In Deals & Projects können sowohl Gutschriften als auch Stornorechnungen erstellt werden. Was dabei genau der Unterschied ist und für welche Anwendungsfälle du die richtige Funktion wählst, erfährst du hier.

INHALTSVERZEICHNIS



Was ist der Unterschied zwischen einer steuerrechtlichen und einer kaufmännischen Gutschrift?

Die steuerrechtliche Gutschrift ist eine Gutschrift, die an Lieferanten adressiert wird und so z.B. für eine Provisionszahlung genutzt wird. Die Summe ist somit immer ein positiver Betrag.

Die kaufmännische Gutschrift wiederum bildet die viel häufiger genutzte Stornorechnung ab. Dabei wird eine Rechnung teilweise oder komplett storniert und oftmals eine neue, korrigierte Rechnung ausgestellt.

 

Welche Anwendungsfälle gibt es und wie bilde ich diese in Deals & Projects ab?

1. Rechnung stornieren

Um eine gesamte Rechnung zu stornieren und den Betrag der Rechnung in der Umsatzberechnung auszugleichen, erstellst du eine Stornorechnung.

1. Öffne das Kontextmenü (3 Punkte) der gewünschten Rechnung

2. Wähle Rechnung stornieren

Es wird nun eine Stornorechnung angelegt, die einen negativen Betrag hat. Die stornierte Rechnung wird zusätzlich als "storniert" markiert und in der Rechnungsliste angezeigt.

Der Status der neuen Rechnung ist offen. Dieser kann nach Belieben auch auf Bezahlt gesetzt werden, damit die Stornorechnung nicht mehr in der Liste der offenen Rechnungen angezeigt wird. Für die Auswertungen spielt der Status an dieser Stelle keine weitere Rolle.

2. Rechnung korrigieren/ weiterführen

Um eine Rechnung zu korrigieren oder diese weiterzuführen, erstellst du eine Stornorechnung und erstellst dann eine Rechnung mit korrigierten Werten.

1. Öffne das Kontextmenü (3 Punkte) der gewünschten Rechnung

2. Wähle Rechnung stornieren

3. Entferne die Positionen, die nicht storniert werden sollen oder passe die Rechnung generell an (z.B. Änderung von Stunden/ Stückzahlen)

4. Wähle anschließend im Kontextmenü der stornierten Rechnung Duplizieren, um eine neue Rechnung mit korrigierten Werten anzulegen.

Hinweis: Bitte beachte, dass die Mengen auf der Stornorechnung negativ sind und bleiben.

3. Gutschrift für Lieferant anlegen

Um eine Lieferantengutschrift mit positiver Summe zu erstellen, wird eine Gutschrift erzeugt. Diese Gutschrift wird wie eine Eingangsrechnung als Kosten im Projekt betrachtet und nicht bei der Berechnung des Umsatzes berücksichtigt. Alle Gutschriften findest du im Hauptmenü der Rechnungen unter dem Punkt "Gutschriften".

1. Wechsel im Kontakt/ Projekt zum Reiter Angebote/Rechnungen und klicke auf den roten Button mit dem Plus-Symbol
2. Wähle unter der Überschrift "Für Lieferanten" die Option Gutschrift aus.

Hier findest du eine detaillierte Erklärung dazu: Wie erstelle ich eine Gutschrift / Provision für Lieferanten?

 

Hintergrund Informationen

Für das Stornieren und Korrigieren einer Rechnung in Deals & Projects wurde bisher eine Gutschrift erstellt. Aufgrund einer neuen gesetzlichen Regelung darf die Bezeichnung Gutschrift jedoch nur noch für richtige Gutschriften genutzt werden und nicht zur Neutralisation einer Rechnung. Daher wird für diesen Vorgang nun ausnahmslos die Stornorechnung verwendet.
Eine "echte" Gutschrift ist in diesem Sinne dann eine Eingangsrechnung, die vom Leistungsempfänger an Lieferanten ausgestellt wird. Ein Beispiel sind z.B. Provisionszahlungen. Die Gutschrift ist dabei ein Dokument, bei dem der Schuldner proaktiv eine Zahlung veranlasst und die Summe damit ein positiver Betrag.


Was hat sich gesetzlich genau geändert?

Vorher

Bisher wurde für die zu korrigierende Rechnung eine Gutschrift erstellt und die Rechnung selbst als "storniert" abgelegt. Dabei enthielt die Gutschrift denselben positiven Betrag und auch dieselben Positionen. Die Benennung Gutschrift war im Zusammenhang mit einem Hinweis darauf, dass die Summe ausgezahlt wird und sich auf Rechnung XY bezieht, ausreichend. Danach wurde eine Rechnung mit neuer Nummer erstellt und sowohl diese als auch die Gutschrift wurden an den Empfänger der fehlerhaften Rechnung versendet.

Jetzt

Statt einer Gutschrift wird für diesen Fall nun eine Stornorechnung/ Rechnungskorrektur/ Korrekturrechnung erzeugt.

Diese muss zwingend folgende Informationen enthalten:

1. Identischer Leistungszeitraum wie die zu stornierende Rechnung
2. Hat eine neue, einmalige Stornorechnungsnummer (eigener Nummernkreis!)
3. Hat einen Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Datum, Nummer)
4. Hat eine negative Summe
5. Enthält die zu stornierenden Positionen der ursprünglichen Rechnung
6. Deutliche Benennung: Stornorechnung/ Rechnungskorrektur/ Korrekturrechnung

Somit wird dann der Gegenpart zur Rechnung erstellt und an den Rechnungsempfänger versendet, der die falsche Rechnung in der Regel zu diesem Zeitpunkt noch nicht bezahlt hat.

Im Anschluss wird eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer erstellt, die dann vom Empfänger gezahlt wird. Die Stornorechnung wird dann mit der vorausgegangen Rechnung verrechnet.