Mit Deals & Projects kannst du individuelle Ansprachen pro Kontakt/Ansprechpartner hinterlegen und so deine Kommunikation weiter automatisieren.

WICHTIGER HINWEIS: Die Ansprache wird über den Platzhalter {{Recipient.TextSalutation}} ausgegeben. Dieser sollte daher unbedingt in den Vorlagen enthalten sein.

INHALTSVERZEICHNIS


Wie du generell eigene E-Mail-Vorlagen anlegst und dort auch den Betreff, Anhänge und Erinnerungen vorab definieren und automatisch versenden kannst, erfährst du hier: Wie arbeite ich mit E-Mail Vorlagen?


Individuelle Ansprache pro Kontakt/Ansprechpartner hinterlegen

  1. Öffne einen Kontakt oder Ansprechpartner, klicke auf das Kontextmenü (3 Punkte) und wähle Bearbeiten.


  2. In der Bearbeitungsmaske findest du neben der Auswahl für Frau/Herr/Organisation die Auswahl Anrede per Sie. Mit einem Klick darauf öffnet sich das entsprechende Auswahlmenü. Hier kann nun hinterlegt werden, ob der Kontakt/AP per Sie oder Du angesprochen werden soll. Ebenso kann eine englische Ansprache in formal oder informal ausgewählt werden.
  3. Ist die Sprache/Anrede wie gewünscht hinterlegt, werden alle Ansprachen automatisch in der gewünschten Variante gesetzt, wenn z.B. eine neue E-Mail geschrieben wird. Außerdem werden nur noch die zur Auswahl passenden E-Mail-Vorlagen und Begleit-E-Mails im Kontakt/AP verwendet.



Individuelle Ansprache pro E-Mail-Vorlage hinterlegen

Zusätzlich kann pro E-Mail Vorlage eine feste Anrede hinterlegt werden.

Schreibt man eine E-Mail an einen Kontakt/AP, werden dann nur noch E-Mail-Vorlagen angezeigt, die mit der Du/Sie bzw. Sprach-Auswahl im Kontakt/AP übereinstimmen.


Beispiel: Ist in einem Kontakt "Anrede per DU" ausgewählt, werden nur noch die E-Mail Vorlagen angezeigt, bei denen "Deutsch informal" oder "Alle" eingetragen wurde.


  1. Öffne dafür in den Einstellungen im Bereich Kommunikation die E-Mail Vorlagen.

  2. Erstelle oder öffne eine bestehende E-Mail Vorlage und klicke ganz unten in der Bearbeitungsmaske auf Sprache, um zwischen Deutsch formal/ informal und Englisch formal/informal auszuwählen. 


Varianten der Sprache/Ansprache in Begleit-E-Mails anpassen

Für alle Begleit-E-Mails gibt es jeweils vier Varianten, die standardmäßig in den Einstellungen hinterlegt sind. Eine Version der Begleit-E-Mail kann also in vier sprachlichen Varianten individuell angepasst werden, um sie auf dich zuzuschneiden.


  1. Öffne dafür in den Einstellungen im Bereich Angebote & Rechnungen das Vorlagen Center.

  2. Im Vorlagen Center findest du rechts den Bereich Begleit-E-Mails. Dort wird dir neben der Überschrift des Bereiches direkt die Auswahl für die Ansprache angezeigt. Über dieses Menü kannst du deine Begleit-E-Mails gefiltert nach Ansprache anzeigen lassen. Steht die Auswahl auf "Deutsch formal" werden dir alle Begleit-E-Mails in dieser Variante angezeigt und du kannst sie individuell anpassen.

  3. Klicke dafür auf den Stift neben der jeweiligen Begleit-E-Mail und bearbeite den Eintrag.


  4. Um die Begleit-E-Mails für z.B. Angebote auf dein Unternehmen zuzuschneiden, sind also 4 Bearbeitungsvorgänge für alle Sprachvarianten nötig.


Formelle deutsche Ansprache aufbrechen, indem "Hallo" statt "Sehr geehrter" verwendet wird


Für die Ausgabe der Grußformel/Ansprache wird standardmäßig der Platzhalter {{Recipient.TextSalutation}} verwendet. Dieser gibt je nachdem, ob eine formelle oder informelle Ansprache im Kontakt hinterlegt ist, die richtige Grußformel aus. Bei formeller Ansprache z.B. "Sehr geehrter Herr Meyer"


Um den Kontakt trotzdem weiterhin zu siezen, die Ansprache aber etwas lockerer zu halten, kann alternativ der Platzhalter {{Recipient.TextSalutationHelloFormal}} genutzt werden. Dieser Platzhalter ersetzt das "Sehr geehrter/ Sehr geehrte" durch "Hallo". Im oben genannten Beispiel wäre die neue Ansprache damit "Hallo Herr Meyer".