Bei der Planung und Umsetzung eines Projektes fallen so einige Aufgaben an. Wäre es nicht toll, diese Aufgaben einfach per Drag & Drop einzelnen Mitarbeiter zuweisen zu können und dabei gleichzeitig zu sehen, wann er wie ausgelastet oder nicht verfügbar ist? Mit der Ressourcenplanung ist genau das möglich.


Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie zunächst die Standard Arbeitszeiten Ihres Unternehmens, sowie individuelle Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter hinterlegen. Anschließend zeige ich Ihnen, wie Sie Aufgaben planen und gleichzeitig die Auslastung Ihrer Mitarbeiter im Blick haben.

 

Verfügbarkeiten hinterlegen

  1. Standard Arbeitszeiten hinterlegen
    Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen und öffnen anschließend unter Aufgaben & Zeiterfassung > Standard Verfügbarkeit für Ressourcenplanung.

  2. Verfügbarkeiten bearbeiten
    Passen Sie nun Ihre Standard Arbeitszeiten an. Bei Mouseover über eine eingetragene Verfügbarkeit erscheint ein Mülleimer Symbol. Durch Klick darauf löschen Sie angelegte Verfügbarkeiten.
    Klicken Sie auf den Plus-Button bei entsprechenden Tagen, um Ihre Verfügbarkeiten zu hinterlegen. Klicken Sie abschließend auf Speichern.



  3. Individuelle Verfügbarkeiten Ihrer Mitarbeiter hinterlegen
    Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen und öffnen anschließend unter Stammdaten > Benutzer.
    Klicken Sie rechts auf das jeweilige Kontextmenü der einzelnen Benutzer und wählen Verfügbarkeit bearbeiten aus.


  4. Verfügbarkeiten hinterlegen
    Mit Hilfe des Plus-Button passen Sie nun an entsprechenden Tagen die Verfügbarkeiten an. Durch Mouseover über eine eingetragene Verfügbarkeit erscheint ein Mülleimer-Symbol. An dieser Stelle löschen Sie angelegte Verfügbarkeiten. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

 

Aufgaben planen

Planen Sie Aufgaben entweder direkt aus Ihrem Projekt unter Tab Planung oder zentral in der Aufgabenliste bei der Ansicht Planung.
 
Wenn Sie Aufgaben direkt aus einem Projekt planen, haben Sie grundsätzlich einen Überblick über alle Aufgaben der Projektbeteiligten. Nicht projektspezifische Aufgaben werden "ausgegraut" dargestellt, sodass Sie bei der Planung stets sehen, wie ausgelastet Ihre Mitarbeiter tatsächlich sind.
 
Über den roten Plus-Button unten rechts legen Sie neue Aufgaben an. Zeitlich und benutzerspezifisch noch nicht zugeordnete Aufgaben werden Ihnen ganz unten unter Aufgaben planen angezeigt. Zum Planen dieser Aufgaben weisen Sie diese einfach per Drag & Drop einem Benutzer zu. Beim Zuordnen wird Ihnen für entsprechende Tage angezeigt, wie viel Zeit der jeweilige Benutzer noch zur Verfügung hat.
 
Überbuchte Tage werden rot eingefärbt und die überbuchte Zeit angezeigt.
Erledigte Aufgaben werden stets grau dargestellt.
 
Haben Sie auf eine Aufgabe Zeit gebucht, färbt sich der Fortschrittsbalken oberhalb der Aufgabenbezeichnung dementsprechend grün ein.
 
Haben Sie für eine Aufgabe eine Deadline hinterlegt, so erscheint diese bei Mouseover.