Deals & Projects by everii

Es ist wieder Zeit für ein Update! Dich erwarten u.a. neue Workflow Aktionen und Trigger, eine optimierte Verwendung der mobilen Ansicht, Screenshots in Aufgaben/Artikeln/E-Mails/Historie und die Möglichkeit Kontakten eine Sprache (Deutsch oder Englisch) für Anrede und Vorlagen zuzuweisen. 

Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im Juli Update. 

NEU: In der Historie/ E-Mails/ Aufgaben/ Artikelpositionen können nun Screenshots/Bilder in den HTML Text eingefügt werden

Ab sofort können Screenshots oder Bilder (in der Zwischenablage gespeichert) in den HTML Text eingefügt und ausgegeben werden. 

Das funktioniert in der Historie als Notiz: 

In Aufgabenbeschreibungen:

Als E-Mail:

Und auch in Artikeln/ Positionen:

Und das Beste daran - Die Bilder können auch in den PDF-Dokumenten ausgegeben werden, wenn sie in den Artikelpositionen verwendet werden:

HINWEIS: Als Default Wert ist eine Breite von 500 Pixeln hinterlegt. Alles was darüber ist, wird automatisch kleiner skaliert. Falls diese Größen nicht passen, kann für das Bild vor dem Speichern eine eigene feste Größe definiert werden. Entweder über die Option unter dem Bild in der Toolbar oder per Ziehen an den Ecken des Bildes.

NEU: Auswahl Anrede per Du/Sie und Englisch/ Deutsch bei Kontakten und Ansprechpartnern sowie Sprach-Auswahl in Begleit-E-Mails und Auftragsvorlagen

Im Kontakt/ Ansprechpartner kann nun jeweils die gewünschte Anrede gewählt werden. Sowohl die Sprache (Englisch oder Deutsch) als auch die Anrede per Du oder Sie kann ab sofort ausgewählt werden. Ausgehend davon werden dann nur noch die Vorlagen angezeigt, die der Sprache zugeordnet sind; die Anrede in korrekter Sprache ausgegeben und auch Begleit-E-Mails können nun für die jeweilige Sprache hinterlegt werden und werden ebenfalls vorausgewählt.

Wenn du die Sprache zentral für die ganze Firma hinterlegst, wird diese bei den Ansprechpartnern automatisch korrekt übernommen. Selbstverständlich kannst du aber auch individuell unterschiedliche Sprachen einstellen.

Um die Sprache zu hinterlegen, öffnest du deinen Kontakt und wählst im Menü die gewünschte Sprache aus.

Ist die Sprache hinterlegt, reagieren die Platzhalter, z.B. beim Schreiben einer E-Mail, automatisch auf die hinterlegte Konfiguration. 

In den Einstellungen --> Vorlagencenter --> Begleit-E-Mails gibt es nun ebenfalls die Möglichkeit zwischen deutschen und englischen Begleit-E-Mails zu wechseln und diese gesondert zu hinterlegen.  Schickst du dann ein Angebot für einen Kontakt für den die englische Sprache hinterlegt ist, wird automatisch der englische Begleittext eingefügt.

Und auch bei den Auftragsvorlagen im Vorlagencenter kann nun festgelegt werden für welche Sprachen diese greifen sollen. Erstellst du dann im Kontakt, bei dem Englisch eingestellt ist, ein neues Angebot, so werden dir in der Auswahl der Vorlagen nur die englischen Vorlagen zur Auswahl angezeigt.

NEU: Workflow Trigger: Deadline einer Aufgabe wurde überschritten

Ab sofort gibt es einen neuen Workflow Auslöser für das Überschreiten einer Deadline einer Aufgabe. Somit könnt ihr euch nun z.B. automatisch benachrichtigen lassen, wenn die Deadline überschritten wird.

Wie du allgemein mit individuellen Workflows arbeiten kannst, erfährst du hier: Wie stelle ich individuelle Workflows ein?

