Du hast bereits einen mächtigen Datenbestand an Kontakten in Deals & Projects? Nun möchtest du für bestehende Kontakte weitere Informationen abspeichern? Anstatt jeden einzelnen Kontakt zu öffnen und zu bearbeiten, führe einfach eine Massenänderung an deinen bestehenden Kontakten durch.
Für Massenänderungen an bestehenden Kontakten exportierst du deine Kontakte, aktualisierst den Datenbestand und importierst anschließend den neuen Datenbestand. Wie dies im Detail funktioniert, zeige ich dir im Folgenden:
- Export der Kontakte
Lies hier, wie du gewünschte Kontakte vollständig exportierst.
Wichtig: Exportiere deine Kontakte aus Deals & Projects, bevor du eine Massenänderung durchführst! Denn Deals & Projects vergibt für jeden Kontakt eine eindeutige Identifikationsnummer (ID). Anhand dieser Nummer werden deine Kontakte beim Import wieder eindeutig zugeordnet.
Info: Falls du zu deinen Kontakten eine neue Information abspeichern möchtest, lege vor dem Export deiner Kontakte das gewünschte neue Feld in den Einstellungen von Deals & Projects an. Lies hier, wie du eigene Felder für Kontakte anlegst.
- Massenänderung an Kontakten durchführen
Öffne die Excel-Datei deiner exportierten Kontakte. Klicke auf Bearbeitung aktivieren. Du kannst nun mit geringem Aufwand an allen Kontakten eine Änderung durchführen.
In diesem Beispiel wurde ein eigenes Feld mit der Bezeichnung Newsletter angelegt, welches nun in der Excel Datei ausgegeben wird. Den bestehenden Kontakten soll mit Ja oder Nein eine Teilnahme im Newsletterverteiler zugeordnet werden. Trage hierfür in die Spalte Newsletter für jeden Kontakt Ja oder Nein ein.
Sobald du die Änderungen abgeschlossen hast, speicher die Excel-Datei.
- Import der Kontakte
Lies hier, wie du deine geänderten Kontaktdaten in Deals & Projects importierst.
Wichtig: Beim Import der geänderten Kontaktdaten:
- Setze alle Felder, die du nicht geändert hast auf Nicht importieren. Außer das Feld ID!
- Importiere nur Felder, an denen du eine Massenänderung durchgeführt hast und das Feld ID!
- Als Abgleichkriterium wählst du: Vorhandene Adressen anhand der ID aktualisieren.
Hintergrund: Möglicherweise ist zwischen Export und Import deiner Kontakte eine gewisse Zeit vergangen und deine Kollegen haben in dieser Zeit Änderungen an bestehenden Feldern in der Kontaktliste vorgenommen. Falls du nun alle Felder importierst, wird ein alter Datenbestand importiert und geänderte Informationen deiner Kollegen gehen verloren. Anhand der ID werden deine geänderten Daten eindeutig deinen Kontakten zugeordnet.