In diesem Artikel geht es um die Automatisierung wiederholender Projekte und Aufgaben, die oft in klassischen Social Media Agenturen und der SEO Betreuung anfallen. Mit Deals & Projects lassen sich bereits bei Projektbeginn sowohl die Aufgaben als auch alle Rechnungen für das gesamte Projekt planen und wiederholt anlegen.

Serien für Aufgaben und Rechnungen anlegen

Um deine wiederholenden Projekte zu automatisieren, kann die Serien-Funktion für Aufgaben und Rechnungen genutzt werden.

So können bereits bei Projektbeginn alle Aufgaben als auch Rechnungen für das gesamte Projekt angelegt werden.

INHALTSVERZEICHNIS


Eine Aufgabenserie erstellen

  1. Erstelle wie gewohnt ein Angebot und füge eine Zwischenüberschrift ein.
    Um gewisse Positionen als Aufgaben- und Rechnung-Serie anlegen zu lassen, wird die Zwischenüberschrift auf wiederholend gesetzt. Füge daher über die Positionen, die sich im Verlauf wiederholen sollen, eine Zwischenüberschrift ein.

    Klicke in der Bearbeitungsmaske des Angebotes auf Mehr und wähle Zwischenüberschrift/Text.


  2. Aktiviere die Wiederholungsfunktion, hinterlege das gewünschte Intervall und die Anzahl der Wiederholungen

    Beim Anlegen der Zwischenüberschrift kannst du nun direkt festlegen, dass dieser Abschnitt wiederholend sein soll.

    Setze dafür den Haken bei Dieser Abschnitt ist wiederholend und lege fest in welchem Intervall sich die Aufgaben wiederholen sollen, z.b. Wöchentlich, Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich.

    Trage im Feld Anzahl ein, wie oft sich die Aufgaben wiederholen sollen. Ist das Enddatum nicht bekannt, kann die Serie auch zu einem beliebigen Zeitpunkt manuell beendet werden.

    Beispiel: Soll eine Aufgabe 12 Monate lang jeden Monat neu bearbeitet werden, so setze das Intervall auf monatlich und die Anzahl auf 12.


    Alle Positionen unterhalb dieser Zwischenüberschrift (bis zur nächsten Zwischenüberschrift/Ende des Angebotes) werden nun als wiederholende Aufgaben und falls gewünscht auch als Rechnungspositionen angelegt.


In der Ansicht deines Angebotes wird dir das Intervall nun in Klammern hinter deiner Überschrift angezeigt.


Serie beim Umwandeln von Angeboten in Deals zu Projekte berücksichtigen und dazugehörige Rechnungsserie erstellen

Sofern wiederholende Aufgaben / Positionen in einem Angebot innerhalb eines Deals vorhanden sind, können diese auch automatisch bei der Umwandlung in ein Projekt übernommen werden. Dazu können folgende Optionen aktiviert werden:

  1. Wandle wie gewohnt deinen Deal in ein Projekt um
    Aktiviere hier die Auswahl 
    a) Aufgabenserie anlegen und hinterlege Anzahl und Beginn des Intervalls

  2. Erstelle geplante Rechnungen
    Wird der Deal in ein Projekt umgewandelt, gibt es die Option aus den Positionen automatisch auch eine dazugehörige Rechnungsserie anzulegen. Dadurch werden für alle, z.B. 12 Monate, in denen sich die Aufgabe wiederholt, automatisch geplante Rechnungen angelegt, die je nach Einstellung auch automatisch versendet werden können.

    Aktiviere dafür die Option
    b) Rechnungsserie anlegen und hinterlege das Datum der ersten Rechnung und ob die Rechnungen automatisch versendet werden sollen

  3. Budget planen
    Außerdem kann direkt das Budget für jede Wiederholung der Aufgaben geplant werden.
    Wie du allgemein mit Budgets arbeitest, erfährst du hier: Projekt- und Kunden-Budgets [BETA]

    Aktiviere dafür die Option 
    c) Budget-Serie anlegen


Bei Änderungen der Serien wurden außerdem Automatismen eingebaut, die dafür sorgen, dass die hinterlegten Eckdaten der Aufgaben verknüpft sind. Ändert man etwas an einer Aufgabe, wird man z.B. gefragt, ob diese Änderung auch für die gesamte Aufgabenserie sowie die damit verbundenen Rechnungen gelten soll.


