In vielen Social Media Agenturen und in der SEO Betreuung sind wiederholende Projekte und Aufgaben Teil des Alltagsgeschäfts. Um diese automatisiert abzurechnen, kannst du mit der sogenannten Rechnungs-Serie/Geplante Rechnungen arbeiten. Was dabei der Unterschied zur bisherigen Dauerrechnung ist, zeige ich dir im Folgenden.

Wie du deine Retainer-Projekte im Detail abbilden kannst, erfährst du hier: Wiederholende Projekte/ Retainer-Projekte


INHALTSVERZEICHNIS


Unterschied zwischen Geplanter Rechnung und Dauerrechnung

  • Die geplante Rechnung ist flexibler anpassbar und du hast direkt alle kommenden Rechnungen unter dem Reiter Angebote/Rechnungen im Überblick.

  • Geplante Rechnungen sind speziell für wiederholende Projekte und Aufgaben gedacht, die intervallweise abgerechnet werden sollen. So kannst du direkt beim Umwandeln deines Deals in ein Projekt alle zukünftig geplanten Rechnungen (Rechnungs-Serie) automatisch generieren lassen. Diese findest du dann in deinem Projekt unter dem Reiter Angebote/Rechnungen.

  • Eine Rechnungs-Serie kannst du zudem direkt aus dem Kontextmenü einer individuellen Rechnung anlegen lassen.

  • Beim Anlegen einer Rechnungs-Serie über das Kontextmenü einer Rechnung wird sofort die erste zukünftig geplante Rechnung angelegt. Sobald das Rechnungsdatum erreicht ist, wandelt sich diese Rechnung von alleine in eine offene Rechnung oder eine Rechnung im Entwurfsstatus um und wird je nach Einstellung von dir manuell oder automatisch per E-Mail versendet.

  • Geplante Rechnungen können zu jeder Zeit (vor Rechnungsdatum) bearbeitet werden. Änderst du eine dieser geplanten Rechnungen, hat dies keine Auswirkung auf die übrigen bereits geplanten Rechnungen.

  • Die Positionen aus der geplanten Rechnung sind auch mit den Aufgaben im Projekt verbunden. Anders als bei der Dauerrechnung, aktualisiert sich die geplante Rechnung, wenn du statt 4 veranschlagten Stunden z.B. 6 buchst.

  • Beim Anlegen einer Dauerrechnung erzeugst du eine sogenannte "Dauerrechnungs-Vorlage". Diese generiert dir zum entsprechenden Zeitpunkt die jeweilige separate Rechnung, die du dann manuell oder automatisch verschickst. Bearbeitest du die "Dauerrechnungs-Vorlage" hat dies Auswirkungen auf die zukünftig generierten Rechnungen.

Funktionsweise Dauerrechnungen

Beim Anlegen einer neuen Rechnung findest du unten links die Einstellung für die Erzeugung einer Dauerrechnung. 

Eine detaillierte Anleitung für die Arbeit mit Dauerrechnungen, findest du hier: Wie funktionieren wiederholende Rechnungen (Dauerrechnungen / Abonnements / Service-& Wartungsverträge)?

 

Funktionsweise Geplante Rechnungen

Beim Anlegen einer neuen Rechnung mit zukünftigem Datum erscheint unter dem Empfänger eine Einstellung, mit der du diese Rechnung für ein zukünftiges Datum planen kannst.

1. Erstelle eine Rechnung und setze das Rechnungsdatum in die Zukunft.

2. Aktiviere die Option Rechnung automatisch am {Datum} abschließen und versenden.

Tipp: Möchtest du, dass deine zukünftig geplanten Rechnungen nicht nur automatisch erzeugt, sondern auch automatisch per E-Mail versendet werden, dann findest du die entsprechende Einstellung hier: In den Einstellungen unter Angebote & Rechnungen > Allgemein bei Geplante und wiederholende Rechnungen kannst du einen Haken setzen, sodass Rechnungen automatisch per E-Mail versendet werden.


HINWEIS: Geplante Rechnungen können nicht versendet oder heruntergeladen werden.

Entwürfe mit zukünftigem Datum können wiederum auch in eine geplante Rechnung umgewandelt werden


Freigabe Workflow für geplante Rechnungen

Für geplante Rechnungen gibt es außerdem einen weiteren Status "Freigeben". So kann die Rechnung vorgeschrieben und im nächsten Schritt nochmal durch einen Vorgesetzten geprüft und dann freigegeben werden.

Dieser Status kann unter Einstellungen --> Angebote & Rechnungen --> Allgemein aktiviert werden.


Aktiviere diesen Status in den Einstellungen im Bereich Angebote & Rechnungen durch Klick auf den Menüpunkt Allgemein.


Dort findest du die Option Status "Freigeben für zukünftige Rechnungen zur Verfügung stellen".

In der Rechnungsliste findet sich dafür dann ein neuer Filter "Freizugebende Rechnungen". Hier werden alle Rechnungen mit diesem Status angezeigt und können dann freigegeben werden, indem der Status umgestellt wird.


Automatischer Rechnungsversand 

Beim Erstellen einer Rechnungsserie kann direkt entschieden werden, ob die Rechnungen automatisch versendet werden sollen (Status ist dann nicht mehr Entwurf).

Bei der Erstellung von Rechnungsserien kann per Checkbox ausgewählt werden, ob die geplanten Rechnungen am entsprechenden Datum automatisch versendet werden sollen. Diese Einstellung hat dann Auswirkungen auf den Status der Rechnung. Arbeitet man ohne den Freigabe-Workflow, wird der Status der Rechnung direkt auf Versenden gesetzt, statt auf Entwurf.

Ist der Freigabemodus aktiv, erhält die Rechnung direkt den Status Freigabe. 

Rechnungs-Serie anlegen

Geplante Rechnungen können auch über Rechnungs-Serien angelegt werden. Wie du mit Rechnungs-Serien arbeitest, kannst du im Artikel zu den Retainer-Projekten nachlesen:

Wiederholende Projekte/ Retainer-Projekte

Kombination aus Geplanter Rechnung und Dauerrechnung

Dauerrechnungen und geplante Rechnungen können sowohl getrennt voneinander verwendet als auch miteinander kombiniert werden.

Durch die Kombination beider Funktionen kannst du dir jetzt deine zukünftige Rechnung bereits anlegen lassen und gleichzeitig einer Dauerrechnung erzeugen, die im festgelegten Intervall eine neue Rechnung generiert.

Was passiert hier genau?

  • Nur die erste zukünftig geplante Rechnung wird sofort als geplante Rechnung angelegt.
  • Zusätzlich wird dir die "Dauerrechnungs-Vorlage" angelegt.
  • Erst nach deinem eingestellten Intervall wird die nächste Rechnung generiert und erscheint in der Rechnungsliste.