Nutze eigene Tabellen, um Deals & Projects noch mehr auf dich und deine Bedürfnisse zuzuschneiden. Verwalte so z.B. deine Verträge, Urlaubsanträge oder Hostingdaten.

Hier findest du einen Überblick über die eigenen Tabellen. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.

INHALTSVERZEICHNIS


Anwendungsbeispiele

Den Eigenen Tabellen sind keine Grenzen gesetzt. Sie eignen sich z.B. zum Abbilden und Verwalten von:

1. Verträgen
2. Hostingdaten (Details zu den Hostingdaten von Kunden)
3. Equipment (Kameras, Objektive, etc.)


Wie lege ich eine eigene Tabelle an?

1. Du kannst in den Einstellungen an verschiedenen Stellen Eigene Tabellen anlegen. Der Menüpunkt heißt jeweils Eigene Tabellen.


2. Klicke z.B. auf Eigene Tabellen im Bereich Kontakte. Über das rote Plus-Symbol unten rechts kannst du nun eine neue Tabelle für den Bereich Kontakte anlegen.


3. In diesem Beispiel legen wir eine eigene Tabelle für die Verwaltung meiner Verträge (z.B. Wartungsverträge) an. Hierfür wird der Name der eigenen Tabellen in Einzahl sowie Mehrzahl hinterlegt. In diesem Beispiel also "Vertrag" und "Verträge". 

Hinterlege dann wie dein Feld heißen soll und bestimme welche Felder in der Tabelle außerdem angezeigt werden sollen.


4. Weiter unten legst du dann fest, an welcher Stelle in Deals & Projects die eigene Tabelle angezeigt werden soll. Außerdem kannst du in einer internen Notiz kurz festhalten, worum es bei dieser Tabelle geht, damit du bei ähnlichen Tabellen den Überblick behältst.


5. Klicke dann auf anlegen und lade die Seite einmal neu, damit die Änderung auch wirksam wird.


6. Im nächsten Schritt klickst du in der Ansicht deiner eigenen Tabelle oben auf den Reiter Felder und dann auf den roten Plus-Button, um die Felder der Tabelle zu konfigurieren. 

7. Hier hinterlegst du nun, welche Felder deine Tabelle haben soll. In meinem Beispiel wäre das z.B. ein Feld vom Typ Datum für den Vertragsstart und das Vertragsende. Hinterlege auch hier wieder eine Bezeichnung, z.B. "Vertragsstart" und bestimme, ob dein Feld in der Übersicht angezeigt werden soll.

Außerdem lassen sich über die Felder auch andere Eigene Tabellen, wie in diesem Fall z.B. das Hosting direkt verknüpfen. So kann ich für jeden Vertrag auch direkt den entsprechenden Hosting Anbieter verknüpfen und verwalten. 

Wähle dafür den Typ Auswahl beim Anlegen eines Feldes und wähle dann als Unterart deine andere eigene Tabelle aus

8. Sind deine Felder definiert, klicke auf den Reiter Statuswerte. 

Über das rote Plus-Symbol unten rechts kannst du hier eigene Felder für den Status des Vertrages anlegen. In meinem Beispiel lege ich Werte für den Vertrag an: In Planung, Läuft, Gekündigt und Ausgelaufen.


9. Damit ist die Definition der Eigenen Tabelle abgeschlossen. 


Wie kann ich meine eigene Tabelle mit Daten füllen?

Option 1: Im Bereich Einträge deiner Eigenen Tabellen kannst du sämtliche Einträge zu dieser Tabelle einsehen und auch neue Einträge über das rote Plus-Symbol anlegen.


Option 2: Hast du beim Anlegen einer Tabelle aktiviert, dass diese auch im Kontakt erscheint, so findest du dort nun den Reiter Verträge, in dem du ebenfalls neue Einträge anlegen kannst sowie einen weiteren Bereich in der Übersicht deiner Kontakte 


Legst du an einer dieser Stellen über das rote Plus-Symbol eine neue Tabelle, z.B. einen Vertrag, an, kannst du in der Bearbeitungsmaske nun die eben angelegten Felder füllen. Alle Daten werden dir dann auch im Kontakt an der Seite rechts angezeigt.




Hast du beim Anlegen einer Tabelle aktiviert, dass diese auch im Hauptmenü erscheint, so findest du dort nun den Reiter Verträge, in dem du ebenfalls neue Einträge anlegen und alle vorhanden Einträge einsehen kannst.



Rechte-Verwaltung der Eigenen Tabellen

Für die Eigenen Tabellen gibt es sowohl auf Benutzer- als auch Gruppenebene ein gesondertes Recht pro Tabelle. Hier kann individuell festgelegt werden, wer die Tabellen einsehen, anlegen, bearbeiten und löschen darf.



Urlaubsanträge über eigene Tabellen abbilden


ACHTUNG: Es gibt mittlerweile eine eigene Funktion für Urlaubsanträge! Wie du mit dieser arbeitest, kannst du hier nachlesen: 

Urlaubsanträge nutzen - Freigabeprozess für Abwesenheiten


Dieser Abschnitt wird für diejenigen beibehalten, die Ihre Prozesse dem vorherigen Stand angepasst haben. Wir empfehlen allen neuen Kunden die neue Funktion für die Anträge zu nutzen und nicht mit eigenen Tabellen zu arbeiten.


Über die Eigenen Tabellen lassen sich auch perfekt Urlaubsanträge abbilden. Hierfür haben wir eine Vorlage für eine solche Tabelle mit Urlaubsanträgen angelegt. Um diese zu nutzen, gehst du wie folgt vor.

1. Um die Tabelle in deinem Account anlegen zu lassen, rufe diesen Link auf: Eigene Tabelle für Urlaubsanträge anlegen lassen

Dieser Link legt die Eigene Tabelle, Felder und Statuswerte ein und gibt dadurch eine weitere Funktion im Kontextmenü der Einträge frei.

2. Klicke auf das rote Plus-Symbol, um einen neuen Urlaubsantrag anzulegen. In der Übersicht siehst du dann, welcher Zeitraum beantragt wurde und von wem. Der Eintrag erhält außerdem automatisch den Status Beantragt.

3. In den Rechte-Einstellungen kannst du einstellen, dass Mitarbeiter Einträge z.B. anlegen und einsehen können, aber nur bestimmte Mitarbeiter die Einträge auch freigeben dürfen, indem sie den Status ändern.4. Der Benutzer, der den Eintrag genehmigt, kann den Status auf Genehmigt setzen und den Urlaub über das Kontextmenü des Eintrags (3 Punkte) auch direkt im Kalender anlegen lassen.