Das nächste Update ist da! Dich erwarten u.a. Benutzerrechte und Vorlagen für Termine, eine verbesserte Abrechnung und einige Optimierungen bestehender Funktionen.

Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im Oktober Update.


NEU: Mehraufwände in Dauerrechnungen können automatisch mit abgerechnet werden (optionale Funktion)


Bei monatlichen Abrechnungen, die über Dauerrechnungen abgebildet werden, können nun auch über das Kontingent hinausgehende Zusatzaufwände abgerechnet werden.


Beispiel: Dein Kunde hat ein monatliches Support-Kontingent von 10h. Diese 10h werden monatlich über die Funktion Dauerrechnung abgerechnet. Nun fallen im dazugehörigen Projekt immer wieder Zeiten an, die über die 10h hinausgehen. Diese kannst du nun beim Erstellen der Dauerrechnung automatisch mit abrechnen lassen.


WICHTIGER HINWEIS: Damit diese Funktion genutzt werden kann, muss die Dauerrechnung mit einem Projekt verknüpft sein!


Um die zusätzlich angefallenen Stunden automatisch abrechnen zu lassen, muss ein neuer Systemartikel zur Dauerrechnung hinzugefügt werden.



Beim Erstellen der Rechnung aus der Dauerrechnung erkennt Deals & Projects den Artikel und prüft dann, ob und welche offenen Zeiterfassungen im Projekt (und ggf. Unterprojekt) vorhanden sind.


Ist die Summe der offenen Zeiterfassungen größer, als das Kontingent, so wird die Differenz als Position in der Dauerrechnung ausgegeben. Die Einheit der Position (Std. oder Tage) wird dabei berücksichtigt.


Ist die Summe kleiner als das Kontingent, wird die zusätzliche Position automatisch von der Rechnung entfernt.


Hier wird dir die neue Funktion detailliert erklärt und anhand von Anwendungsbeispielen verdeutlicht: Mehraufwand in Dauerrechnung automatisch abrechnen

NEU: Benutzerrechte für Termine

Für Termine gibt es nun das gleiche Rechtekonzept, wie u.a. für Kontakte und Projekte. Ab sofort kann also pro Benutzer und Benutzergruppe eingestellt werden, ob Hauptbenutzer alle Termine, nur eigene Termine oder keine Termine sehen, bearbeiten und löschen dürfen.

                    


Hier erfährst du, wie du allgemein mit Benutzerrechten arbeiten kannst:

Wie vergebe ich pro Benutzer individuelle Rechte?

Wie stelle ich Benutzerrechte in Gruppen ein?


NEU: Terminvorlagen


Auch für Termine können jetzt Terminvorlagen in den Einstellungen angelegt werden. Wird dann im Kalender ein neuer Termin angelegt, so kann eine gewünschte Vorlage ausgewählt werden. 

Aufgrund der Vorlage werden Felder in der Termin Eingabemaske schon vorausgefüllt. Die Vorlagen können auch direkt beim Anlegen eines Termins heraus gespeichert werden.

              


Alles zu den neuen Terminvorlagen erfährst du auch hier: Terminvorlagen


NEU: Terminkategorien, farbliche Kennzeichnung von Terminen und Filtermöglichkeiten


Für Kalendereinträge lassen sich nun farbliche Kategorien in den Einstellungen anlegen. Diese können Terminen zugeordnet werden, um anschließend danach filtern zu können.


Alle Details zu den Terminkategorien kannst du hier nachlesen: Terminkategorien und farbliche Kennzeichnung von Terminen

Außerdem zeigen wir nun auch Ressourcen in den Terminen an, um diese bearbeiten zu können.

Wenn ein Termin angelegt wird und Benutzer/Ressourcen bereits gebucht sind, wird nun außerdem eine Warnung ausgegeben. 

NEU: Mehrtägige Termine mit Uhrzeit werden nicht mehr als ganztägig im Kalender angezeigt


Mehrtägige Termine mit Uhrzeit werden nicht mehr als "ganztägig" dargestellt, sondern die Uhrzeiten werden beachtet. Die Darstellung der Kalenderwoche wird je nachdem, ob man im Kalender vor- oder zurückspringt, entsprechend ausgewählt.


Bisherige Ansicht ganztägiger Termine:

Bisher wurden Termine, die über mehrere Tage gehen, einfach oben für den gesamten Tag angezeigt



Neue Ansicht ganztägiger Termine: 

In der neuen Ansicht wird die Uhrzeit berücksichtigt und der Termin wirklich im richtigen Timeslot angezeigt.



NEU: What's Up Box - Auf Wunsch ist der Termin-Buchen-Button immer sichtbar

Standardmäßig erscheint neben dem "What's Up"-Button die Option, eine "Erinnerung anlegen" anzulegen. Diese Option kann man nun auch auf "Termin anlegen" umstellen. 


Die entsprechende Einstellung findest du unter "Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung" --> Allgemein und heißt "What's Up Box: Neuer Termin ist die Standardaktion"


NEU: Für Auftragsbestätigungen können Angebotsvorlagen verwendet werden


Beim Anlegen von Auftragsbestätigungen lassen sich ab sofort ebenfalls die Angebotsvorlagen nutzen, um dem Kunden auch ohne Angebot direkt Standard-Aufträge bestätigen zu können.


NEU: Zeitbuchungen für interne Projekte können automatisch als nicht abrechenbar markiert werden


Es gibt eine neue Einstellung, um die Zeiten interner Projekte automatisch als "nicht abrechenbar" zu kennzeichnen.


Als "interne Projekte" gelten alle Projekte, die in Deals & Projects keinem Kunden zugewiesen sind.


Um die Einstellung zu aktivieren, gehe zu Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein.

Du findest die Einstellung unter "Zeiten, die auf Projekte erfasst werden, die keinem Kunden zugeordnet sind, sollen den Status 'Nicht abrechenbar' erhalten".



Es gibt außerdem einen neuen Menüpunkt, mit dem die Zeiten gemeinsam als "Nicht abrechenbar" gekennzeichnet werden können.


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KLEINE ÄNDERUNGEN


  • Pflichtfelder für Termine: Die Felder "Ressourcen" und "Projekt" können in den Einstellungen zu Pflichtfeldern gemacht werden.  
  • Pflichtfelder für Projekte: Die Felder "Start", "Ende" und "Kategorie" können in den Einstellungen zu Pflichtfeldern gemacht werden.