In Deals & Projects gibt es einen Freigabeprozess für sämtliche Abwesenheiten im Kalender, wie z.B. Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, etc. Dieser Freigabeprozess kann individuell in den Einstellungen aktiviert werden. So lassen sich Urlaubsanträge und Genehmigungen abbilden.


Freigabeprozess in den Einstellungen aktivieren

Der Freigabeprozess ist nicht standardmäßig aktiv und muss individuell in den Einstellungen aktiviert werden, wenn er verwendet werden soll. 

  1. Gehe für die Aktivierung in die Einstellungen und klicke im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung auf Allgemein.

  2. Aktiviere dort die Einstellung "Abwesenheiten müssen vom Admin freigegeben werden" im Abschnitt Kalender.

Arbeiten mit aktiviertem Freigabeprozess für Abwesenheiten

Sobald der Freigabeprozess für Abwesenheiten aktiviert ist, ändern sich folgende Abläufe im Kalender:

  1. Alle Abwesenheiten, die durch Mitarbeiter im Kalender eingetragen werden, die keine Administratoren-Rechte haben, erhalten automatisch zunächst den Status "beantragt". So können Urlaubsanträge eingereicht werden, die im nächsten Schritt durch einen Vorgesetzten freigegeben werden. Solange der Status der Abwesenheit "beantragt" ist, kann der Eintrag noch frei durch den Mitarbeiter bearbeitet werden.


  2. Administratoren und Benutzer mit dem Recht "Darf Arbeitszeit aller bearbeiten" (Wie vergebe ich pro Benutzer individuelle Rechte?) sehen unterhalb des Kalenders im Hauptmenü nun einen neuen Menüpunkt: "Abwesenheiten".

  3. Unter dem Menüpunkt Abwesenheiten werden alle angelegten Abwesenheiten in einer Liste angezeigt. Standardmäßig zeigt die Liste dabei erstmal alle Abwesenheiten an, die noch auf eine Freigabe warten. Der Filter kann oben links aber auch verändert werden.


  4. Mit Klick auf den Status des jeweiligen Eintrags, kann der Urlaub/ die Abwesenheit nun genehmigt oder abgelehnt werden.

    Die bereits bearbeiteten und veränderten Einträge werden dem jeweiligen Benutzer auch direkt jeweils grün oder rot gefärbt angezeigt und der Status ändert sich je nach Fall von "Warte auf Freigabe" zu "Abgelehnt" oder "Genehmigt".


    Alternativ können Abwesenheiten über das Kontextmenü (3 Punkte) des Eintrags auch direkt in der Liste gelöscht werden.

  5. Abwesenheiten, die genehmigt oder abgelehnt wurde, sind für den jeweiligen Mitarbeiter nun mit entsprechendem Status im Kalender zu sehen

    Sobald die Abwesenheiten genehmigt oder abgelehnt wurden, können diese nicht mehr vom Mitarbeiter, der den Antrag eingereicht hat, bearbeitet werden. Lediglich Administratoren oder Benutzer mit dem Recht "Darf Arbeitszeit aller bearbeiten" können diese Abwesenheiten noch verändern. Sobald man einen Monatsabschluss der Arbeitszeit macht, werden abgelehnte Abwesenheiten automatisch für den jeweiligen Monat gelöscht.


Wie kann ich darüber benachrichtigt werden, ob mein Urlaub genehmigt oder abgelehnt wurde? 

Workflow für Mitarbeiter, die den Urlaub eintragen 

Über die Funktion Workflows (Wie stelle ich individuelle Workflows ein?) können Benutzer automatisch benachrichtigt werden, sobald eine Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt wird.

Nutze dafür als Auslöser die Entität "Termin" und den Auslöser "Abwesenheit genehmigt" bzw. zusätzlich in einem zweiten Workflow "Abwesenheit abgelehnt" und als Aktion nutzt du die "Benachrichtigung" und stellst ein, ob du per Inbox und/oder E-Mail benachrichtigt werden möchtest. 

Als Benutzer wählst du den "Terminbenutzer" aus.

Workflow für Mitarbeiter, die den Urlaub genehmigen/ablehnen

Auch die Administratoren können darüber benachrichtigt werden, wenn eine neue Abwesenheit angelegt wird. Hierfür wird der Auslöser "Abwesenheit angelegt" genutzt und als Benutzer "Administrator" ausgewählt.