Es ist wieder Zeit für ein Update! Dich erwartet u.a. eine vollwertige Arbeitszeiterfassung, eigene Tabellen für z.B. Urlaubsanträge, die Möglichkeit eine Aufgabe auch mehreren Bearbeitern zuzuweisen und einen Gesamt-Rabatt hinzuzufügen.
Viel Spaß beim Entdecken der neuen großen Haupt-Features und der weiteren kleinen Verbesserungen, die dir die Arbeit versüßen sollen.
Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im April Update. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
NEU: Arbeitszeiterfassung [Feature Upvote] und [Feature Upvote] [BETA VERSION]
Die erste große neue Hauptfunktion ist die Arbeitszeiterfassung. Damit lösen wir uns von der reinen Projekt-Zeiterfassung (die von einigen bereits zur Erfassung von Anwesenheitszeiten genutzt wurde) und bieten zusätzlich zur Projekt-Zeiterfassung eine vollumfängliche Funktion samt gesetzlicher Regulierungen zum Erfassen von Anwesenheitszeiten und im Umkehrschluss natürlich auch Abwesenheiten.
Mit einem Klick kannst du ab sofort außerdem einen Monatsbericht für deine Arbeitszeiten erstellen.
In diesem Artikel findest du alle Details zur Arbeitszeiterfassung ausführlich erklärt: Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung? [BETA]
NEU: Eigene Tabellen & Spezial-Funktion "Urlaubsantrag" [BETA VERSION]
Die Eigenen Tabellen sind da und bieten unendliche Möglichkeiten. Mit den eigenen Tabellen kannst du Deals & Projects nochmal viel mehr auf dich zuschneiden und dir neue, individuelle Menüpunkte für deine Daten anlegen. Verwalte mit eigenen Tabellen z.B. deine Verträge oder nutze unsere bereits vorgefertigte Spezial-Funktion für Urlaubsanträge.
In diesem Artikel findest du alle Details zu den eigenen Tabellen: Wie arbeite ich mit eigenen Tabellen?
NEU: Vollwertige Übersicht auch für Ansprechpartner [Feature-Upvote]
Ab sofort kannst du entscheiden, ob du dir für deine Ansprechpartner auch eine vollwertige Übersicht anzeigen lässt, wenn du nach diesen suchst oder sie per Doppelklick öffnest.
Was bedeutet das genau?
Wenn du die neue Option aktivierst, öffnet sich bei der Suche nach einem Ansprechpartner nicht mehr die gesamte Kontakt-Ansicht, sondern eine individuelle Übersicht für diesen einen Ansprechpartner. In dieser Ansicht sieht man dann, an welchen Deals und Projekten nur dieser eine Ansprechpartner des Unternehmens beteiligt ist und welche Dokumente oder E-Mails er empfangen hat (eigene Historie).
Suche nach Ansprechpartnerin Marina Müller, die zum Kontakt Druckerei am Ostufer gehört
Neue Ansicht für Ansprechpartnerin Marina Müller, die zum Kontakt Druckerei am Ostufer gehört 
Um diese Ansicht zu nutzen, musst du diese vorab in den Einstellungen aktivieren.
1. Gehe in die Einstellungen in den Bereich Kontakte und klicke dort auf Allgemein
2. Klicke hier unten auf Weitere Einstellungen
3. Dort findest du die entsprechende Einstellung und wählst für die neue Ansicht "Ansprechpartnerübersicht öffnen"
Auch NEU: Wenn du dir den Ansprechpartner in der Kontaktübersicht öffnest, wird direkt an die richtige Stelle gescrollt.
Auch bei der Standard-Einstellungen haben wir etwas verbessert. Wenn du jetzt nach deinem Ansprechpartner suchst und diesen in der Kontakt-Ansicht öffnest, so scrollt Deals&Projects direkt an die richtige Stelle und öffnet auch die Kontaktinformationen des Ansprechpartners schon für dich:
NEU: In Aufgaben Gruppen als Bearbeiter auswählen [Feature Upvote]
Ab sofort können Aufgaben auch Gruppen als Bearbeiter zugewiesen werden.
1. Aktiviere dafür in den Einstellungen im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein die entsprechende Option
2. Beim Anlegen oder Bearbeiten einer Aufgabe kannst du nun nicht nur wie gewohnt einzelne Benutzer auswählen, sondern ganz unten auch eine Benutzer-Gruppe.
Wie wirkt sich das auf die Planungsansicht aus?
In der Planungsansicht wird die Sollzeit der Aufgabe nun durch die Anzahl der Benutzer der Gruppe aufgesplittet. Ist für die Aufgabe SEO Betreuung also eine Sollzeit von 14 Stunden hinterlegt und die Aufgabe wird der Gruppe Grafiker zugewiesen, die aus 2 Mitarbeitern besteht, so wird beiden Mitarbeitern die Aufgabe mit jeweils 7 Stunden zugeteilt und bei beiden Mitarbeitern (also doppelt) angezeigt.
Außerdem lässt sich die Aufgabe hier an dieser Stelle nicht per Drag&Drop zusammenhängend verschieben, sondern nur durch das gezielte Bearbeiten der geplanten Daten.
NEU: QR-Rechnung erzeugen (Schweiz)
Es war an der Zeit die QR-Rechnung für unsere Schweizer Kunden zu ermöglichen. Ab sofort kann in wenigen Schritten die QR-Rechnung zur in Deals & Projects erstellten Rechnung erzeugt und mit versendet werden.
