Verbinde deinen E-Mail-Client ganz einfach via IMAP mit deinem Deals & Projects und antworte direkt auf E-Mails.
Im Folgenden zeige ich dir, welche Einstellungen es benötigt, damit du deinen Posteingang mit Deals & Projects verbinden kannst, um somit schnell und einfach auf E-Mails zu antworten.
Hinweis: Um diese Funktion testen zu können, registriere dich einfach für das Beta-Programm unter [email protected]. Anschließend erhältst du alle Informationen, um mit der neuen Funktion arbeiten zu können.
Wo und wie findet die E-Mail Kommunikation statt?
Im Hauptmenü links gibt es einen extra Eintrag E-Mails. Dort findest du den IMAP E-Mail Eingang, das E-Mail Archiv und E-Mails Gesendet.
- IMAP E-Mail Eingang
Nachdem du deinen E-Mail Empfang in deinen Benutzerdaten konfiguriert hast, werden jedes Mal, wenn du den IMAP E-Mail Eingang öffnest, deine E-Mails aus dem Posteingang deines E-Mail Servers abgerufen. Je nach Einstellung werden die abgerufenen E-Mails automatisch in Deals & Projects abgelegt (Voraussetzung: Sender E-Mail-Adresse ist im Kontakt/Ansprechpartner hinterlegt) oder du legst sie entweder einzeln oder gesammelt (rechts oben über den Pfeil E-Mails automatisch ablegen) in Deals & Projects ab. Nachdem du die E-Mails abgelegt hast, kannst du entweder zentral aus deinem IMAP E-Mail Eingang oder aus der Historie des Kontaktes/Projektes, zu welcher die E-Mail abgelegt wurde auf diese antworten.
- E-Mail Archiv
Im E-Mail Archiv findest du sowohl via IMAP als auch via E-Mail Assistent abgelegte E-Mails. Hier werden nur eingehende E-Mails angezeigt.
Hinweis: Auf E-Mails, die via E-Mail Assistent abgelegt wurden, kannst du nicht antworten. Dies liegt daran, dass der E-Mail Assistent ein reiner Ablageassistent ist, der so funktioniert, dass du selbst die E-Mail an Deals & Projects zur Ablage weiterleitest. - E-Mails Gesendet
Unter E-Mails Gesendet findest du alle E-Mails, die du aus Deals & Projects heraus sowohl weitergeleitet oder neu geschrieben hast als auch worauf du geantwortet hast. Sowie E-Mails, die du selbst schreibst und dabei via E-Mail Assistent an Deals & Projects weiterleitest.
Ab wann kann ich auf E-Mails in Deals & Projects antworten?
Sobald du den IMAP E-Mail Empfang in deinen Benutzereinstellungen konfiguriert hast, werden die E-Mails im IMAP E-Mail Eingang abgerufen. Dies geschieht immer dann, wenn du den Eingang öffnest oder auf den Aktualisieren Button oben rechts klickst. Du kannst erst auf E-Mails antworten, wenn sie im Programm abgelegt sind. Zum Ablegen müssen sie einem Kontakt und/oder Deal/Projekt zugewiesen werden.
Wie kann ich abgerufene E-Mails sofort automatisch ablegen lassen?
Beim Einrichten des E-Mail Empfangs via IMAP in deinen Benutzerdaten hast du die Möglichkeit, unten einen Haken zu setzen bei E-Mails automatisch erkennen und ablegen beim Aufruf des E-Mail Eingangs. Ist diese Option angehakt, werden E-Mails, deren Absender E-Mail-Adresse im Programm einem Kontakt oder Ansprechpartner zugewiesen sind, in der Historie automatisch abgelegt.
Tipp: Wird im Betreff der E-Mail die Projektnummer in eckigen Klammern z.B. [PN-111] angegeben, so wird die E-Mail automatisch sowohl in der Historie des Kontaktes als auch in der Historie des Projektes mit der Nummer [PN-111] abgelegt.
Wie funktioniert die automatische Ablage?
- Zuerst wird über die MessageId der E-Mail geprüft, ob diese bereits abgelegt wurde (Dokument-Tabelle).
- Anschließend wird über InReplyTo geprüft, ob die E-Mail eine Antwort auf eine bekannte E-Mail ist. Wenn ja, wird die E-Mail an gleicher Stelle abgelegt.
- Jetzt wird die Absender E-Mail-Adresse hergenommen und der dazugehörige Kontakt (oder Ansprechpartner) geladen. Wenn es mehrere Kontakte mit der gleichen E-Mail-Adresse gibt, findet keine Ablage statt.
- Zum Schluss wird noch geprüft, ob eine Projektnummer im Betreff enthalten ist und die E-Mail zum Projekt abgelegt.