Mit jedem Update arbeiten wir daran, dass Deals & Projects Sie noch besser bei Ihrer Arbeit unterstützt. Auch dieses Mal gibt es, neben vielen kleinen Verbesserungen, wieder echte Neuerungen.
Arbeiten bei Ihnen Praktikanten, auf den Vertrieb spezialisierte Mitarbeiter oder reine Zeiterfasser, die nur ihre eigenen Aufgaben abarbeiten? Dann könnten die neuen Benutzerrechte genau das richtige für Sie sein.
Stellen Sie ab sofort detailliert ein, was der einzelne Mitarbeiter sehen, bearbeiten oder löschen darf.
Neben den neuen Benutzerrechten gibt es noch mehr tolle Funktionen, Verbesserungen und Erweiterungen. Viel Spaß beim Entdecken!
NEU: Komplett überarbeitete Benutzer- und Gruppenrechte
Oft nutzt eine Abteilung nur bestimmte Funktionen in Deals & Projects. So arbeitet der Vertrieb beispielsweise gezielt mit Deals und Angeboten. Wohingegen die Projektabteilung bevorzugt Projekte betreut und Aufgaben abarbeitet. Praktikanten hingegen sollen nur Zeiten auf ihre eigenen Aufgaben erfassen, aber keine Rechnungen sehen dürfen.
Deals & Projects macht das jetzt alles möglich. Bisher konnten Rechte nur in Gruppen eingestellt werden. Das hat sich nun grundlegend geändert. Stellen Sie für jeden Benutzer ab sofort genau die Rechte frei, die er in Deals & Projects benötigt.
Verschaffen Sie sich gerne einen detaillierten Überblick über das neue Rechtekonzept und lesen Sie hier, wie Sie Rechte individuell einstellen.
Sind Sie ein größeres Unternehmen mit einigen Mitarbeitern, die die gleichen Rechte bekommen sollen? So stellen Sie einmalig Rechte für spezielle Gruppen ein und fügen entsprechende Benutzer diesen Gruppen hinzu.
NEU: Projektnummern anpassbar
Wenn Sie eine feste Projektstruktur in Ihrem Unternehmen etabliert haben und diese nun auch in Deals & Projects beibehalten möchten, haben Sie ab sofort die Möglichkeit, das Format der automatisch generierten Projektnummer individuell anzupassen.
Soll sich die Projektnummer zukünftig aus der Kundennummer, dem Tag, Monat und/oder Jahr oder einem festen Wert/Bezeichnung zusammensetzen? Kein Problem!
Legen Sie einen oder mehrere dieser Werte als Präfix und/oder Suffix fest und geben Sie an, aus wie viel Ziffern sich die Projektnummer zusammensetzen soll.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit Projektnummern pro Kunde individuell vergeben zu lassen.
Lesen Sie hier im Detail beschrieben, wie Sie Ihre Projektnummern ganz einfach anpassen können.
NEU: Angebots- und Rechnungsnummern anpassbar
Ähnlich wie bei den Projektnummern, haben Sie ab sofort auch die Möglichkeit Angebots- und Rechnungsnummern Ihrer internen Struktur anzupassen.
Die Nummernkreise passen Sie in den Einstellungen bei Angebote & Rechnungen > Allgemein individuell für Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Dauerrechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine an.
Dabei passen Sie die zuletzt vergebene Nummer an und Deals & Projects generiert beim nächsten Anlegen automatisch die fortlaufende Nummer.
Legen Sie z.B. eine feste Bezeichnung als Präfix und/oder Suffix fest und geben Sie an, aus wie viel Ziffern sich die Nummer zusammensetzen soll. Oder arbeiten Sie hier mit Platzhaltern wie [Year], [Month] und/oder [Day].
Eine Kombination aus festen Werten und Platzhaltern ist ebenfalls möglich.
Hinweis: Arbeiten Sie mit Mandanten, so hinterlegen Sie ganz einfach in den Einstellungen bei Stammdaten > Mandanten pro Mandant einen eigenen Nummernkreis für Angebote und Rechnungen.
NEU: In Inbox direkt externe E-Mails ablegen
Bisher hatten Sie die Möglichkeit E-Mails von Ihrem E-Mail-Account manuell und gezielt in die Historie eines Kontakts, Deals, Projekts oder einer Aufgabe abzulegen. Der Zugriff auf Ihr E-Mail-Postfach erfolgt live via IMAP (einstellbar in Ihren Benutzerdaten unter E-Mail Ablage).
Ab sofort finden Sie in Ihrer Inbox einen neuen Reiter IMAP E-Mail Eingang (dieser Reiter erscheint nur, wenn IMAP Zugangsdaten vorhanden sind).
