Ob Zeiterfassungen aller Benutzer, eines individuellen Benutzers, Projekt oder Aufgaben bezogen, mit Deals & Projects erstellst du schnell und einfach einen Stundennachweis für die Zeiterfassung als PDF-Datei und lässt diesen deinem Kunden zukommen - falls gewünscht sogar vollautomatisch mit der Rechnung.


Und so funktioniert es:


  1. Öffne die gewünschte Ansicht der Zeiterfassungs-Einträge, die du in deinem Nachweis auflisten möchtest. In diesem Beispiel wird ein Stundennachweis für die gesamte Zeiterfassung zu einem Kunden erstellt.

    Über das zentrale Kontextmenü der Zeiterfassungsliste kannst du nun den Stundennachweis als PDF erstellen.



  2. Wähle jetzt aus, welche Vorlage du für die Erstellung deines Stundennachweises nutzen möchtest und lade das PDF Dokument entweder herunter oder versende es per E-Mail direkt an deinen Kunden.


    So sieht dein fertiger Stundennachweis mit Gruppierung der Einträge nach Projekt dann aus:



Wie versende ich den Stundennachweis automatisch?


  1. Gehe in die Einstellungen zum Bereich Angebote & Rechnungen und klicke auf Allgemein. 

    Hier kannst du nun hinterlegen, dass der Stundennachweis automatisch mit an die E-Mail angehängt wird, wenn du eine Rechnung verschickst.



Wie passe ich die Vorlage für meinen Stundennachweis an?

Damit du direkt loslegen kannst, haben wir bereits eine Standard-Vorlage für dich hinterlegt. Diese kannst du natürlich noch an deine individuellen Bedürfnisse anpassen.

  1. Öffne dafür beim Erstellen eines Stundennachweises die Option Vorlagen konfigurieren in Einstellungen.


          
  2. Über den roten Plus-Button unten rechts kannst du nun eine neue Vorlage anlegen.

    Lade dafür zunächst die Standard-Vorlage herunter und passe diese dann in Microsoft Word an. Die genaue Vorgehensweise gleicht der der Auftragsvorlagen und wird dir hier erklärt: Vorlagen anpassen



    Gruppierung der Zeiterfassungseinträge

    Die Standard-Vorlage gruppiert die Zeiterfassungseinträge im Stundennachweis standardmäßig nach Projekt.

    Um die Ausgabe deiner Zeiterfassungen anders zu gruppieren, kannst du die hier gelb markierten Platzhalter durch die unten aufgelisteten Alternativen ersetzen.


    Mögliche Gruppierungen:

    - nach Projekt: GroupByProject (siehe Standard-Vorlage oben)

    - nach Kontakt: GroupByContact

    - nach Monat:     GroupByMonth

    - nach Aufgaben:     GroupByTask (Sortierung anhand des Betreffs der Aufgabe)

    - nach Position:     GroupByOrderItem (Sortierung anhand der Reihenfolge der Positionen auf dem Angebot)

    - nach Gruppe: GroupByGroup

    - nach Tag: GroupByDay mit den Platzhaltern Day, WeekDay, WeekDayShort, Month, MonthShort und MonthWithYear (Beispiel-Vorlage zum Download im Anhang)

    - nach Woche:     GroupByMonth mit den Platzhaltern Month, MonthShort und MonthWithYear