NEU: Workflow Aktion: E-Mail versenden mit Auswahl der zugehörigen Vorlage

Außerdem gibt es eine neue Workflow Aktion. Ab sofort kannst du automatisch E-Mails versenden lassen und auch die Vorlage entsprechend vorab auswählen. 

Hierbei kannst du neben internen Empfängern auch deinen hinterlegten Kundenkontakt als Empfänger der E-Mail auswählen. 

In diesem Beispiel könnte man, sobald ein Deal gewonnen wird und die Zusammenarbeit startet, automatisch eine E-Mail zur Begrüßung an den Kunden schicken.

HINWEIS: Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer SMTP Daten hinterlegt haben!

NEU: Optimierung der Verwendung der mobilen Version/Ansicht 

1) Auf dem iPad wird im Portraitmodus nicht mehr in die mobile Ansicht gewechselt
Bei Verwendung des iPads im Porträt-Modus wird ab sofort nicht mehr in die mobile Ansicht gewechselt und immer die Vollversion angezeigt 

2) Neue Domain m.dealsandprojects.com für mobile Version
Ab sofort steht dir die oben genannte Domain für die ausschließliche Verwendung der mobilen Version zur Verfügung. So kommt es nicht mehr dazu, dass ungewollt die Vollversion geladen wird. 

3) Im Benutzer kann man die mobile Version deaktivieren 

Außerdem kann nun in den Benutzer Einstellungen pro Benutzer die mobile Version deaktiviert werden. So kann dann nicht nur auch auf dem Handy standardmäßig die Vollversion verwenden. sondern auch eigenständig durch das Verwenden der jeweiligen URL (my.dealsandprojects.com bzw. m.dealsandprojects.com) steuern, welche Ansicht man haben möchte.

Gehe dafür in die Einstellungen --> Stammdaten --> Benutzer, Freelancer, Ressourcen. Bearbeitest du hier einen deiner Benutzer, findest du in der Bearbeitungsmaske unter weitere Einstellungen die neue Einstellung:

NEU: @-mention E-Mails können über den eigenen SMTP Server verschickt werden

Alle E-Mail Benachrichtigungen zu At-Mentions in der Historie wurden bisher ausnahmslos über unseren Drittanbieter versendet. Leider wurden dadurch in der Vergangenheit oftmals E-Mails als Spam markiert und wir hatten in den letzten Wochen mit ein paar Ausfällen/ Verzögerungen beim Versand zu kämpfen. Um dieses Problem nun zu umgehen, können alle E-Mails zu At-Mentions nun auch über den eigenen SMTP-Server versendet werden. 

Für die Nutzung dieser Möglichkeit, kannst du ganz einfach die Option in den Einstellungen unter Stammdaten --> Listen, Historie, Inbox,... aktivieren.

NEU: Die API kann nun auch von Benutzern verwendet werden, die keine Administratoren sind

Ab sofort kann die API auch von Hauptbenutzern verwendet werden. In den Benutzer Einstellungen gibt es dafür eine neue Einstellung, bei der der Zugriff auf die API pro Hauptbenutzer individuell freigegeben oder gesperrt werden kann. Diese ist standardmäßig für alle Hauptbenutzer aktiv. 

HINWEIS: Die Einstellung gibt es nur für Hauptbenutzer, da der API-Zugriff für Administratoren immer aktiv ist. 

Wie du generell mit der API arbeitest, kannst du hier nachlesen: Zugriff auf das API

NEU: Aufgabenbeteiligte können eine Beteiligungsart zugewiesen bekommen

Ab sofort können unter Einstellungen --> Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung Beteiligungsarten für Aufgaben hinterlegt werden.

Genau wie bei den Beteiligungsarten für Projekte kannst du deinen beteiligten Kontakte so nun eine Beteiligungsart zuweisen und für mehr Übersicht und Klarheit in den Aufgaben sorgen

NEU: E-Mails können in mehrere Archiv-Ordner abgelegt werden

Außerdem kannst du ab sofort mehrere Archiv-Ordner bei der IMAP Konfiguration anlegen und deine bearbeiteten E-Mails so in unterschiedliche Ordner verschieben.

