INHALTSVERZEICHNIS



Mit Deals & Projects behältst du stets den Überblick über dein Auftragswesen. Du siehst auf einen Blick, welche Rechnungen bereits bezahlt, welche noch offen und welche überfällig sind.

Damit überfällige Rechnungen dich nicht in Stress versetzen, unterstützt dich Deals & Projects aktiv mit einem zweistufigen Mahnprozess. Aufgrund verschiedener Einflussfaktoren nicht bezahlter Rechnungen werden Mahnungen nie automatisch verschickt. So behältst du die volle Kontrolle und kannst gegebenenfalls zuerst abklären, welcher Grund hinter einer nicht bezahlten Rechnung steckt. Möglicherweise gibt es Probleme bei der Umsetzung eines Projektes und du möchtest einem unzufriedenen Kunden, dessen Projekt schiefläuft, nicht automatisch eine Mahnung zukommen lassen. Außerdem kannst du deine Mahnungen auch direkt als PDF generieren lassen und Mahngebühren hinzufügen.


Im Folgenden zeige ich dir, wie du zu Beginn die Mahnstufen gemäß deiner Arbeitsweise anpasst. Anschließend erfährst du, wie du den Mahnprozess bei überfälligen Rechnungen in Gang setzen kannst. Klingt kompliziert? Ganz und gar nicht!

Schau dir hierzu gerne unser Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.


Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung / Mahnung / Übergabe an Inkasso anpassen

  1. Einstellungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen.

  2. Angebote & Rechnungen öffnen
    Klicke unter Angebote & Rechnungen auf Allgemein.

  3. Zeiträume anpassen
    Unter Mahnungen stellst du nun die Anzahl der Tage ein, die zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung, zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung und nach Mahnung bis Übergabe an Inkasso vergehen. Anhand dieser Einstellungen wird der Mahnprozess in Deals & Pojects aktiv.

    Beispiel: Ist eine Rechnung am 01.01. fällig und du hast 5 Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung eingestellt, so erscheint die Rechnung am 06.01. in der Liste Zu mahnende Rechnungen.


Was bedeutet das konkret? Sobald die eingestellten Tage zwischen Fälligkeit der Rechnung und Zahlungserinnerung vergangen sind, erscheint die Rechnung mit dem Status Offen automatisch in der Liste Zu mahnende Rechnungen.

An dieser Stelle versendest du mit nur zwei Klicks eine Zahlungserinnerung per E-Mail.


Zahlungserinnerung per E-Mail senden

  1. Liste Zu mahnende Rechnungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Rechnungen und lasse dir Zu mahnende Rechnungen anzeigen. Zu mahnende und überfällige offene Rechnungen werden rot dargestellt. Prüfe, ob triftige Gründe vorliegen, keine Zahlungserinnerung zu verschicken.

  2. Zahlungserinnerung per E-Mail senden
    Klicke rechts auf das Kontextmenü einer überfälligen Rechnung und wähle Zahlungserinnerung per E-Mail aus.


  3. E-Mail anpassen und versenden
    Empfänger, Betreff und E-Mail Text werden automatisch ausgefüllt und die entsprechende Rechnung als Anhang angefügt. Nimm gegebenenfalls Änderungen vor und klicke auf E-Mail senden.
    Sobald die E-Mail versendet ist, verschwindet die Rechnung automatisch aus der Liste Zu mahnende Rechnungen und erscheint wieder schwarz in der Liste Offene Rechnungen mit dem Status Erinnert.


Wurde die Rechnung in der eingestellten Frist nicht bezahlt, so erscheint sie mit dem Status Erinnert automatisch erneut in der Liste Zu mahnende Rechnungen. Jetzt kannst du eine Mahnung per E-Mail senden.


Mahnung per E-Mail senden

  1. Liste Zu mahnende Rechnungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Rechnungen und lasse dir Zu mahnende Rechnungen anzeigen. Zu mahnende und überfällige offene Rechnungen werden rot dargestellt. Prüfe, ob triftige Gründe vorliegen, keine Mahnung zu verschicken.

  2. Mahnung per E-Mail senden
    Klicke rechts auf das Kontextmenü einer überfälligen Rechnung mit dem Status Erinnert und wähle Mahnen per E-Mail aus.

  3. E-Mail anpassen und versenden
    Empfänger, Betreff und E-Mail Text werden automatisch ausgefüllt und die entsprechende Rechnung als Anhang angefügt. Nimm gegebenenfalls Änderungen vor und klicke auf E-Mail senden.
    Sobald die E-Mail versendet ist, verschwindet die Rechnung aus der Liste Zu mahnende Rechnungen und erscheint wieder schwarz in der Liste Offene Rechnungen mit dem Status Gemahnt.

