Deals & Projects by everii

In diesem Update ist es endlich so weit: Der kostenfreie externe Projektzugriff ist da! Außerdem erwartet dich die neue Zapier Schnittstelle sowie eine verbesserte Pipeline Performance.

Viel Spaß beim Entdecken der neuen großen Haupt-Features und der weiteren kleinen Verbesserungen, die dir die Arbeit versüßen sollen. 

Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im Dezember Update. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.

NEU: Externer Projektzugriff für Kunden [Feature-Upvote]

Eine lang ersehnte Funktion ist endlich da! Ab sofort kannst du deinem eigenen Kunden einen externen Projektzugriff erteilen, um so die gemeinsame Arbeit und Feedbackschleifen zu vereinfachen. 

In diesem Artikel findest du alle Details zum externen Projektzugriff: Externer Projektzugriff für Kunden [BETA]

Ansicht deines externen Kunden (mit den eingeschränktesten Rechten):

NEU: Zapier Schnittstelle [Feature-Upvote]

Du wolltest schon immer, dass die Anfragen aus deinem Kontaktformular direkt als Deal in Deals & Projects landen? Ohne viel Mühe deinerseits? Wir lassen diesen Traum endlich wahr werden! 

Wie schon vor ein paar Wochen im Newsletter angekündigt, gibt es nun eine neue Schnittstelle zu Zapier. Ab sofort kannst du Deals & Projects mit Zapier verbinden und somit weitere Abläufe in deinem Arbeitsalltag ohne großen Aufwand automatisieren.

Lies dir dazu alle Details in Ruhe durch: Wie richte ich die Zapier Schnittstelle ein und was kann ich damit tun? [BETA]

NEU: Pipeline Performance verbessert

Bei einer großen Menge Deals oder Aufgaben kam es in der Pipeline Ansicht in der Vergangenheit oft zu langen Ladezeiten. Wir haben daher angefangen, diesen Bereich umzubauen und konnten jetzt im ersten Schritt bereits für eine deutliche Verbesserung der Performance sorgen. Diese werden wir mit den kommenden Updates noch weiter ausbauen.

In diesem Video haben wir die Ladezeiten der Deal Pipeline (funktioniert genau so in der Aufgaben Pipeline) vor und nach der Verbesserung einmal gegenüber gestellt. Vor allem die Daten in den Kacheln selbst laden nun deutlich schneller. Einer der ersten Schritte in eine optimierte Zukunft der Pipeline.

NEU: Umzugsfunktion - Daten zu einem anderen Benutzer umziehen

Ein Mitarbeiter scheidet aus und du möchtest, dass ein anderer Mitarbeiter seine Aufgaben, Deals, Erinnerungen, etc. übernimmt? Ab sofort kein Problem mehr - die Umzugsfunktion für Mitarbeiter ist da. 

Unter Einstellungen --> Stammdaten --> Benutzer, Freelancer und Ressourcen findest du die neue Option "Daten zu einem anderen Benutzer umziehen" im Kontextmenü des ausgeschiedenen Benutzers.

Wähle in dieser Maske links, welche Daten du umziehen möchtest und rechts den neuen zuständigen Mitarbeiter:

NEU: Datenschutz - Alle Kundendaten bleiben in Europa

Wie auch schon im letzten Update haben wir uns auch dieses Mal weiterhin mit dem Thema Datenschutz auseinandergesetzt (Privacy Shield Abkommen mit den USA, EuGH erklärt Privacy Shield für ungültig).

So haben wir alle Dienste, die wir einsetzen, gründlich geprüft, Verträge erneuter und sind in Fällen, in denen es nötig war zu Anbietern mit deutschen/europäischen Servern gewechselt. Das Ziel ist es, dass keine Daten mehr in die USA fließen und ausschließlich in der EU bleiben.

Im Zuge dieser Anpassungen haben wir auch unseren AV-Vertrag erneuert. Dieser kann hier: http://download.julitec.de/DSGVO/AV_Vertrag_julitec_GmbH.pdf heruntergeladen werden und falls gewünscht zugesendet werden. Eine neue Zusendung ist aber nicht zwingend notwendig.

Was ist seit dem letzten Update passiert?

• Der Wechsel von Mandrill auf SendInBlue für alle Deals & Project E-Mails, die Kundendaten enthalten, wie z.B. Erinnerungen, At-Mentions, etc.
• Olark Chat wird nicht weiter verwendet (hat nur Interessenten in der Testphase betroffen)

KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!

NEU: Abweichende Anschriften können gelöscht werden

Ab sofort können abweichende Anschriften wieder gelöscht werden.
Um die Anschrift zu löschen, gibt es neben dem entsprechenden Eintrag nun ein Mülleimer-Symbol:

NEU: Gruppen in Projekten können dupliziert und verschoben werden

Ab sofort können Gruppen in Projekten dupliziert und verschoben werden. So können z.B. ganz einfach Musterprojekte angelegt werden und die duplizierten Gruppe dann in das Kundenprojekt verschoben werden.

1. Öffne dafür das gewünschte Projekt und wähle über das Kontextmenü (3 Punkte) der Gruppe die neue Option "Duplizieren". 

2. Wähle dann in der duplizierten Gruppe über das Kontextmenü die Option "In anderes Projekt verschieben" und wähle dort das entsprechende Kundenprojekt aus.

