Arbeitest du an mehreren Projekten gleichzeitig oder benötigst schnell einen Überblick bei einer Vielzahl von Projekten? Dann ist es von Vorteil, Projekten eine eindeutige Projektnummer zu geben. Deals & Projects vergibt standardmäßig automatisch jedem Projekt eine eindeutige Projektnummer.
Hast du bereits eine feste Projektstruktur in deinem Unternehmen etabliert und möchtest diese nun auch in Deals & Projects beibehalten, so hast du die Möglichkeit das Format der Projektnummern ganz einfach individuell anzupassen. Wie das im Detail funktioniert, erfährst du im Folgenden.
Hinweis: Das Anpassen der Projektnummern erfordert Administrationsrechte oder die Berechtigung Einstellungen bearbeiten zu können!
Projektnummer anpassen
- Einstellungen zu Deals und Projekten öffnen
Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Unter Deals & Projekte klickst du auf Allgemein. - Projektnummer ändern
Bei Projekte hast du die Möglichkeit die automatisch generierte Projektnummer zu ändern. Klicke einfach auf Ändern.
Du kannst an dieser Stelle auch die Option wählen, Projektnummern händisch zu vergeben. In diesem Fall kannst du jedes Mal beim Anlegen oder Bearbeiten eines Projektes die Projektnummer händisch eingeben.
- Automatisch generierte Projektnummer ändern
Deine individuell festgelegte Projektnummer kann sich aus drei Positionen zusammensetzen: dem Präfix, einer Zahl und dem Suffix.
> Präfix: Als Platzhalter kannst du hier das Jahr [Year], den Monat [Month], den Tag [Day] und/oder die Kundennummer [CustomerNo], sowie einen festen Wert/Bezeichnung ausgeben lassen.
> Zählerstellen: Hinterlege hier aus wie vielen Stellen die fortlaufende eindeutig identifizierbare Nummer bestehen soll. Stelle z.B. 3 Stellen ein, so wird die Nummer ab 001 fortlaufend ausgegeben.
> Suffix: Als Platzhalter kannst du hier ähnlich wie beim Präfix das Jahr [Year], den Monat [Month], den Tag [Day] und/oder die Kundennummer [CustomerNo], sowie einen festen Wert/Bezeichnung ausgeben lassen.
Hinweis: Wenn die Projektnummer die Kundennummer enthält, so sollte in der Regel eingestellt werden, dass die Kundennummer manuell vergeben wird. Hierfür wird dann das individuelle "Kunden-Kürzel" in der Projektnummer ausgegeben.
Anwendungsbeispiel:
[CustomerNo]-3-[Year] : z.B. 100-001-2019
Pr-[Year]:4-[Month]: z.B. Pr-2019:0001-05
[Month]-5-[CustomerNo]: z.B. 05-00001-100
Startest du gerade mit Deals & Projects und hast bereits vorangegangene Projekte mit festgelegten Projektnummern und möchtest, dass diese beim Anlegen neuer Projekte im Programm berücksichtigt werden, so hast du ganz unten die Möglichkeit die zuletzt vergebene Nummer zu ändern. Deals & Projects berücksichtigt das und vergibt bei neuen Projekten dementsprechend die nächst fortlaufende Nummer.
Wünschst du dir einen individuellen Nummernkreis pro Kunde, so hake einfach das dafür vorgesehene Kästchen an. Was passiert nun? Jeder Kunde wird separat behandelt, sodass sowohl Kunde A als auch Kunde B z.B. die Projektnummer 5 haben können. Um die Projekte unterscheiden zu können, verwende z.B. den Platzhalter [CustomerNo] in der Projektnummer.
Klicke abschließend auf Speichern.