Wird die gemahnte Rechnung im eingestellten Zeitraum nicht bezahlt, so erscheint sie nach Ablauf der Frist wieder rot in der Liste Zu mahnende Rechnungen mit dem Status Gemahnt und kann erneut gemahnt werden. Zahlt der Kunde nicht, so musst du dir überlegen, wie du weiter vorgehst. Du kannst die Rechnung ausbuchen, indem du den Status auf Ausgebucht stellst. Oder du übergibst den Vorgang an ein Inkasso Unternehmen und stellst den Status auf Inkasso.

Wichtig: Die Übergabe an Inkasso erfolgt in Deals & Projects nicht automatisch. Hierfür änderst du manuell den Status der Rechnung auf Inkasso. Somit durchläuft die Rechnung nicht mehr den Mahnprozess. Auch das eigentliche Ausbuchen muss mit deinem Steuerberater vorgenommen werden und passiert nicht durch das Setzen des Status.


Du fragst dich bestimmt, ob und wie du die Vorlage des Begleit-E-Mail Textes für die Zahlungserinnerung und Mahnung anpassen kannst. Das zeige ich dir im Folgenden:

E-Mail Vorlage für Zahlungserinnerung und Mahnung anpassen

  1. Einstellungen öffnen
    Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen

  2. Vorlagen Center öffnen
    Klicke unter Angebote & Rechnungen auf Vorlagen Center.

  3. Begleit-E-Mail für Zahlungserinnerung / Mahnung anpassen
    Klicke rechts bei Begleit-E-Mails auf das Stift-Symbol bei Zahlungserinnerung / Mahnung. Mit Hilfe der verfügbaren Platzhalter kannst du an dieser Stelle die E-Mail Vorlage nach deinen Bedürfnissen anpassen. Klicke anschließend auf Speichern.



Mahnungen als PDF Dokument versenden und Mahngebühren hinzufügen.

Du kannst für Mahnungen auch echte PDF Dokumente erstellen lassen und falls gewünscht Mahngebühren hinzufügen. 


Um diese Funktion nutzen zu können, gibt es eine Einstellung unter Angebote & Rechnungen → Allgemein


Hier kannst du die Option "Für Mahnungen PDF Dokument erstellen (ggf. mit Mahngebühren)" aktivieren und optional Mahngebühren hinterlegen. Falls du ohne Mahngebühren arbeiten möchtest, lasse das Feld einfach frei.



Mit den Standard-Einstellungen wird an die E-Mail für die Mahnungen einfach die Rechnung angehangen. Mit der neuen Einstellung wird ein PDF Dokument angehangen, das "Mahnung" heißt, einen eigenen Nummernkreis hat und die optionalen Mahngebühren aufführt. 


Die Nummernkreise der Mahnungen können wie gewohnt in den Einstellungen angepasst werden: Wie passe ich Nummernkreise für Angebote und Rechnungen an?



Die Mahnungen erscheinen dann ebenfalls im Reiter "Angebote/Rechnungen" sowie "Dokumente" im Kontakt.


Individuelle Mahnungen schreiben

Wenn du dir für die Erstellung deiner Mahnung noch mehr Flexibilität wünschst, kannst du diese auch individuell pro Fall erstellen. So kannst du beliebig weitere Postionen hinzufügen, individuelle Mahngebühren bestimmen oder den Text auf der Mahnung nochmal auf den entsprechenden Kunden zuschneiden. 


1. Um diese Funktion nutzen zu können, gibt es eine Einstellung unter Angebote & Rechnungen. Klicke hier auf Allgemein und wähle im Bereich Mahnungen die neue Option Individuelle Mahnung zu Rechnungen erstellen können aus. 



2. Ist die Einstellung aktiviert, gibt es im Kontextmenü (3 Punkte) der zu mahnenden Rechnung einen weiteren Menüpunkt "Individuelle Mahnung" erstellen. 



3. Wählt man diesen aus, öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die neue Mahnung. Hier kann die Mahnung individuell angepasst werden. Füge z.B. weitere Postionen oder eine spezielle Mahngebühr hinzu. Auch die individuellen Mahnungen erscheinen dann im Reiter "Angebote/Rechnungen" sowie unter "Dokumente" im Kontakt.



Original Rechnung als PDF zusätzlich zur Mahnung versenden

Du hast außerdem die Möglichkeit auch deine Originalrechnung zusammen mit dem Dokument für die Mahnung zu versenden. 


Um diese Funktion nutzen zu können, gibt es eine Einstellung unter Angebote & Rechnungen. Klicke hier auf Allgemein und wähle im Bereich Mahnungen die Option Beim E-Mail Versand von Mahnungen die Original-Rechnung mitschicken, um sie zu aktivieren. So wird beim Versand der Mahnung per E-Mail automatisch auch die Originalrechnung als PDF angehängt.