss "Project" verwendet werden, Beispiel: {{Project.Name}}.

 

Falls du Hilfe bei der Abbildung deiner individuellen Workflows benötigst, wende dich gerne an support@dealsandprojects.com. Wir helfen dir natürlich gerne weiter.