Es ist wieder Zeit für ein Update! Dich erwarten u.a. neue Abrechnungs-Möglichkeiten, Projekt- sowie Kontakt-Auswertungen, E-Mail Vorlagen und viele kleine Verbesserungen.
Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im August Update. Schau gerne unser kurzes Video an oder lies dir alle Details in Ruhe durch.
NEU: E-Mail Vorlagen [Feature Upvote][BETA VERSION]
Die erste große neue Hauptfunktion sind die E-Mail Vorlagen. Damit lösen wir uns von den reinen Textbausteinen und bieten zusätzlich vollständige Vorlagen an, für die du auch den Betreff, Anhänge und Erinnerungen vorab definieren und dann verwenden kannst.
In diesem Artikel findest du alle Details zu den E-Mail Vorlagen ausführlich erklärt: Wie arbeite ich mit E-Mail Vorlagen?
NEU: Projekt-Auswertungen [BETA VERSION]
Im Bereich Projekte gibt es jetzt einen neuen Bereich für Auswertungen. Dort kannst du deine Projekte nun übergreifend und anhand unterschiedlicher Kriterien auswerten.
In diesem Artikel findest du alle Details zu den Projekt-Auswertungen: Wie nutze ich die Projekt-Auswertungen?
NEU: Kontakt-Auswertungen
Im Bereich Kontakte findest du ab sofort ebenfalls einen neuen Bereich für Auswertungen. Dort kannst du - gefiltert nach verschiedenen Zeiträumen - deine umsatzstärksten Kunden einsehen sowie eine Übersicht über deine neuen Kontakte pro Stufe und Merkmal bekommen.
NEU: Auswertungen Zeiterfassung
Und auch im Bereich Zeiterfassung findest du einen neuen Bereich für Auswertungen. Unter Zusammenfassung findest du hier nun alle Zeiten zusammengefasst nach Kunde, Tätigkeit, Warengruppe, Benutzer oder Projekt.
Für verschiedene Zeiträume lassen sich so auf einen Blick alle Zeiten gesamt zusammengefasst einsehen. Außerdem siehst du auf einen Blick, wie viel Prozent davon nicht abrechenbar ist und wie viele Stunden noch abzurechnen sind. Zusätzlich wird dir in der Zeile darunter auch angezeigt, um welchen €-Betrag es sich dabei handelt.
NEU: Neue Abrechnungs-Option: Gruppen abrechnen [BETA VERSION]
Du kannst jetzt auch gezielt einzelne Gruppen sowie Unterprojekte aus deinen Projekten abrechnen. Diese Funktion ist u.a. sehr hilfreich bei Projekten, die in Phasen eingeteilt sind und auch dementsprechend abgerechnet werden sollen.
In diesem Artikel findest du alle Details zur neuen Abrechnungs-Option: Wie rechne ich einzelne Gruppen im Projekt ab?
NEU: Aus einer Gruppe ein Unterprojekt machen können
Ab sofort können Gruppen im Projekt mit wenigen Klicks in Unterprojekte umgewandelt werden. Bei großen Projekten kann man so noch viel besser organisieren und den Überblick behalten.
Übernehme so z.B. die Angebotsstruktur, um direkt Aufgaben aus dem Angebot anlegen zu lassen und wandel für mehr Übersichtlichkeit einige der daraus entstandenen Gruppen anschließend in Unterprojekte um. So können diese Unterprojekte z.B. auch gezielter abgerechnet werden.
1. Klicke dafür auf das Kontextmenü (3 Punkte) der Gruppe und wähle die Option "In Unterprojekt umwandeln"
2. Deine Gruppe wird in ein Unterprojekt umgewandelt und kann nun so weiter bearbeitet werden.
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KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!
NEU: Überarbeitete Arbeitszeiterfassung: Das Feature Arbeitszeiterfassung wird auch bis zum kommenden Update noch als BETA-Version geführt!
Überstundenausgleich im Kalender verringert die Sollzeit in den Auswertungen/Liste des Benutzers
Bisher war es so, dass eine Abwesenheit vom Typ "Überstundenausgleich" keinen Einfluss auf die Sollzeit genommen hat und hauptsächlich als Angabe der Abwesenheit berücksichtigt wurde.
