Neues Jahr, neues Update! Dich erwarten u.a. erweiterte E-Mail-Funktionen, Tags/Ordner für Dokumente, ein Anwesenheits-Widget, Planumsätze und viele weitere Verbesserungen.
NEU: Abweichende Versand-Mailadressen (SMTP) [Feature Upvote]
Die erste große neue Hauptfunktion sind abweichende Versand-Mailadressen. Du kannst nun weitere SMTP-Konten in deinem Benutzerkonto hinterlegen und so E-Mails nicht nur von deiner persönlichen E-Mail-Adresse aus schreiben, sondern z.B. als Absender auch rechnung@ oder support@ auswählen.
Die Einstellungen dazu findest du unter "Einstellungen → Meine Benutzerdaten":
NEU: Spezielle E-Mail-Adresse für automatischen Rechnungsversand (z.B. rechnung@) [Feature Upvote]
Passend zum oberen Wunsch, gibt es nun auch die Möglichkeit, für den Rechnungsversand von Dauerrechnungen und geplanten Rechnungen, einen alternativen Absender zu definieren.
Die Einstellung dazu findest du unter "Einstellungen → Angebote & Rechnungen → Allgemein":
Diese Option steht übrigens auch individuell pro Mandant zur Verfügung:
NEU: Ordner / Merkmale in der Dokumentenablage [Feature Upvote]
Du kannst hochgeladene Dateien nun mit Merkmalen (Tags) versehen. Nach diesen Merkmalen kannst du auch filtern und erhältst so eine bessere Übersicht.
Vergib deinen PDFs z.B. Merkmale wie "Vertrag", "Protokoll", etc.
Zum Hinzufügen von Merkmalen zu einem Dokument öffne im Kontextmenü "Eigenschaften bearbeiten".
NEU: Anwesenheits-Widget am Dashboard
Das neue Widget für dein Dashboard ermöglicht dir einen schnellen Überblick, wer vom Team gerade am Platz ist, wer sich in der Pause befindet und wer gerade Urlaub hat.
Der Status wird automatisch über die Arbeitszeiterfassung, die Verfügbarkeit und über den Kalender gesteuert.
Füge in deinem Dashboard ein neues Widget vom Typ "Liste" hinzu, wähle als Datenquelle "Benutzer" und als Typ "Anwesenheit".
Hier hast du auch die Möglichkeit, dir nur bestimmte Gruppen anzeigen zu lassen und die Sortierung zu definieren.
NEU: Umsatzforecast inkl. Deals
Über "Rechnungen → Auswertungen", kannst du dir nun den Forecast inkl. Deals anzeigen lassen.
- Umsatz aus erstellten Rechnungen
- Forecast aus geplanten Rechnungen, Dauerrechnungen und Planumsätzen
- Erwarteter Umsatz aus Deals
NEU: Planumsätze für deine Liquiditätsplanung [Feature Upvote]
Planumsätze dienen dazu, einen Forecast über zukünftige Umsätze zu erstellen, mit denen du fix rechnest. Zum Beispiel zugesagte Projektbudgets.
Du kannst Planumsätze manuell, oder auch direkt aus Angeboten anlegen.
Eine ausführliche Anleitung findest du hier:
´Wie erstelle ich einen Planumsatz?
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Ansprechpartner auch ohne Herr/Frau anlegen können [Feature Upvote]
Bisher konnte man bei Ansprechpartnern als Geschlecht nur "Herr" oder "Frau" auswählen. Ab sofort kannst du auch eine "Abteilung" anlegen und somit neutrale Ansprechpartner wie Buchhaltung, Marketing, etc. erstellen.
Diese neutralen Ansprechpartner kannst du dann wie gewohnt für den Versand von Angeboten und Rechnungen verwenden.
Aufgaben, Projekte und Deals können nach Benutzergruppen gefiltert werden
Mit dieser neuen Filterung, kannst du dir nicht nur Aufgaben von einzelnen Benutzern, sondern von kompletten Gruppen anzeigen lassen.
Die Filterung steht dir bei Aufgaben, bei Projekten und bei Deals zur Verfügung.
Abrechnung: Zusammengefasst nach Projekt/Unterprojekt
Wenn du bei der Abrechnung nicht die einzelnen Tätigkeiten/Aufgaben, sondern nur die Projekte auf der Rechnung ausgeben willst, kannst du jetzt einfach "Zusammengefasst nach Projekt" auswählen:
Auf der Rechnung werden dann nur mehr die summierten Projekte ausgegeben und nicht mehr einzelne Zeitbuchungen:
Hinweis: diese Funktion ist vor allem dann sinnvoll, wenn man einheitliche Stundensätze verwendet. Die Option steht nur zur Verfügung, wenn entweder mehrere Projekte (im Kontakt) oder Unterprojekte (im Projekt) vorhanden sind.
Zuweisen von Aufgaben: Benutzer wird automatisch Projektbeteiligter
Beim Zuweisen von Benutzern zu Aufgaben kannst du diese nun automatisch dem Projekt als Beteiligte zuordnen lassen. Die entsprechende Beteiligungsart kannst du in den Einstellungen vorkonfigurieren.