NEU: Reihenfolge der Aufgaben in Pipeline-Ansicht im Projekt kann per Drag & Drop festgelegt werden

Ab sofort kannst du die Reihenfolge deiner Aufgaben in der Pipeline-Ansicht im Projekt per Drag & Drop eigenständig festlegen. Die Reihenfolge bleibt auch nach erneutem Laden noch erhalten.

Öffne dazu die Pipeline Ansicht im gewünschten Projekt und ziehe die Kacheln per Drag & Drop an die gewünschte Stelle. 

So kannst du dir nochmal besser einen Überblick über die Aufgaben verschaffen, Prioritäten setzen und agiler arbeiten.

Schau dir dazu gerne dieses kurze Video an:

Hinweis: Außerdem kann jetzt in der Pipeline-Ansicht direkt der Benutzer einer Aufgabe/ eines Deals bei Klick auf das Benutzer-Icon in der Kachel geändert werden. 

Und in der Aufgabenpipeline kann man nun direkt Aufgaben in den einzelnen Spalten anlegen

NEU: Neue Einstellung - Soll der Eintrag zur Zeiterfassung in die Historie geschrieben werden

In den Einstellungen gibt es eine neue Einstellung zur Zeiterfassung. Diese steuert, ob Texte, die als Memo zu einem Zeiterfassungseintrag eingegeben werden, auch in die Historie geschrieben werden sollen.

Unter Einstellungen --> Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein findest du diese Einstellung im Bereich Zeiterfassung:

Außerdem kann man in der Historie auch die Zeiterfassungen herausfiltern lassen, wenn es zu unübersichtlich geworden ist. Klicke dafür auf das Augen-Symbol oben neben der Historie und wähle die Option "Zeiterfassungen ausblenden".

NEU: Aufgabenplanung - Ungeplante Aufgaben überarbeitet

Auch die Aufgabenplanung wurde überarbeitet. Bei der Anzeige der ungeplanten Aufgaben unten hat sich Folgendes geändert:

1) Die Sortierung der Aufgaben erfolgt nun nach Deadline (nächste Deadline zuerst)

2) Die Anzeige der ungeplanten Aufgaben in der Kachel hat sich um eine dritte Zeile erweitert. So ist nun direkt ersichtlich a) wie viele Stunden geplant (und schon geleistet) sind, b) welche Deadline die Aufgabe hat und c) wer der zuständige Bearbeiter ist (falls bereits festgelegt)

3) Es gibt nun die Option "nur mir zugewiesene Aufgaben anzeigen". Über diese Funktion kannst du dir nur deine eigenen Aufgaben anzeigen lassen. D.h. du siehst alle Aufgaben, die dir bereits zugewiesen wurden und z.B. eine Deadline haben, aber noch keine geplanten Daten und kannst dir diese dann anhand der Deadline für die kommende Woche einplanen.

NEU: Neue Einstellung in den Artikeln - Interne Tätigkeiten als nicht abrechenbar hinterlegen

Da zur Erfassung interner Tätigkeiten keine Leistungsverrechnung erfolgt, können solche Tätigkeiten nun in den Einstellungen pauschal als "nicht abrechenbar" eingestellt werden. So sollte es nicht mehr passieren, dass Zeiten versehentlich nicht auf "nicht abrechenbar" gesetzt werden.

1) Öffne dazu in den Einstellungen deinen Artikelstamm und wähle beim gewünschten Artikel die Option Bearbeiten. 

2) In der Bearbeitungsmaske wählst du dann ganz unten weitere Einstellungen. Dort findest du die Option Abrechenbar und kannst diese deaktivieren.

Hinweis: Bei Auswahl dieser Tätigkeit wird dann automatisch auch die Aufgabe bzw. die gebuchte Zeit auf diese Aufgabe auf "nicht abrechenbar" gesetzt.

NEU: In Workflows kann nun der "Aufgabenersteller" sowie der "Aufgabenbenutzer" verwendet werden

In den Workflows können nun sowohl der Aufgabenersteller als auch der Aufgabenbenutzer als Empfänger einer Benachrichtigung ausgewählt werden.

So kann sich nun z.B. auch derjenige, der die Aufgabe angelegt und einem anderen Benutzer zugewiesen hat, über den Abschluss der jeweiligen Aufgabe benachrichtigen lassen.

Unter Einstellungen --> Kommunikation --> Workflows kannst du einen neuen Workflow anlegen oder einen bestehenden ändern.

Wie du allgemein mit Workflows arbeitest, kannst du hier nachlesen: Wie stelle ich individuelle Workflows ein?

NEU: Neue Einstellung- Beim Anlegen von Aufgaben automatisch den eigenen Benutzer zuweisen lassen

In den Einstellungen im Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein kannst du ab nun festlegen, ob beim Anlegen von Aufgaben direkt der Benutzer zugewiesen werden soll, der die Aufgabe erstellt.

Aktiviere dafür die Option "Neue Aufgaben beim Anlegen direkt dem eigenen Benutzer zuweisen"

NEU: Angebotsvorlagen können dupliziert werden

Und eine letzte kleine aber feine Änderung. Ab sofort kannst du deine Angebotsvorlagen duplizieren und sparst dir so Zeit, wenn du ähnliche Vorlagen anlegen möchtest. Im Kontextmenü der Angebotsvorlage findest du die Option "Duplizieren":

Wie du allgemein mit Angebotsvorlagen arbeitest, erfährst du hier: Wie arbeite ich mit Angebotsvorlagen?