Damit es dem Mitarbeiter, der tagesgenau Arbeitszeit erfasst, aber leichter gemacht wird und er immer aktuell einsehen kann wie viele Stunden Sollzeit er auch inklusive Abwesenheiten (Urlaub, Überstunden, etc.) zu erfassen hat, verringert ein Überstundenausgleich im Kalender jetzt die Sollzeit des Benutzers in der Liste und in den Auswertungen.
Eine weitere, detaillierte Erklärung zum Thema Überstundenausgleich und Arbeitszeiterfassung findest du hier: Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung? [BETA]
Arbeitszeitbericht: Neuer Platzhalter für die Ausgabe der Pausenzeit
Für die Ausgabe der Pausenzeit im Arbeitszeitbericht gibt es nun zwei Optionen:
1. In der Standardvorlage wurde bisher der Platzhalter {{PauseTime}} verwendet. Dieser gibt die Pause aus den Verfügbarkeiten des Mitarbeiters aus. Hat der Mitarbeiter eine Verfügbarkeit von 08:00-12:00 Uhr und von 13:00-17:00 Uhr hinterlegt, so wird jeden Tag 1 Stunde Pause (12:00-13:00 Uhr) ausgegeben.
2. Dieser wurde nun ausgetauscht gegen den Platzhalter {{ActualPauseTime}}. Dieser Platzhalter gibt die tatsächliche Pausenzeit auf Basis der erfassten Arbeitszeit aus. Bei einem Eintrag von morgens-abends, wird dabei also die Pausendauer des Eintrags ausgeben und bei mehreren Einträgen pro Tag die Summe der Abstände dazwischen.
Wenn du weiterhin den Platzhalter für die Pause aus den Verfügbarkeiten verwenden möchtest, kannst du diesen ganz einfach in deiner Vorlage austauschen.
Alle Details zur Arbeitszeiterfassung kannst du hier im Detail nachlesen: Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung? [BETA]
NEU: Feiertage für Österreich hinterlegen
Ab sofort kann in den Einstellungen neben den deutschen Bundesländern auch das Land "Österreich" für die Ausgabe der Feiertage im Kalender ausgewählt werden.
Diese Einstellung findest du global unter Einstellungen --> Aufgaben, Zeiterfassung, Kalender --> Allgemein oder aber individuell pro Benutzer in den jeweiligen Benutzer-Einstellungen.
NEU: Neues Intervall für wiederholende Aufgaben: Werktags
Bei wiederholenden Aufgaben, bei denen man das Intervall auf "täglich" setzt, werden aktuell auch am Wochenende Aufgaben angelegt.
Damit bei einem täglichen Intervall aber alternativ auch nur die Werktage berücksichtigt werden, gibt es nun das neue Intervall "Werktags". 
Wie du generell mit wiederholenden Aufgaben arbeiten kannst, kannst du hier im Detail nachlesen: Wie lege ich wiederholende Aufgaben an?
NEU: Geplante Zeiten aus den Aufgaben werden in der Übersicht und in den Projektauswertungen angezeigt
Sowohl in der Übersicht als auch in den Auswertungen im Projekt sieht man ab sofort den geplanten Wert der Zeiten aus den Aufgaben.
Hat man z.B. eine Budget-Pauschale mit X Stunden im Monat, hat man bisher in den Auswertungen lediglich die gebuchten Zeiten gesehen. Mit dem neuen Wert kann man nun auch jederzeit vergleichen wie viel von dem geplanten Budget bereits in den Aufgaben verplant wurde und ob noch Raum für weitere Aufgaben in dem entsprechenden Monat bleibt.
In der Übersicht sieht das Ganze dann so aus:
Auch in den Auswertungen wird nun dieser Wert eingeblendet
Fall 1: Das Projekt hat ein Volumen/Budget gesetzt
In diesem Fall sieht man unterhalb des Soll-Wertes (Volumen/Budget aus dem Projekt: 2300€) den Betrag der Summe der geschätzten Zeiten in den Aufgaben. Im Vergleich zum geplanten Volumen von 2.300€ sieht man in diesem Beispiel, dass die angelegten Aufgaben das Volumen weit überschreiten und sich der geplante Wert der Aufgaben auf 6.930€ beläuft.