Hinweis: diese Option muss zuvor aktiviert werden und findest du unter "Einstellungen → Deals & Projekte → Allgemein":
Neue Kalenderansicht: Arbeitswochenkalender (5 Tage bzw. Spalten)
Du kannst deine Kalenderansicht nun auf Mo.–Fr. beschränken, wodurch die Spaltenbreite automatisch erhöht wird und du mehr Platz für deine Termine hast.
Wähle dazu als Ansicht "Arbeitswochenkalender" aus:
Bestehende Angebote können als Angebotsvorlage gespeichert werden [Feature Upvote]
Du kannst Angebotsverlagen nun direkt aus einem bestehenden Angebot erstellen, indem du die entsprechende Option aus dem Kontextmenü verwendest:
Überlänge von Notizen und E-Mails wird mit Icon markiert [Feature Upvote]
Ab sofort siehst du anhand eines kleinen Icons, ob die Notiz oder die E-Mail noch mehr Informationen enthält.
Außerdem wurde die Höhe des Notizfeldes geändert, um schon in der Vorschau mehr Informationen anzuzeigen:
Kontaktdaten in die Zwischenablage kopieren [Feature Upvote]
Mit nur einem Klick auf die Anschrift in der Kontaktübersicht kannst du diese nun direkt in die Zwischenablage kopieren:
Deadline von Aufgaben kann einfacher geändert werden
Die Deadline von Aufgaben kann nun direkt mit einem Klick in der Projektübersicht geändert werden:
Im Filter der Inbox kann direkt nach Betrefftitel gesucht werden
Wenn du einen bestimmten Eintrag in deiner Inbox finden willst, öffne den Filter und nutze die neue Funktion "Im Betreff suchen..."
Schnelleres Hinzufügen von Beteiligten bei Projekten
Beim Hinzufügen von Beteiligten zu einem Projekt, gibt es eine neue Option "Hinzufügen & Neu", um schneller mehrere Beteiligte der gleichen Art hinzufügen zu können.
Bei Klick auf "Hinzufügen", schließt sich das Fenster "Neuer Beteiligter".
Bei Klick auf "Hinzufügen & Neu", bleibt das Fenster geöffnet und die Beteiligungsart vorausgewählt:
Versandhistorie von Angeboten/Rechnungen
Du bist dir nicht sicher, wann und wer eine Rechnung verschickt hat? In deiner Angebots- oder Rechnungsliste, kannst du über das Kontextmenü "Weitere Eigenschaften" zum Dokument aufrufen:
In dieser Übersicht findest du ganz unten die Versandhistorie inkl. Datum, Absender und Empfänger;
Halbe Tage bei Urlaubsanträgen
Bei Urlaubsanträgen können nun auch halbe Tage beantragt werden und nicht wie bisher nur volle Tage:
Dazu müssen die zwei zusätzlichen Felder "StartZeit" und "EndZeit" vom Typ "Text" angelegt werden in der Eigenen Tabelle "Urlaubsanträge".
Wie man Urlaubsanträge anhand von "Eigenen Tabellen" in Deals & Projects integriert, erfährst du in diesem Artikel: Wie arbeite ich mit eigenen Tabellen?
Inbox Einträge erst nach Anklicken nicht mehr fett darstellen (BETA)
Bis jetzt werden Einträge in der Inbox als "gelesen" markiert (nicht mehr fett), wenn man die Inbox aufruft.
Mit dieser neuen Einstellung bleibt jeder Eintrag "fett", solange du ihn nicht explizit angeklickt hast.
Hinweis: diese Funktion musst du über "Einstellungen → Kommunikation → Allgemein" aktivieren.
Echtzeit-Änderungen von Status / Benutzer / Text in der Projektübersicht
Hast du die Projektübersicht geöffnet und jemand ändert den Status, Benutzer oder Text einer Aufgabe, wird dies direkt aktualisiert, ohne die Seite neu zu laden.
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WEITERE KLEINE ÄNDERUNGEN
- Maximale Dateigröße für den Upload auf 50 MB erhöht
- Im Kalender werden auch bereits ausgelöste Erinnerungen angezeigt
- Arbeitszeiterfassung: automatische Pausenzeitberechnung wurde verbessert
- Historieneinträge können zu anderem Kontakt/Deal/Projekt verschoben werden
- Neuer Filter in der Kontaktliste: "Hat Merkmale nicht"
- Kalender merkt sich die letzte Ansicht auch nach Verlassen der Seite
- HTML-Editor mit "Formatierung entfernen" erweitert
- Neues Feld "Instagram" bei Kontakten
- Spaltensortierung in Listen wird mit Pfeilchen angezeigt: ↓ ↑
- E-Mail an mehrere Empfänger des gleichen Kontakts werden zu einem Historieneintrag zusammengefasst
- Angebote und Rechnungen im Entwurfsmodus, können zur Prüfung als Word-Datei (docx) heruntergeladen werden
- Excel-Export von Kontaktlisten wurde erweitert (E-Mail 2, E-Mail 3, Auftragsbedingungen, Zahlungsbedingungen)
- Excel-Export von Rechnungen: mit "Fällig am" und "Leistungszeitraum" erweitert