Mit Deals & Projects kannst du mit der Standard-Vorlage sofort loslegen und Angebote und Rechnungen schreiben. Hierfür reicht es, deine Stammdaten und dein Logo in den Einstellungen zu hinterlegen. Möchtest du Text und Felder hinzufügen oder Aufbau und Formatierung ändern, erstelle eigene Auftragsvorlagen. Wie dies im Detail funktioniert, zeige ich dir im Folgenden.
Schau dir hierzu gerne unsere Videos an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
1. Allgemeine Erklärungen und Anpassungen (Platzhalter hinzufügen/entfernen, Text hinzufügen)
2. Design der Vorlage anpassen (Schrift, Größe, Bilder oder Seitenzahlen hinzufügen)
Hinweis: Das Anpassen von Auftragsvorlagen erfordert Administrationsrechte oder die Berechtigung Einstellungen bearbeiten zu können.
Auftragsvorlagen anpassen in 5 Schritten:
- Vorlagen-Center öffnen
Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen. Klicke nun bei Angebote & Rechnungen auf Vorlagen-Center.
- Standard-Vorlage herunterladen
Lade zentral in der Box Auftragsvorlage die Standard-Vorlage herunter.
- Vorlage bearbeiten
Öffne diese in Microsoft Word (falls es sich um eine geschützte Ansicht handelt, klicke auf Bearbeitung aktivieren). Du siehst nun alle Standard-Platzhalter, die bereits in die Vorlage eingepflegt sind.
Sobald du auf einen Platzhalter klickst, wird dieser grau hinterlegt. Deals & Projects verwendet als Platzhalter Merge Fields von Microsoft Word.
- Platzhalter hinzufügen
Die wichtigsten Platzhalter werden dir als Kommentar in der Word-Vorlage mitgeliefert. Klicke hier, um eine detaillierte Beschreibung dieser und weiterer Platzhalter zu erhalten.
Füge nun an der entsprechenden Stelle deiner Vorlage den gewünschten Platzhalter mit {{Name_des_Platzhalters}} ein. Zum Beispiel {{Contact.CustomerNo}}, um die Kundennummer auszugeben.
- Auftragsvorlage hinzufügen
Speicher die geänderte Vorlage auf deinem PC. Klicke nun im Vorlagen-Center in der Box Auftragsvorlage auf Vorlage hinzufügen. Wähle aus, um welche Vorlagenart (Alle Typen, Angebote, Rechnungen) es sich hierbei handelt und vergib einen passenden Namen. Klick auf Datei auswählen, wähle deine überarbeitete Vorlage aus und klick anschließend auf Word Dokument hochladen.
Perfekt! Du hast deine Auftragsvorlage erfolgreich angepasst. Wenn du nun ein neues Angebot erstellst, wird deine neue Angebotsvorlage angewendet und auch deine neuen Platzhalter werden durch den entsprechenden Wert in Deals & Projects ersetzt.
Hier findest du außerdem Beispiel-Dateien mit häufig gewünschten Änderungen.