Im Tool-Tip (graue Anzeige unterhalb der Werte) findet man außerdem den Wert wieder, den man angeboten hat. In diesem Fall waren es lediglich 150€.
Fall 2: Das Projekt hat kein Volumen/Budget gesetzt.
Hat das Projekt kein Volumen oder Budget gesetzt, so wird für den Sollwert der Betrag der Summe der geschätzten Zeiten in den Aufgaben herangezogen. Im Vergleich sieht man darunter, welchen Wert man dem Kunden angeboten hat.
NEU: Neuer Auswahlmodus "Alle angezeigten auswählen" [Feature Upvote]
Ein erster Schritt in Richtung "Alle auswählen" ist getan. Ab sofort gibt es die Option "Alle angezeigten auswählen" mit denen man alle Einträge einer Ansicht auswählen und so z.B. exportieren kann.
Wähle z.B. alle 100 angezeigten Angebote aus und exportiere sie in einem Rutsch als Zip-Datei.
In kommenden Updates werden wir die Struktur weiter verändern, sodass zukünftig auch wirklich alle Einträge einer Liste (nicht nur angezeigte) gleichzeitig ausgewählt werden können.
1. Wechsel dafür in der gewünschten Ansicht über das Kontextmenü (3 Punkte) in den Auswahlmodus
2. Hier findest du nun ebenfalls über das Kontextmenü (3 Punkte) die Option "Alle angezeigten auswählen"
NEU: Icon auch für Gruppen hinterlegbar
Was für die Benutzer schon lange funktioniert, funktioniert jetzt auch auf Ebene der Gruppen: Auch hier kannst du nun individuelle Icons/Bildchen pro Gruppe hinterlegen.
1. Gehe dafür in die Gruppen Einstellungen (Einstellungen --> Stammdaten --> Gruppen) und öffne eine beliebige Gruppe
2. Oben rechts findest du das Gruppen Icon. Klicke auf das Icon und lade das gewünschte Bild für diese Gruppe hoch.
NEU: Farben können auch für Kontakt-, Deal- und Projektstufen hinterlegt werden
Ab sofort können auch für alle Kontakt-, Deal- und Projektstufen individuelle Farben pro Stufe hinterlegt werden, um diese noch deutlicher herauszustellen.
In den Einstellungen im Bereich Kontakte sowie Deals & Projekte findest du die jeweiligen Einstellungen zu den Kontakt Stufen, Deal Stufen und Projekt Stufen.
1. Klicke auf das Kontextmenü (3 Punkte) der gewünschten Stufe und wähle Bearbeiten.
2. Klicke auf das Farbfeld in der Bearbeitungsmaske und wähle deine gewünschte Farbe mithilfe verschiedener Optionen aus
In der Kontaktliste hat die Stufe "Kunde" nun die dort hinterlegte Farbe 
NEU: Neuer Workflow Auslöser "Deal verloren"
In den Workflows kannst du nun hinterlegen, dass du z.B. benachrichtigt wirst, sobald ein Deal verloren wurde. Der Auslöser "Deal verloren" kann aber natürlich auch mit allen anderen Aktionen kombiniert werden. 
Wie du allgemein mit Workflows arbeitest, kannst du hier nachlesen: Wie stelle ich individuelle Workflows ein?
NEU: In der Projektliste werden Beteiligte angezeigt
In der Projektliste kann man sich nun auch Beteiligte anzeigen lassen. Aktiviere dafür über das Kontextmenü (3 Punkte) ganz einfach die Spalte "Beteiligte" und schon werden dir alle Beteiligten deines Projektes in der Liste angezeigt. Und das Beste: Die Beteiligten können ab sofort natürlich auch im Excel Export ausgegeben werden.
NEU: Neue Kennzahl im Dashboard: Freizugebende Zeiterfassung
Wenn für die Zeiterfassung in Deals & Projects der Freigabe-Workflow aktiv ist (Wie aktiviere ich den Freigabe Workflow für Zeiterfassungen?), kann ab sofort eine neue Kennzahl im Dashboard verwendet werden, die die noch freizugebende Zeit anzeigt.
Füge dafür eine neue Kennzahl im Dashboard hinzu und treffe folgende Auswahl:
