Mit Deals & Projects kannst du am Ende eines jeden Monats einen Monatsabschluss durchführen. Dadurch werden alle erfassten Arbeitszeiten, Urlaubstage und sonstige Abwesenheiten pro Benutzer fest eingebucht. So erhältst du immer einen aktuellen Stand über das Überstunden- und Urlaubskonto. 

Wie du dein Überstunden- und Urlaubskonto allgemein verwaltest, erfährst du hier: Wie verwalte ich das Überstunden- und Urlaubskonto?

INHALTSVERZEICHNIS



Monatsabschluss vorbereiten


WICHTIGER HINWEIS: Jeder Monatsabschluss kann nur einmal vorgenommen werden! Bitte kontrolliere daher VORHER, ob alle An- und Abwesenheiten korrekt erfasst wurden und schließe den Monat erst dann ab, wenn alles vollständig eingetragen ist.


Hier eine hilfreiche Checkliste:

  • Urlaubstage: Sind alle Urlaubstage korrekt und vollständig im Kalender hinterlegt und freigegeben (falls mit Urlaubsanträgen gearbeitet wird)?

    Wurde Urlaub doch nicht genommen, ist aber noch im Kalender eingebucht? Dann muss dieser dort entfernt werden, da er sonst Einfluss auf das Urlaubskonto nimmt.
  • Arbeitszeiten: Sind für alle Mitarbeiter sämtliche Arbeitszeiten/ Stunden für den letzten Monat vollständig erfasst und eingetragen worden?
  • Andere Abwesenheiten: Das Kind war krank? Es gab Sonderurlaub? Sind sämtliche Abwesenheiten korrekt hinterlegt? 


Monat abschließen

  1. Gehe auf Einstellungen und klicke im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung auf Arbeitszeiten


  2. Im Bereich Verwaltung findest du den Button Letzten Monat abschließen. Hier kann nun zum Monatswechsel der Monat abgeschlossen werden.

  3. Sobald auf diesen Button geklickt wird, werden sämtliche eingetragene Urlaubstage und Überstunden aus dem Vormonat gezogen und in das Überstunden- und Urlaubskonto eingetragen. 

    Hat der Benutzer also z.B. 26 Urlaubstage hinterlegt und bis einschließlich April 6 Urlaubstage in den Kalender eingetragen, so verringert sich die Summe des Urlaubs bei Monatsabschluss zu Anfang Mai auf 19 Tage.



Manuelle Korrektur durchführen


Sollte bei der Einbuchung der Zeiten doch einmal ein Fehler passiert sein, können die Daten manuell korrigiert werden.


  1. Gehe dafür wieder in die Einstellungen und klicke im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung auf Arbeitszeiten.

  2. In der Übersicht über den aktuellen Stand siehst du alle Zeiten, Überstunden und Urlaubstage pro Benutzer aufgelistet. Für jeden Benutzer wird hier ein Urlaubs- und Überstundenkonto geführt. 


  3. Klicke in dieser Ansicht auf das Kontextmenü (3 Punkte) eines Benutzers und wähle die Option Öffnen.


  4. Die Benutzer-Ansicht wird geöffnet. Hier sieht man alle Einträge aus der Historie zu dem jeweiligen Benutzer sowie jeweils einen Reiter für Urlaub und für Überstunden.

  5. Wurde z.B. im Vormonat ein Urlaubstag nicht genommen, aber nicht aus dem Kalender entfernt, kann dieser Urlaubstag hier manuell wieder freigegeben werden.

    Klicke dafür auf den Reiter Urlaub und dann unten rechts auf das rote Plus-Symbol. Hier kann nun ein Urlaubstag mit einem negativen Wert (-1) entfernt werden.

    Um einen oder mehrere Urlaubstage hinzuzufügen, kann ein positiver Wert genutzt werden.

    Genau so kannst du auch im Reiter Überstunden vorgehen, um Überstunden zu korrigieren.

  6. Klicke auf Anlegen, um das Urlaubskonto entsprechend zu aktualisieren.