Ansicht der Aufgabenserie im Projekt

Beim Umwandeln ins Projekt werden dir so mit wenigen Klicks z.B. 12 Gruppen (für 12 monatliche Wiederholungen) mit den entsprechenden Aufgaben angelegt.

Ansicht der Aufgaben im Projekt

Im Projekt werden nun für alle Wiederholungen Gruppen mit Aufgaben angezeigt. In Klammern findest du dahinter den jeweiligen Zeitraum, in dem die Aufgaben-Gruppe fällig wird. Alle Gruppen, deren Startdatum noch nicht erreicht wurden, werden erstmal eingeklappt angezeigt.


Geplante Rechnungen im Projekt

Beim Umwandeln ins Projekt werden dir außerdem z. B. 12 geplante Rechnungen für die kommenden 12 Monate SEO Betreuung angelegt.


Ansicht der geplanten Rechnungen im Projekt
Die geplanten Rechnungen findest du im Projekt im Reiter Angebote/Rechnungen. 

Die geplante Rechnung hat das zukünftige Datum, entsprechend der Einstellung. Ist das Datum erreicht, wird die geplante Rechnung in eine richtige Rechnung umgewandelt. Erst dann wird eine Nummer vergeben.

Am Status erkennst du auf einen Blick wann der Versand für die jeweilige Rechnung geplant ist, z.B. Versenden am 11.11.2024.


Versand, automatischer Versand und Freigabe Workflow

a) Automatischer Versand: Wurde beim Anlegen der Rechnungsserie der automatische Versand aktiviert, so wird die Rechnung versendet, sobald das entsprechende Rechnungsdatum erreicht wurde.

Wenn für die Rechnungsserie automatischer Versand aktiviert wurde, können die Rechnungen bei Bedarf auch bereits vorzeitig versendet werden statt zum vordefinierten Datum. Über das Kontextmenü (3 Punkte) der jeweiligen Rechnung, kann die Rechnung auch jederzeit direkt gestellt werden. 




b) Manueller Versand: Ist die Option zum automatischen Versand deaktiviert worden, stehen die Rechnungen auf dem Entwurf-Status und müssen manuell freigegeben und versendet werden. Auch hier wird wieder auf den Status (jetzt: "Entwurf" statt "Versenden am XX.XX.20XX") geklickt

c) Freigabe Workflow: Für geplante Rechnungen gibt es außerdem einen weiteren Status Freigeben. So kann die Rechnung vorgeschrieben und geplant werden, muss im nächsten Schritt aber nochmal durch einen Vorgesetzten geprüft und freigegeben werden. 


Aktiviere diesen Status in den Einstellungen im Bereich Angebote & Rechnungen durch Klick auf den Menüpunkt Allgemein.


Dort findest du die Option Status "Freigeben" für zukünftige Rechnungen zur Verfügung stellen".

In der Rechnungsliste findet sich dafür dann ein neuer Filter Freizugebende Rechnungen. Hier werden alle Rechnungen mit diesem Status angezeigt und können freigegeben werden, indem der Status umgestellt wird. 



Alle weiteren Details zur Arbeit mit geplanten Rechnungen kannst du hier nachlesen: Geplante Rechnungen und Unterschied zu Dauerrechnungen



Eine Aufgabenserie ohne Deal direkt im Projekt anlegen

Eine Serie kann auch ohne vorangegangenen Deal direkt im Projekt angelegt werden.

  1. Klicke in der Aufgabenansicht im Projekt auf das Kontextmenü (3 Punkte) einer Gruppe und wähle Serie erstellen

  2. Hinterlege hier das Intervall, die Dauer und entscheide, ob du eine Rechnungsserie anlegen möchtest. 

    a) Hinterlege für die Aufgabenserie in welchem Intervall und wie häufig diese wiederholt werden soll. Setzt außerdem ein Startdatum fest.

    b) Entscheide, ob du keine Rechnungen, die dazugehörigen geplanten Rechnungen pro Intervall oder eine gesamte Rechnung für den ganzen Zeitraum erstellen möchtest.

    c) Aktiviere auch hier Budget-Serie anlegen, wenn du mit Budgets arbeiten möchtest.

    Wie oben geschildert, werden auch auf diesem Weg alle wiederholenden Gruppen, Aufgaben und Rechnungen für dich angelegt.