In Deals & Projects kannst du verschiedene Briefvorlagen konfigurieren und dann Briefe direkt aus der Historie als Word- oder PDF-Datei erstellen und verschicken.

INHALTSVERZEICHNIS


Brief in Historie erzeugen

  1. Öffne die Übersicht eines Kontaktes, Deals, Projektes oder auch Aufgabe.
  2. In der Historie findest du die Option Brief. 

  3. Wähle in dieser Ansicht den gewünschten Empfänger, setze einen Betreff und wähle die passende Briefvorlage aus (wie du die Vorlagen konfigurierst, erfährst du weiter unten im Artikel). Im Textfeld schreibst du deinen gewünschten Text für den Brief.

    Die Texte werden dann über Platzhalter in der Vorlage ausgegeben. 

    HINWEIS: Eine Ansprache im Textfeld ist nicht notwendig, wenn der Platzhalter {{Recipient.TextSalutation}} bereits in der Vorlage vorhanden ist.

  4. Der Brief wird standardmäßig als PDF-Datei generiert und abgelegt, kann aber optional als Word-Datei erstellt werden. Setze dafür den Haken im Feld Als Word-Dokument.
  5. Alle erfassten Briefe werden als Eintrag in der Historie hinterlegt und sich auch im Reiter Dokumente im Kontakt zu finden. Alle Briefe können über das Kontextmenü (3 Punkte) des Historieneintrags/Briefes heruntergeladen, nachträglich bearbeitet oder per E-Mail versendet werden. 


Brief versenden

  1. Klicke auf das Kontextmenü (3 Punkte) des Historieneintrags des Briefes und wähle

    a) per E-Mail versenden, um den Brief digital zu versenden; oder
    b) herunterladen, um den Brief auszudrucken und per Post zu versenden



Aufbau der Standard Briefvorlage


Standardmäßig enthält die Briefvorlage die Platzhalter:

{{History.Subject}} für den Betreff des Briefes und
{{History.Text}} für den eingegebenen Text


Der Platzhalter {{Recipient.TextSalutation}} gibt standardmäßig und automatisch die Begrüßung des Kontaktes aus. Somit muss diese nicht jedes Mal händisch im Text verfasst werden.



Briefvorlage anpassen

Du kannst mit der Standard Briefvorlage sofort loslegen und Briefe aus der Historie heraus erzeugen. Die Standard-Vorlage übernimmt auch bereits automatisch deine hinterlegten Stammdaten samt Logo.

Falls du lieber ein individuelles Design deiner Briefvorlagen bevorzugst, kannst du diese wie folgt anpassen:

  1. Öffne in den Einstellungen im Bereich Kommunikation den Menüpunkt Brief Vorlagen

  2. Klicke dann auf den roten Plus-Button unten rechts.
  3. Lade dir hier die Standard-Vorlage herunter, um diese als Basis für deine Anpassungen zu verwenden.

  4. Öffne die heruntergeladene Word-Datei und passe sie nach deinen Vorstellungen an. Anschließend lädst du sie an dieser Stelle wieder hoch. Vergib einen Namen und klicke auf Word Dokument hochladen.

    Außerdem kann Briefpapier hinterlegt werden: Wie hinterlege ich Briefpapier?
  5. Du kannst beliebig viele, unterschiedliche Briefvorlagen hochladen. Beim Erzeugen eines Briefes aus der Historie kannst du dann im Dropdown-Menü deine gewünschte Vorlage auswählen.