HINWEIS: Diese Funktion ist aktuell nur zu sehen und zu nutzen, wenn in den Länder-Einstellungen des Accounts "Schweiz" ausgewählt ist.
In diesem Artikel findest du alle Details zur Erstellung einer QR-Rechnung: Wie erzeuge ich eine QR-Rechnung (Schweiz)?
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KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!
NEU: Gesamtrabatt/-aufschlag für Angebote/Rechnungen [Feature Upvote]
Ab sofort kann bei Angebots- oder Rechnungsstellung vor der Endsumme ein Gesamt-Rabatt hinzugefügt werden. Dieser Gesamt-Rabatt wird dann auch auf dem PDF-Dokument ausgegeben.
1. Hierfür findest du in der Bearbeitungsmaske deiner Dokumente die neue Option "Rabatt hinzufügen".
NEU: Aufgabenliste "von mir delegiert"
In der Übersicht der Aufgaben gibt es eine neue Liste: "von mir delegiert". Diese Liste erscheint automatisch, sobald mindestens eine Aufgabe von dir als Benutzer angelegt wurde, aber einem anderen Benutzer des Systems zugeteilt/zugeordnet wurde.
So hast du immer alle Aufgaben im Blick, die du deinen Kollegen zugeteilt hast. Du siehst, wann diese Aufgabe angelegt wurde, wie der Fortschritt ist und kannst in den Filter-Optionen direkt einsehen, welche Aufgaben in den kommenden 7 Tagen fällig sind und wie der Stand dazu ist.
NEU: Neue Maske für die Zeiterfassung: Anzeige des Fortschritts für Aufgabe und Tag
Auch die Zeiterfassungsmaske wurde überarbeitet.
Beim Erfassen von Projektzeit wird nun in allen Masken direkt neben der Aufgabe der Fortschritt der Aufgabe angezeigt und in Echtzeit an die eingetragene Zeit angepasst.
In diesem Beispiel wurden gestern bereits 1.5 Stunden erfasst. Ich trage nun 2.5 Stunden ein und die Anzeige kalkuliert dies direkt mit. So sehe ich auch jetzt auch sofort, wenn ich eine Zeit grade überbuche.
Außerdem sehe ich ganz oben den Fortschritt des aktuellen Tages. Für Dienstag sind 8 Sollzeit-Stunden geplant und mir wird nun angezeigt, dass ich 2 von 8 Stunden erfasst habe. Auch hier sehe ich somit ab sofort direkt, wenn ich einen Tag überbuche.
Hinweis: Dieser Balken wird nur angezeigt, wenn die Arbeitszeiterfassung nicht aktiv ist. Bei aktiver Arbeitszeiterfassung wird diese Information in der Projekt-Zeiterfassung irrelevant und wieder ausgeblendet.
NEU: Anzahlungsrechnung auch über Reiter Angebote/Rechnungen erstellen
Anzahlungsrechnungen lassen sich ab sofort auch über den Reiter Angebote/Rechnungen im Projekt stellen und nicht mehr nur direkt über die zentrale Übersicht im Projekt.
1. Wechsle dafür auf den Reiter Angebote/Rechnungen in deinem Projekt
2. Klicke auf das rote Plus-Symbol und dann auf Rechnung. Hier findest du die neuen Optionen und kannst den Typ Rechnung, den du anlegen möchtest, auswählen:
NEU: Neue Möglichkeiten bei der Abrechnung
Außerdem gibt es neue Möglichkeiten beim Abrechnen eines Projektes.
1) In Anzahlungsrechnungen kann man nun auch einen prozentualen Betrag pro Position aus dem Angebot abrechnen
Im Gegensatz zum pauschalen Betrag vom Gesamt-Betrag wird dann also z.B. 10 % einer jeden Position in Rechnung gestellt.
Auch in der Endabrechnung wird dann nicht mehr eine pauschale Position ausgeben "abzgl. Anzahlung XY", sondern eben die offenen Postionen -10 % bereits berechnete Zeit
2) In Anzahlungsrechnungen kann nun zusätzlich zum prozentualen Betrag auch ein pauschaler fester Betrag abgerechnet werden
3) Bei Rechnungsstellung können bei Abrechnung nach Angebot auch optionale Positionen (falls vorhanden) abgerechnet werden.
NEU: Neuer Workflow für Termine
In den Workflows können nun Termine als Auslöser gewählt werden. So kannst du dich ab sofort darüber benachrichtigen lassen, wenn ein Mitarbeiter eine Abwesenheit oder Urlaub einträgt.
Unter Einstellungen --> Kommunikation --> Workflows kannst du einen neuen Workflow anlegen oder einen bestehenden ändern.
Wie du allgemein mit Workflows arbeitest, kannst du hier nachlesen: Wie stelle ich individuelle Workflows ein?
NEU: Neuer Workflow für Rechnungen
In den Workflows kannst du nun hinterlegen, dass du z.B. benachrichtigt wirst, sobald ein Rechnungs-Entwurf abgeschlossen wird.
Außerdem kannst du dich auch benachrichtigen lassen, wenn eine Rechnung angelegt wird oder sich der Status der Rechnung ändert. Wenn du als Projektmanager also wissen möchtest, dass eine Rechnung bezahlt wurde, kannst du dort hinterlegen, dass du eine E-Mail erhältst, sobald sich der Status der Rechnung zu "Bezahlt" verändert.
Unter Einstellungen --> Kommunikation --> Workflows kannst du einen neuen Workflow anlegen oder einen bestehenden ändern.
Wie du allgemein mit Workflows arbeitest, kannst du hier nachlesen: Wie stelle ich individuelle Workflows ein?