Deals & Projects hat eine Funktion zur Budgetverwaltung. Dadurch ist es möglich, nicht nur nach Zeiten, sondern auch nach Budgets zu planen und abzurechnen.
Ein Budget hat einen festen Betrag. Alle Zeiten, Kosten und Eingangsrechnungen, die auf das Budget gebucht werden, wirken sich auf den Fortschritt des Budgets aus. Einem Budget können Projekte und Aufgaben eines Kunden zugeordnet werden. Alle Zeiten, die dann zu diesen Aufgaben erfasst werden, werden auch auf das Budget gebucht.
Die Möglichkeiten sind sehr flexibel gehalten. Man kann z.B. auch einem Budget mehrere Projekte zuordnen oder auch Kundenweite Budgets anlegen.
1. Budgets aktivieren und Rechte vergeben
Für Administratoren sind Budgets standardmäßig aktiviert und sie haben, wie bei allen anderen Bereichen, volle Rechte. In der Hauptnavigation auf der linken Seite befindet sich auch der Menüpunkt „Budgets“.
Für Hauptnutzer können die Rechte für Budgets wie aus anderen Bereichen gewohnt über „Einstellungen → Benutzer“ vergeben werden.
Hier erfährst du wie du allgemein mit Rechten bei Benutzern arbeitest: Wie vergebe ich pro Benutzer individuelle Rechte?
2. Budget bei Kunden anlegen
Budgets können entweder direkt beim Kunden oder in Projekten angelegt werden.
In der Kontaktübersicht befindet sich rechts in der Seitenleiste ein Budget-Widget. Bereits aktive Budgets werden hier angezeigt. Über das grüne Plus-Symbol können dort auch direkt neue Budgets angelegt werden.
Alternativ kann auch in der Kontaktübersicht über den Reiter "Budgets" und somit in der Budgetübersicht des Kontakts ein neues Budget angelegt werden. Klicke dafür in der Budgetübersicht auf den roten Plus-Button unten rechts.
Als Beispiel wird ein Q3-Budget mit fixem Start- und Enddatum angelegt. Trage dafür den gewünschten Namen, Betrag sowie Start- und Enddatum ein.
Wenn man danach ein weiteres Budget erstellt, kann man die beiden Budgets verknüpfen.
In diesem Beispiel wird im zweiten Schritt ein Q4-Budget angelegt und als Folgebudget des Q3-Budgets definiert. Wähle dafür das Q3-Budget im Dropdown Menü Dieses Budget ist Folgebudget von aus.
(Hinweis: es können auch mehrere Vorgänger-Budgets definiert werden)
Der Status „Aktiv“ oder „Geplant“ wird automatisch durch den Datumsbereich gesetzt.
Beim Erstellen von Aufgaben kann man dieser Aufgabe nun ein Budget zuordnen. Sobald Zeiten gebucht werden, werden diese beim Budget-Fortschritt berücksichtigt bzw. abgezogen.
3. Budgets bei Projekten anlegen
Analog zu „Budget bei Kunden“, kann man Budgets auch bei Projekten manuell über das rote Plus in der Budgetliste oder über das Budget-Widget anlegen. Start-, Enddatum und Betrag werden automatisch aus dem Projekt übernommen, können aber jederzeit selbst angepasst werden:
Auf Wunsch kann man auch direkt alle Aufgaben des Projekts dem Budget zuordnen. Da es die Möglichkeit gibt, auch mehrere Budgets anzulegen, ist diese Auswahl optional.
Auch hier sind die aktiven Budgets wieder als Widget in der rechten Seitenleiste einsehbar.
4. Liste aller Budgets anzeigen
Vor allem für Geschäftsführer oder Projektleiter interessant, um sich unternehmensweit einen Überblick über alle Budgets zu verschaffen.
Mit der Schaltfläche „Budget“ in der linken Hauptnavigation, kann man sich eine Liste aller Budgets anzeigen lassen. Standardmäßig ist der Filter nur auf „Aktive Budgets“ gesetzt, kann aber links oben geändert werden.
5.1 Budget-Serien: z.B. monatlich wiederholende Budgets anlegen
In Verbindung mit wiederholenden Projekten bzw. Retainer-Projekten, können neben Serien-Aufgaben und Serien-Rechnungen, jetzt auch Budget-Serien erstellt werden.
Wenn ein Deal gewonnen und in ein Projekt umgewandelt wird, gibt es in der entsprechenden Bearbeitungsmaske jetzt auch die Option "Budget-Serie anlegen".
Die automatisch erstellten Budgets können im Reiter "Budgets" der Projekte direkt eingesehen werden:
Beim Anlegen von Budget-Serien sind bereits Automatisierungen eingebaut:
- Beim Überschreiten des Startdatums des Budgets, wird es automatisch auf "Aktiv" gesetzt.
- Budget-Serien sind miteinander verknüpft, um Restbeträge beim Schließen automatisch auf das Folgebudget übertragen zu können (siehe 5.2).
Hinweis: Budgets schalten sich zwar automatisch auf "Aktiv", aber nicht automatisch auf "Inaktiv".
In jeder Ansicht der Budgets kann man die Spalten individuell über das Kontextmenü erweitern. So kann man sich zusätzlich folgende Werte anzeigen lassen: noch verfügbares Rest-Budget, schon abgerechnetes Budget, schon verbrauchtes Budget, zugeordnete Sollzeit, Fortschritt des Budgets, Fortschritt der Dauer
5.2 Budget-Serien: Restbudget übertragen
Über das Kontextmenü des Budgets können Budgets geschlossen werden. Sollte aus einem Monat noch ein Restbudget übrig sein, kann man dieses automatisch auf das folgende Budget übertragen lassen.
6. Informationen zu Budgets aufrufen (Budgetübersicht)
Im Kontextmenü von Budgets gibt es den Menüpunkt „Übersicht öffnen“:
In dieser Übersicht erhält man einen kompletten Überblick zum jeweiligen Budget:
- Liste von zugeordneten Projekten
- Liste von zugeordneten Aufgaben
- Liste von zugeordneten Zeiterfassungen
- Liste von zugeordneten Eingangsrechnungen
7.1 Budgets abrechnen (erfasste Zeiten und Kosten)
Über das Kontextmenü des Budgets (drei Punkte), kann man das jeweilige Budget direkt abrechnen. Es ist egal, ob man die Abrechnung über das Budget-Widget in der Seitenleiste, oder über die Budgetliste startet:
In die Abrechnung fließen nun alle erfassten Zeiten und Kosten/Eingangsrechnungen mit ein, die mit dem Budget verknüpft sind:
7.2 Budgets vorab pauschal abrechnen
Alternativ können Budgets auch schon vorab pauschal abgerechnet werden:
