Das nächste Update ist da! Dich erwarten u.a. Projekt- und Kunden-Budgets, Mahnungen als PDF-Datei samt optionaler Mahngebühren und einige Optimierungen bestehender Funktionen.
Hier findest du einen Überblick über alle neuen Funktionen im November Update.
NEU: Projekt- und Kunden-Budgets
Mit diesem Update gibt es jetzt eine eigene Funktion für die Budgetverwaltung. Dadurch ist es möglich, nicht nur nach Zeiten, sondern auch nach Budgets zu planen und abzurechnen.
Hinterlege pro Projekt oder Kunde Budgets mit festem Betrag. Alle Zeiten, Kosten und Eingangsrechnungen, die auf das Budget gebucht werden, wirken sich dann auf den Fortschritt des Budgets aus. Einem Budget können Projekte und Aufgaben eines Kunden zugeordnet werden. Alle Zeiten, die dann auf diese Aufgaben erfasst werden, werden auch auf das Budget gebucht.
Die Möglichkeiten sind hier sehr flexibel und auf deinen individuellen Fall anpassbar.
Hier erfährst du detailliert, wie du die neue Budget-Funktion verwenden kannst: Projekt- und Kunden-Budgets [BETA]
NEU: Placetel (CTI) Integration
Ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags ist das Telefonieren! Ab sofort kannst du für die Telefonie nicht nur sipgate als Anbieter verwenden, sondern auch Placetel.
Placetel ist eine webbasierte Telefonanlage für dein Unternehmen, mit der du Anrufe mit einem Klick starten und abnehmen kannst. Du musst nur den gewünschten Kontakt aufrufen und auf die Telefonnummer des Kontaktes klicken.
Hier erfährst du wie du die Placetel Integration einrichten und nutzen kannst: Wie aktiviere ich die Placetel Telefonie-Integration? [BETA]
NEU: Mahnwesen: PDF-Dokumente für Mahnungen und Hinterlegen von Mahngebühren
Wir haben das Mahnwesen erweitert. Ab sofort kannst du für Mahnungen echte PDF Dokumente erstellen lassen und falls gewünscht auch Mahngebühren hinzufügen.
Um diese Funktion nutzen zu können, gibt es eine neue Einstellung unter Angebote & Rechnungen --> Allgemein
Hier kannst du die Option "Für Mahnungen PDF Dokument erstellen (ggf. mit Mahngebühren)" aktivieren und optional Mahngebühren hinterlegen. Falls du ohne Mahngebühren arbeiten möchtest, lasse das Feld einfach frei.
Der Ablauf des Mahnvorgangs in der Software bleibt unverändert. Wie du allgemein mit dem Mahnwesen arbeitest, erfährst du hier: Wie funktioniert das Mahnwesen?
Mit den Standard-Einstellungen wird an die E-Mail für die Mahnungen einfach die Rechnung angehangen. Mit der neuen Einstellung wird ein PDF Dokument erstellt und angehangen, das "Mahnung" heißt, einen eigenen Nummernkreis hat und die optionalen Mahngebühren aufführt.
Die Nummernkreise der Mahnungen können wie gewohnt in den Einstellungen angepasst werden.
Die Mahnungen erscheinen dann ebenfalls im Reiter "Angebote/Rechnungen" sowie "Dokumente" im Kontakt.
NEU: Kosten aus Waren anlegen, die auf Rechnungen vorhanden sind
Ab sofort können im Projekt Kosten für Waren angelegt werden, die schon auf Rechnungen vorhanden sind. Was bedeutet das genau?
Hierbei geht es vor allem um die Projekt-Auswertungen. Hat man z.B. den Fall, dass man ein festes Angebot mit Tätigkeiten und Waren angeboten hat und aus diesem Angebot direkt eine Rechnung erstellt, erfasst man im Projekt in der Regel nicht nochmal direkt die Kosten für diese Waren. Die internen Kosten (Einkaufspreis) für die Waren auf diesen Rechnungen möchte man aber trotzdem in den Auswertungen sehen können.
Und genau dafür gibt es jetzt eine neue Funktion!
1. Um diese nutzen zu können, muss in den Einstellungen im lilafarbenen Bereich Aufgaben, Kalender & Zeiterfassung --> Allgemein die Option "Kosten können im Nachhinein für Waren auf Rechnungen erzeugt werden" aktiviert werden.
2. Bei Klick auf das Kontextmenü der entsprechenden Rechnung erscheint dann eine neue Option "Kosten erzeugen für Waren":
HINWEIS: Dieser Ablauf funktioniert nur, wenn die Rechnung einem Projekt zugewiesen ist!
3. Die Kosten der Rechnung werden dann wie gewohnt als Kosten im Reiter Zeiterfassung hinzugefügt und erhalten automatisch den Status abgerechnet, da sie ja bereits auf der Rechnung enthalten sind und daraus generiert werden.
4. Die Einkaufspreise dieser Waren werden dann in den Auswertungen als Kosten erfasst und aufgelistet.
NEU: Urlaubskonto und Überstunden sind in den eigenen Benutzerdaten einsehbar
Ab sofort kann jeder Benutzer sein eigenes Überstunden- und Urlaubskonto in den Benutzerdaten einsehen.
