Deals & Projects by everii

Seit Januar 2017 gelten in Deutschland die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. Für die Erfüllung und Einhaltung dieser Richtlinien bist du selbst verantwortlich. Deals & Projects kann dich hierbei unterstützen, sodass du in deinem Auftragswesen GoBD konform arbeitest.

Grundsätzlich gilt: Im Falle einer Steuerprüfung bist du als steuerpflichtiges Unternehmen selbst für die Einhaltung der GoBD Richtlinien verantwortlich.

Im Folgenden zeige ich dir, wie du die GoBD Unterstützung im Programm aktivierst und welche Auswirkungen dies auf die zukünftige Erstellung von Aufträgen (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheine) hat.

Hinweis: Falls du deinen Account vor dem Update am 21.02.2018 registriert hast oder bereits Kunde bist, muss die GoBD Unterstützung von dir aktiv eingeschalten werden. Diese Einstellung erfordert Administrationsrechte oder die Berechtigung Einstellungen bearbeiten zu dürfen.

GoBD Unterstützung in Deals & Projects aktivieren/deaktivieren

Standardmäßig ist die GoBD Unterstützung aktiviert (Ausnahme gilt für Neuregistrierungen und Kunden vor dem Update am 21.02.2018). Wenn du die GoBD Unterstützung aktivieren oder deaktivieren möchtest, gehe wie folgt vor:

1. Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen.
   
   
2. Klicke bei Angebote & Rechnungen auf Allgemein.
   
   
3. Oberhalb der Einstellung für die Nummernkreise, hast du die Möglichkeit die Unterstützung für GoBD Konformität durch Klick auf das Kästchen zu aktivieren/deaktivieren.
   An gleicher Stelle kannst du dir rechts den Verlauf anzeigen lassen. Dort werden alle Änderungen protokolliert, sodass im Falle einer Steuerprüfung ersichtlich ist, wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden.
   
   Wichtig: Diese Einstellung betrifft nur zukünftig angelegte Aufträge!
   
   

Mit Unterstützung für GoBD Konformität arbeiten

Wenn du mit der Unterstützung für GoBD Konformität arbeitest, ist sichergestellt, dass Auftragsdokumente, die deine Kunden erreichen, identisch sind mit den Auftragsdokumenten, die in Deals & Projects gespeichert sind.

Hinweis: Die GoBD-Konformität betrifft ebenfalls Systemfunktionen wie beispielsweise die Zeiterfassung, Stornorechnungen, Mahnungen, usw.

Welche Auswirkung die GoBD Unterstützung auf dein Auftragswesen in Deals & Projects hat, zeige ich dir im Folgenden.

1. Neu angelegte Aufträge befinden sich zunächst im Status Entwurf. Solange sich Aufträge in diesem Status befinden, können sie jederzeit bearbeitet und gelöscht werden.
   
   
2. Sobald du Aufträge herunterladen oder per E-Mail versenden möchtest, muss der Entwurf abgeschlossen werden. Deals & Projects unterstützt dich auch hierbei, indem du beim Herunterladen oder Versenden des Auftrags den Entwurf im gleichen Schritt abschließen kannst.
   Alternativ kannst du auch jederzeit den Entwurf einzelner Aufträge gezielt über das Kontextmenü abschließen.
   
   
3. Sobald der Entwurf abgeschlossen ist, wird das eigentliche Auftragsdokument inklusive Nummernkreis erzeugt. Dies erkennst du daran, dass sich der Status des Auftrags auf Offen ändert.
   Jetzt ist dein Auftrag unmanipulierbar im System gespeichert und kann heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden. Bearbeiten oder Löschen eines abgeschlossenen Auftrags ist nicht mehr möglich. Jedoch hast du durch Klick auf Bearbeiten eines abgeschlossenen Auftrags die Möglichkeit diesen zu stornieren und/oder weiterzuführen.
   
   
   

Was passiert mit meinen bisher angelegten Auftragsdokumenten beim Aktivieren der GoBD Unterstützung?

Änderungen an der GoBD Unterstützung betreffen zukünftig angelegte Aufträge (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine). Das bedeutet, wenn du die GoBD Unterstützung aktivierst und gleichzeitig alte Auftragsdokumente hast, können diese weiterhin bearbeitet und gelöscht werden. Die Unterstützung greift lediglich bei neu angelegten Aufträgen.