Dort haben Sie nun Zugriff auf das gesamte Postfach Ihres verknüpften E-Mail-Accounts. Ordnen Sie hier ganz einfach E-Mails einem Kontakt oder Projekt zu und die E-Mail wird chronologisch in der entsprechenden Historie abgelegt.
NEU: Aufgabengruppe samt Aufgaben in anderes Projekt verschieben
Bisher konnten in der Projektübersicht nur Aufgaben aus anderen Projekten übernommen (dupliziert) werden und einzelne Aufgaben in ein anderes Projekt verschoben werden.
Ab sofort ist es möglich in der Projektübersicht Aufgabengruppen samt angelegten Aufgaben komplett in ein anderes Projekt zu verschieben.
Hierfür wählen Sie im Kontextmenü der entsprechenden Gruppe die Option In Projekt verschieben. Sie wählen anschließend das Zielprojekt aus.
KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!
Benutzer auswählbar als E-Mail Empfänger
Beim Schreiben einer E-Mail in Deals & Projects können Sie ab sofort Benutzer als E-Mail Empfänger (auch CC und BCC) auswählen.
Aufgaben aus einem Angebot in anderes Projekt verschieben
Aufgaben, die automatisch bei der Erstellung eines Angebots angelegt wurden, können ab sofort nachträglich über das Kontextmenü der entsprechenden Aufgaben in ein anderes Projekt verschoben werden.
Beim Ändern der Rabattgruppe Preise der bestehenden Positionen anpassen lassen
Haben Sie in Ihrem Angebot oder Rechnung zu einer Rabattgruppe Positionen angelegt und möchten jetzt im Nachhinein eine andere Rabattgruppe auswählen, so können Sie nun die Preise der bestehenden Positionen einfach anpassen lassen.
Weitere Eigenschaften für Angebote und Rechnungen
Für Aufträge (Angebote, Gutschriften, Rechnungen, ...) gibt es im entsprechenden Kontextmenü nun die Option Weitere Eigenschaften bearbeiten. An dieser Stelle können Sie einen Kommentar hinzufügen oder ganz nach Ihren Anforderungen in den Einstellungen bei Angebote & Rechnungen > Allgemein > Weitere Einstellungen individuelle Eigenschaften für die frei definierbaren Checkboxen hinterlegen. Hier können Sie nun Ihren individuellen Workflow abbilden, in dem Sie beispielsweise Checkboxen "Gebucht" oder "Geprüft" benennen. Bei Rechnungen können Sie das Datum auswählen, an welchem Tag die Rechnung bezahlt wurde. Diese Eigenschaften können Sie sich ebenfalls als Spalten in der Rechnungsliste anzeigen lassen.
Weitere Eigenschaften bleiben bearbeitbar, auch wenn der Entwurf des Auftrags abgeschlossen ist.
Kalender - Facelifting
Der Kalender hat einen Heute-Button bekommen, Termine können einfach dupliziert werden und das Handling beim Scrollen wurde überarbeitet. Zudem werden private Termine durch ein Schloss-Symbol als privat markiert, so dass für den Ersteller des privaten Termins in seinem eigenen Kalender sofort ersichtlich ist, dass sein Termin für alle anderen Benutzer Privat erscheint.
Leseansicht für E-Mails in Historie & Anhänge in Dokumentenliste ablegen
In der Historie finden Sie ab sofort im Kontextmenü einer E-Mail die Option Öffnen. Hiermit gelangen Sie in die Leseansicht der E-Mail und können zwischen Anhängen (falls vorhanden) durchklicken. In der Dokumentenliste können Sie sich die Spalte hat Anhänge anzeigen lassen. So sehen Sie auf einen Blick, welche E-Mail Anhänge hat und können über das Kontextmenü der entsprechenden E-Mail mit einem Klick Anhänge hier ablegen.
Zentrale Suche erweitert
Die zentrale Suche oben rechts findet nun auch Projekte, deren Name nicht mit dem Suchtext beginnt, so dass auch nach Teilen im Namen gesucht werden kann.
ÜBERARBEITETE Funktionen:
Verschieben von Aufgabengruppen im Projekt
Bisher konnte die Reihenfolge der Aufgabengruppen in der Projektübersicht per Drag & Drop angepasst werden. Enthielt das Projekt jedoch viele Aufgaben und Gruppen, so war das Verschieben per Drag & Drop umständlich.
Ab sofort können Sie die Reihenfolge von Aufgabengruppen mit Hilfe zweier Pfeilsymbole auf der rechten Seite einer jeden Gruppe anpassen.