Mit Deals & Projects schreibst du schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen. Die mitgelieferte Vorlage enthält dabei alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben.


In diesem Artikel zeige ich dir zunächst, wie du Rechnungen aus einem Kontakt heraus schreiben kannst. Anschließend erfährst du, wie du Rechnungen an zwei Stellen aus einem Projekt heraus erzeugen kannst.

Schau dir dazu einfach unser kurzes Video an oder lies dir alles in Ruhe durch.


Möglichkeit 1: Rechnung schreiben aus einem Kontakt

  1. Kontakt öffnen
    Öffne den Kontakt, indem du unsere Suchfunktion oben rechts im Programm nutzt. Du kannst ebenfalls links im Hauptmenü über Kontakte den entsprechenden Kontakt öffnen.
     
  2. Im Kontakt auf Tab Angebote/Rechnungen wechseln
    Im geöffneten Kontakt befindest du dich nun in der Übersicht deines Kontaktes. Wechsel nun zum Tab Angebote/Rechnungen. Hier werden dir Alle Aufträge angezeigt. 
     
  3. Neue Rechnung anlegen über Plus-Button
    Klicke unten rechts auf den roten Plus-Button und wähle im nächsten Fenster Rechnung aus.
     
  4. Positionen hinzufügen und Rechnung anlegen
    Der Empfänger wird automatisch eingetragen. Falls nötig, kannst du diesen ändern. Passe alle relevanten Felder an und füge neue Positionen hinzu. Anschließend klickst du auf Anlegen.
    Tipp: Du kannst hier deine eigene Vorlage für Rechnungen auswählen. Hier erfährst du, wie du eigene Vorlagen für Rechnungen bearbeiten und hochladen kannst.

 

Möglichkeit 2: Rechnung schreiben aus einem Projekt

Aus einem Projekt kannst du an zwei Stellen Rechnungen schreiben. Direkt in der Übersicht des Projekts und unter dem Tab Angebote/Rechnungen.

Variante 1: Rechnung schreiben aus der Übersicht des Projekts

  1. Projekt öffnen
    Öffne das Projekt, indem du unsere Suchfunktion oben rechts im Programm nutzt. Du kannst ebenfalls links im Hauptmenü über Projekte das entsprechende Projekt öffnen. 
     
  2. Rechnung stellen aus der Übersicht des Projekts
    Klicke in der Übersicht des Projekts zentral auf den Button Rechnung stellen. Nun kannst du wählen zwischen:

    • Anzahlungsrechnung erstellen
      Wenn du eine Anzahlungsrechnung erstellst, kannst du festlegen, wie viel Prozent der Angebotssumme angezahlt werden sollen. Weiterhin kannst du in der Auftragsmaske wie gewohnt weitere Positionen hinzufügen oder übernommene Positionen anpassen.
      Info: Falls deinem Projekt kein gewonnener Deal mit Angebot vorausgegangen ist, entfällt die Option Anzahlungsrechnung.

    • Zwischenrechnung erstellen
      Wenn du eine Zwischenrechnung erstellst, hast du die Möglichkeit dein Angebot anteilig abzurechnen, Aufgaben gemäß Zeiterfassungen zusammengefasst oder detailliert abzurechnen oder eine freie Rechnung zu erstellen.

    • Abschlussrechnung erstellen
      Wenn du eine Abschlussrechnung erstellst, hast du die Möglichkeit, die Rechnung gemäß dem Angebot, aus Aufgaben gemäß Zeiterfassung zusammengefasst oder aus Zeiterfassung detailliert zu erstellen.
      Die Abschlussrechnung wird basierend auf dem Angebot erstellt. Bereits gestellte Anzahlungs- oder Zwischenrechnungen werden in der Abschlussrechnung abgezogen.
      Hinweis: Falls du Zeiterfassungseinträge hast, die noch auf Freigabe warten, erscheint unten links ein Warnhinweis.

    • Freie Rechnung erstellen
      Du möchtest eine neue Rechnung unabhängig vom vorangegangen Angebot schreiben? Klicke auf Freie Rechnung erstellen.

  3. Positionen anpassen und Rechnung anlegen
    Wenn du dich für eine Rechnungsart entschieden hast, kannst du nun alle relevanten Rechnungsdaten anpassen, sowie neue Positionen hinzufügen oder bestehende ändern. Abschließend klickst du unten rechts auf Rechnung anlegen.
     
  4. Rechnung gleich per E-Mail versenden oder herunterladen
    Sobald deine Rechnung angelegt wurde, hast du die Möglichkeit, die Rechnung per E-Mail zu versenden oder herunterzuladen. Falls du dies nicht benötigst, klickst du auf Schließen. Du kannst auch im Nachhinein jede Rechnung per E-Mail versenden.
 

Variante 2: Freie Rechnung schreiben unter Tab Angebote/Rechnungen

  1. Wechsel in der Übersicht deines Projekts auf den Tab Angebote/Rechnungen.
     
  2. Klicke unten rechts auf den roten Plus-Button.
    Jetzt hast du die Möglichkeit zwischen verschiedenen Auftragsarten auszuwählen. Zum Schreiben einer freien Rechnung klicke auf Rechnung. Dabei wird der Empfänger automatisch eingetragen. Falls nötig, kannst du diesen ändern. Füge alle relevanten Positionen hinzu und klicke auf Anlegen.

Tipp: Nachdem die Rechnung erstellt wurde, hast du über das Kontextmenü in der Auftragsliste unter Tab Angebote/Rechnungen folgende Auswahlmöglichkeiten (siehe Screenshot).