Öffne dafür deine IMAP Einstellungen (Wie lege ich E-Mails ab via IMAP?) und füge die gewünschte n Ordner unten ein, jeweils getrennt durch ein "|".

Beim Abhaken der E-Mail im E-Mail Eingang wird dann gefragt, in welchen Ordner die E-Mail verschoben werden soll.

HINWEIS: Diese Funktion ist vor allem für Office 365 User interessant. Mit einem Gmail Account steht diese Funktion nicht zur Verfügung, da in diesem Umfang nicht auf die Ordner Struktur zugegriffen werden kann.

NEU: Aus einer neuen E-Mail heraus können direkt ein Deal/Projekt und ein Ansprechpartner angelegt werden

In der E-Mail Inbox gibt es nun zwei neue Optionen zum direkten Anlegen eines Deals/Projektes und eines Ansprechpartners. Klickt man in das Feld zum Zuordnen einen Deals/Projektes so findet sich dort nun die Option "Deal oder Projekt anlegen". 

Ebenso findet sich bei Klick auf das Feld zum Zuordnen des Kontaktes/Ansprechpartners die neue Option "Neuen Ansprechpartner in bestehendem Kontakt anlegen"

NEU: Freshdesk Ticketing-Integration

Es gibt eine neue Integration für den Ticketing-Service Freshdesk. Wenn du euren Freshdesk Account per API in den Einstellungen verbindest, werden euch im Kontakt die jeweiligen Tickets angezeigt.

Den API Key sowie die Freshdesk URL kannst du deinen Benutzerdaten in Freshdesk entnehmen.

Im Kontakt werden dann die vorhandenen Tickets, samt Status und Verlinkung zu Freshdesk angezeigt.

NEU: Neues Recht: Darf Vorlagen bearbeiten

In den Einstellungen gibt es nun pro Benutzer/ pro Benutzergruppe das Recht "Darf Vorlagen bearbeiten". Sollte ein Benutzer/ eine Gruppe nicht grundsätzlich das Recht haben alle Einstellungen sehen und bearbeiten zu dürfen, kann so nur das Bearbeiten von Vorlagen freigegeben werden.

Das Recht umfasst sämtliche Vorlagen im System: Angebotsvorlagen, Textvorlagen, E-Mail Vorlagen, etc. Hier findest du die Ansicht, die eine Person mit diesem Recht dann hat:

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KLEINE ÄNDERUNGEN

• PDF-Viewer: Der Start Zoom Faktor kann nun bei Verwendung des neuen PDF-Viewers eingestellt werden. (unter Einstellungen --> Stammdaten --> Listen, Historie, Inbox,..)
• Aufgabenliste kann gefiltert werden nach Ersteller, Projektmanager, Projektstufe und Projektkategorie.
• In der zentralen Suche kann nun auch nach archivierten Projekten gesucht werden, indem ein ">" vor die Suchanfrage gesetzt wird. Wie funktioniert die Suche?
• In der zentralen Suche werden nun neben den Kontakten auch die laufenden Deals und Projekte zu den Kontakten angezeigt.
• Im E-Mail Archiv und Eingang gibt es nun eine Suche nach Sender, Empfänger und Text.

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ANKÜNDIGUNG

WANTED: Beta-Tester für das neue Feature "Projekt Budget". 

Seit einiger Zeit arbeiten wir an einer neuen Funktion, die das Arbeiten mit echten Budgets innerhalb der Projekte ermöglichen soll. Ab Ende Juli starten wir dafür eine Beta-Testphase und würden uns freuen, wenn ihr Lust habt daran teilzunehmen und wir die Funktion gemeinsam mit euch, eurem Input und der Nähe zur praktischen Anwendung im Alltag 120% rund machen. 

Falls du daran Interesse hast, melde dich gerne unter [email protected]