Spar dir Zeit beim Arbeiten mit Aufgaben, die in einem bestimmten Intervall z.B. wöchentlich oder monatlich anfallen. Lege ganz einfach wiederholende Aufgaben an und plane für die Zukunft.
Im Folgenden erfährst du, wie du wiederholende Aufgaben anlegst, bearbeitest und planst. Am Ende findest du noch ein paar Tipps und Tricks.
Schau dir hierzu gerne unser Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
Wiederholende Aufgabe anlegen
- Neue (wiederholende) Aufgaben können an verschiedenen Stellen angelegt werden:
- Über den roten Plus-Button in der zentralen Aufgabenliste
- In Kontakten und Deals unter Tab Aufgaben
- In Projekten in deren Übersicht oder unter Tab Pipeline und Planung - Neue wiederholende Aufgabe anlegen
Beim Anlegen jeder neuen Aufgabe kannst du unten links mit Klick auf das Wiederholungs-Symbol die zukünftige Wiederholung aktivieren. Hier hast du die Möglichkeit das Intervall (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich) einzustellen. Daneben kannst du festlegen, bis wann die Aufgabe wiederholt werden soll. Falls hier kein Datum ausgewählt wird, wird die Aufgabe so lange wiederholt, bis du die Wiederholung manuell deaktivierst.
- Aufgaben in der Projekt Übersicht
Je nach vorausgegangener individueller Einstellung (siehe nächsten Abschnitt) werden wiederholende Aufgaben sofort angelegt. Dabei sind alle zukünftigen Aufgaben in der Projekt Übersicht so lange ausgegraut dargestellt, bis das geplante Startdatum erreicht wird. Wiederholende Aufgaben erkennst du am Wiederholungs-Symbol links vom Geplant Datum.
Wann erscheinen wiederholende Aufgaben in der Übersicht und Aufgabenplanung?
Es gibt zwei Möglichkeiten, wann wiederholende Aufgaben für die Planung automatisch angelegt werden:
- Wiederholende Aufgabe OHNE Geplant von Datum
Legst du eine wiederholende Aufgabe ohne Geplant von Datum, so findet die nächste Wiederholung entsprechend dem Intervall am selben Tag in der Zukunft statt. In diesem Beispiel wurde die Aufgabe am 17.05.2019 mit wöchentlichem Intervall angelegt. Somit wird die nächste Wiederholung exakt eine Woche später am 24.05.2019 angelegt.
- Wiederholende Aufgabe MIT Geplant von Datum
Legst du eine wiederholende Aufgabe mit Geplant von Datum an, so kannst du für diesen Fall in den Einstellungen unter Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung > Allgemein einstellen, wie viel Tage vor dem Beginn der Aufgabe diese in der Übersicht und Aufgabenplanung erscheinen soll. In diesem Beispiel sollen wiederholende Aufgaben 21 Tage vorher erscheinen, sodass die nächste Wiederholung (bei wöchentlichem Intervall) sofort angelegt wird. Standardmäßig sind 14 Tage eingestellt.
Das vorzeitige Anlegen hat den Vorteil, dass du zukünftige wiederholende Aufgaben in deiner Projektplanung mit einbeziehen kannst und somit die zukünftige Auslastung deines Teams noch besser im Blick hast.
Wiederholende Aufgabe bearbeiten
Das Bearbeiten wiederholender Aufgaben funktioniert wie du es bereits bei einmaligen Aufgaben gewohnt bist.
Über das Kontextmenü entsprechender Aufgaben wählst du Bearbeiten. Nun kannst du gewünschte Änderungen vornehmen und klickst anschließend einfach auf Speichern. Beim Speichern wirst du gefragt, ob die Änderungen auch für bereits angelegte und zukünftige Wiederholungen übernommen werden sollen.
Wie kann ich alle Wiederholungen auf einmal bearbeiten?
Über das Kontextmenü einer wiederholenden Aufgabe bearbeitest du generell diese Aufgabe. Beim Speichern wirst du gefragt, ob die Änderungen auch für alle angelegten und zukünftigen Wiederholungen übernommen werden sollen. Somit kannst du die Aufgabe und alle Folgeaufgaben auf einmal bearbeiten.
Wie kann ich wiederholende Aufgaben EINZELN bearbeiten?
Alle Änderungen (z.B. Benutzer oder Status), die du nicht über das Kontextmenü > Bearbeiten durchführst, beziehen sich nur auf die einzelne Aufgabe. Auch wenn du in der Aufgabenplanung schnell Benutzer zuweist oder Aufgaben zeitlich verschiebst, wirkt sich das nur auf die einzelne Aufgabe aus, nicht auf zukünftige Wiederholungen.
Wann werden Änderungen NICHT automatisch für wiederholende Aufgaben übernommen?
- bei Aufgaben mit Status Geschlossen
- bei Aufgaben mit Ende-Datum, wenn das Ende-Datum älter ist als "Heute minus 10 Tage"
- bei Aufgaben ohne Ende-Datum, wenn das Datum der Wiederholung älter ist als "Heute minus 2x Intervalldauer"
In diesem Fall:
- kann das Intervall nicht mehr geändert werden
- werden Änderungen nicht mehr in neuere Vorkommen übertragen
Wie verschiebe ich wiederholende Aufgaben in andere Deals/Projekte?
Im Kontextmenü der einzelnen Aufgaben gibt es die Option In Deal/Projekt verschieben. Hier wählst du Ziel Deal/Projekt aus und kannst sofort festlegen, in welche der dort vorhandenen Gruppe die Aufgabe verschoben werden soll und ob auch folgende Aufgaben mit verschoben werden sollen.
Wie sehe ich in der zentralen Aufgabenliste alle wiederholenden Aufgaben?
In der Ansicht Tabelle kannst du dir beim Anpassen der Spalten Ist Wiederholung, Wiederholung Ende, Wiederholung Intervall und Nächstes Vorkommen anzeigen lassen.
Zusätzlich kannst du bei der Ansicht Tabelle und Pipeline nach wiederholenden Aufgaben filtern.
Wie deaktiviere ich wiederholende Aufgaben?
Ähnlich wie beim Anlegen von wiederholenden Aufgaben klickst du zum Deaktivieren im Bearbeiten-Fenster der Aufgabe erneut auf das Wiederholungs-Symbol unten links. Beim Speichern kannst du entscheiden, was mit den bereits angelegten folgenden Wiederholungen geschehen soll.