Du möchtest mehrere GmbHs oder verschiedene rechtliche Einheiten verwalten? Kein Problem! Deals & Projects bietet dir die Möglichkeit einer Mandantenverwaltung mit eigenen getrennten Nummernkreisen. Somit kannst du innerhalb eines Accounts beliebig viele Mandanten einrichten. Für jede rechtliche Einheit in einem Account legst du einen Mandanten an.

Hinweis: Das Einrichten der Mandanten erfordert Administrationsrechte!

Tipp: Auch für Auswertungen in der Auftragsliste kann nach Mandanten unterschieden werden.

Im Folgenden zeige ich dir, wie du Mandanten in Deals & Projects einrichtest.


INHALTSVERZEICHNIS

 

Einrichtung der Mandanten

  1. Rufe folgende URL auf: https://my.dealsandprojects.com/Next/List/Client

  2. Neuen Mandanten anlegen
    Klicke unten rechts auf den roten Plus-Button, um einen neuen Mandanten anzulegen.
     
  3. Neuen Mandanten eintragen
    Gib den Namen deines Mandanten ein. Bei Kürzel (Präfix) kannst du zusätzlich eine Kurzbezeichnung eintragen. Des Weiteren kannst du an dieser Stelle deine Standard Angebots- und Rechnungsvorlage (falls vorhanden) auswählen. Nummernkreise kannst du an dieser Stelle erst einstellen, nachdem du den Mandanten angelegt hast. Klicke auf Anlegen, um den Vorgang abzuschließen.

     
  4. Stammdaten der Mandanten eintragen
    Klicke rechts auf das Kontextmenü des jeweiligen Mandanten und wähle Stammdaten bearbeiten aus. Hier kannst du die Stammdaten bestehend aus Adresse, Kommunikationsdaten, Rechtliches und Bankverbindung eintragen.

     

Bearbeiten und Löschen von Mandanten

  1. Mandantenliste öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Wähle bei Stammdaten Mandanten aus.
     
  2. Bearbeiten von Mandanten und Nummernkreis anpassen
    Klicke auf den gewünschten Mandanten, um Änderungen vorzunehmen. An dieser Stelle kannst du nun die automatisch generierten Nummernkreise pro Mandant individuell anpassen. Klicke hierfür beim entsprechenden Auftrag auf Anpassen.

  3. Deine individuell festgelegte Auftragsnummer kann sich aus drei Positionen zusammensetzen: Dem Präfix, einer Zahl und dem Suffix.

    > Präfix: Als Platzhalter kannst du hier das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen.

    > Zählerstellen: Hinterlege hier aus wie vielen Stellen die fortlaufende eindeutig identifizierbare Nummer bestehen soll. Stelle z.B. 3 Stellen ein, so wird die Nummer ab 001 fortlaufend ausgegeben.

    > Suffix: Als Platzhalter kannst du hier ähnlich wie beim Präfix das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen.

    Hinweis: Platzhalter können beliebig kombiniert werden. Anstatt Platzhalter kannst du auch feste Werte ausgeben lassen. So könnte dein Präfix für eine Rechnung beispielsweise folgendermaßen aussehen:
    Re-[Year]-[Month]

  4. Löschen von Mandanten
    Klicke rechts auf das Kontextmenü des entsprechenden Mandanten und wähle Löschen aus. Zum Löschen mehrerer Mandanten auf einmal aktiviere den Auswahlmodus oben rechts im zentralen Kontextmenü, hake die entsprechenden Mandanten an und klicken oben rechts auf das nun angezeigte Mülleimer Symbol.

 

Mandanten im Auftragswesen

Sobald du Mandanten definiert hast, steht in jedem Auftrag (Angebot, Rechnung, Gutschrift) ein Auswahlfeld für die Auswahl eines Mandanten zur Verfügung.
Hinterlege in den Einstellungen > Stammdaten > Benutzer für jeden Benutzer einen Standard Mandant, so wird dieser beim Anlegen eines Auftrags automatisch ausgewählt.


 

Kontakten feste Mandanten zuweisen
Du hast außerdem die Möglichkeit deinen Kontakten direkt einen festen Mandanten zuzuweisen. Der Vorteil dabei ist, dass nicht mehr bei jedem erstellten Auftrag der Mandant ausgewählt werden muss und die Absender E-Mail-Adresse direkt korrekt ausgewählt wird. 


  1. Bearbeitungsmaske deines Kontaktes öffnen
    Öffne den gewünschten Kontakt und klicke rechts oben neben dem Namen des Kontaktes auf das Kontextmenü (3 Punkte) und wähle Bearbeiten.

  2. Feld Mandant zur Bearbeitungsmaske hinzufügen
    Unter weitere Felder kannst du das Feld Mandant zur Bearbeitungsmaske hinzufügen.

  3. Mandanten im Kontakt hinterlegen
    Wähle dann im Feld Mandant einen deiner zuvor in den Einstellungen hinterlegten Mandanten im Dropdown Menü aus. Klicke auf Speichern und schon ist dein Mandant fest für diesen Kontakt hinterlegt.


Werden jetzt Aufträge für diesen Mandanten erstellt, ist dieser bereits vorausgewählt und es muss im laufenden Tagesgeschäft nicht mehr auf die korrekte Auswahl geachtet werden.


Absender-E-Mail-Adresse pro Mandant festlegen
Darüberhinaus kann auch eine feste Absender-E-Mail-Adresse pro Mandant festgelegt werden. Ist der Mandant dann im Kontakt korrekt eingestellt und die E-Mail-Adresse hinterlegt, so werden auch die E-Mails im Kontakt direkt vom richtigen E-Mail-Account versendet.

  1. Abweichende E-Mail-Adresse hinterlegen
    Wie du generell eine abweichende E-Mail-Adresse hinterlegen kannst, erfährst du hier: Abweichende Versand-E-Mail-Adresse (SMTP) hinterlegen

  2. Mandanten zuweisen
    Um deiner abweichenden E-Mail-Adresse einen festen Mandanten zuzuweisen, klicke in der Bearbeitungsmaske der SMTP Einstellung auf weitere Einstellungen. Dort findest du das Feld Mandant. Hinterlege dort den gewünschten Mandanten und klicke auf speichern.