Du möchtest mehrere GmbHs oder verschiedene rechtliche Einheiten verwalten? Kein Problem! Deals & Projects bietet dir die Möglichkeit einer Mandantenverwaltung mit eigenen getrennten Nummernkreisen. Somit kannst du innerhalb eines Accounts beliebig viele Mandanten einrichten. Für jede rechtliche Einheit in einem Account legst du einen Mandanten an.
Hinweis: Das Einrichten der Mandanten erfordert Administrationsrechte!
Tipp: Auch für Auswertungen in der Auftragsliste kann nach Mandanten unterschieden werden.
Im Folgenden zeige ich dir, wie du Mandanten in Deals & Projects einrichtest.
Einrichtung der Mandanten
- Rufe folgende URL auf: https://my.dealsandprojects.com/Next/List/Client
- Neuen Mandanten anlegen
Klicke unten rechts auf den roten Plus-Button, um einen neuen Mandanten anzulegen.
- Neuen Mandanten eintragen
Gib den Namen deines Mandanten ein. Bei Kürzel (Präfix) kannst du zusätzlich eine Kurzbezeichnung eintragen. Des Weiteren kannst du an dieser Stelle deine Standard Angebots- und Rechnungsvorlage (falls vorhanden) auswählen. Nummernkreise kannst du an dieser Stelle erst einstellen, nachdem du den Mandanten angelegt hast. Klicke auf Anlegen, um den Vorgang abzuschließen.
- Stammdaten der Mandanten eintragen
Klicke rechts auf das Kontextmenü des jeweiligen Mandanten und wähle Stammdaten bearbeiten aus. Hier kannst du die Stammdaten bestehend aus Adresse, Kommunikationsdaten, Rechtliches und Bankverbindung eintragen.
Bearbeiten und Löschen von Mandanten
- Mandantenliste öffnen
Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Wähle bei Stammdaten Mandanten aus.
- Bearbeiten von Mandanten und Nummernkreis anpassen
Klicke auf den gewünschten Mandanten, um Änderungen vorzunehmen. An dieser Stelle kannst du nun die automatisch generierten Nummernkreise pro Mandant individuell anpassen. Klicke hierfür beim entsprechenden Auftrag auf Anpassen.
- Deine individuell festgelegte Auftragsnummer kann sich aus drei Positionen zusammensetzen: Dem Präfix, einer Zahl und dem Suffix.
> Präfix: Als Platzhalter kannst du hier das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen.
> Zählerstellen: Hinterlege hier aus wie vielen Stellen die fortlaufende eindeutig identifizierbare Nummer bestehen soll. Stelle z.B. 3 Stellen ein, so wird die Nummer ab 001 fortlaufend ausgegeben.
> Suffix: Als Platzhalter kannst du hier ähnlich wie beim Präfix das Jahr [Year], den Monat [Month] und/oder den Tag [Day] ausgeben lassen.
Hinweis: Platzhalter können beliebig kombiniert werden. Anstatt Platzhalter kannst du auch feste Werte ausgeben lassen. So könnte dein Präfix für eine Rechnung beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Re-[Year]-[Month]
- Löschen von Mandanten
Klicke rechts auf das Kontextmenü des entsprechenden Mandanten und wähle Löschen aus. Zum Löschen mehrerer Mandanten auf einmal aktiviere den Auswahlmodus oben rechts im zentralen Kontextmenü, hake die entsprechenden Mandanten an und klicken oben rechts auf das nun angezeigte Mülleimer Symbol.
Mandanten im Auftragswesen
Sobald du Mandanten definiert hast, steht in jedem Auftrag (Angebot, Rechnung, Gutschrift) ein Auswahlfeld für die Auswahl eines Mandanten zur Verfügung.
Hinterlege in den Einstellungen > Stammdaten > Benutzer für jeden Benutzer einen Standard Mandant, so wird dieser beim Anlegen eines Auftrags automatisch ausgewählt.