Klicke dafür auf dein Profilbild oben rechts in der Ecke und wähle Meine Benutzerdaten. Wie aus den anderen Bereichen gewohnt, erhält nun jeder Benutzer für sich eine frei aufrufbare (unabhängig von Rechteeinstellungen, etc.) einsehbare Übersicht über seine eigenen Daten.
NEU: Zeiterfassung verwendet Stundensatz aus Benutzer (nicht Tätigkeit)
Ab sofort können für die Zeiterfassung auch gesonderte Stundensätze aus Benutzern herangezogen werden. Dadurch lassen sich z.B. Fälle abbilden, in denen die Arbeit eines Senior Programmierers mit 100€ Stundensatz berechnet werden soll, die eines Juniors aber mit 80€.
Hierfür gibt es in den Einstellungen des jeweiligen Benutzers ein neues Feld "Stundensatz zur Abrechnung €"
Der dort hinterlegte Stundensatz wird verwendet, wenn im Artikel selbst kein Stundensatz hinterlegt ist. Um den oben beschriebenen Fall abzubilden, muss also im Artikelstamm ein Artikel/eine Tätigkeit "Programmierung" mit einem Stundensatz von 0€ hinterlegt werden.
In den Benutzer Einstellungen des Senior Programmierers hinterlegt man dann 100€ und im Junior 80€.
Wird nun durch den jeweiligen Benutzer eine Zeit auf die Tätigkeit Programmierung erfasst, wird jeweils der hinterlegte Stundensatz des Benutzers für die Berechnung herangezogen und nicht der Wert aus dem Artikel.
NEU: Freelancer/Zeiterfasser: Kann nun auch für die Berechnung der Kapazitäten und Auslastungen berücksichtigt werden
Freelancer können nun auch bei der Berechnung der Auslastung und Kapazitäten berücksichtigt werden.
Dafür gibt es in den Benutzer Einstellungen des Zeiterfasser/Freelancers im Bereich weitere Einstellungen eine neue Option: "Bei Berechnung der Auslastung und Kapazität berücksichtigen"
Diese Einstellung wirkt sich dann auf alle Kapazitätsberechnungen aus, z.B. auf die Auswertungen der Aufgaben "Freie Kapazität" und auf die Dashboard Kennzahl "Auslastung der nächsten 60 Tage". Außerdem taucht der Freelancer überall auf, wo es um Abwesenheiten und Arbeitszeiten geht.
NEU: Pipeline Ansicht: Spalten können individuell ausgeblendet werden
Ab sofort können in allen Pipeline Ansichten auch Spalten ausgeblendet werden.
Ein Klick auf das Kontextmenü der jeweiligen Spalte, öffnet die neue Option "Spalte ausblenden".
Wenn die Funktion aktiv ist, dass bei Listen die Filterung als Parameter in der URL hinterlegt wird, kann diese auch hier nutzen. Die veränderte Spaltenanzahl wird als Parameter in der URL ergänzt.
Über das zentrale Kontextmenü der Pipeline Ansicht können alle Spalten, die ausgeblendet wurden, wieder eingeblendet werden.
NEU: In der mobilen Version können Kontakte angelegt werden inkl. Deal und Visitenkartenscan (über den Dienstleister Abbyy)
In der mobilen Version kann ab sofort über das Plus-Symbol in der Startansicht ein neuer Kontakt samt dazugehörigem Kontakt angelegt werden. Ebenso kann direkt ein Merkmal vergeben werden. Wenn der Kontakt auf einer Messer zustande kommt, kann so z.B. direkt das Merkmal "Messe" von unterwegs hinterlegt werden.
Außerdem können ab sofort auch Visitenkarten gescannt werden. Dadurch werden die Daten der Visitenkarten direkt für dich in der Eingabemaske erkannt und eingetragen. Um diese Funktion nutzen zu können, muss zusätzlich zu Deals & Projects der Dienstleister "Abbyy" (https://pdf.abbyy.com/products/mobile/business-card-reader/de/) verwendet werden.
Unter Einstellungen --> Kontakte --> Visitenkarten fotografieren in mobiler Oberfläche können die für die Verbindung zu Abbyy benötigten Einstellungen hinterlegt werden.
Ist die Verbindung aktiv, erhältst du in der Ansicht der mobilen Version eine weitere Option für das Scannen einer Visitenkarte.
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KLEINE ÄNDERUNGEN
- Eigene Felder vom Typ "Mehrzeilig formatiert" haben jetzt auch Textbausteine
- Neue Abwesenheit "Schulung/Fortbildung" im Kalender
- Legt man Aufgaben an, werden nun die To-Dos aus der Tätigkeit übernommen, die man in den Einstellungen definiert hat
- Bei Zeiterfassung/Kosten wird auch die Rabattgruppe des Kunden berücksichtigt
- Beim Kontaktexport wird auch die Spalte "Debitorennummer" exportiert
- Über das Kontextmenü eines Artikels kann der Preis jetzt auch in allen Dauerrechnungen aktualisiert werden (z.B. bei allgemeinen Preiserhöhungen)
- Beim Kontaktimport kann das Feld "Mandant" importiert werden
- Es können eigene Felder für Benutzer angelegt werden, z.B. für die Verwendung in der E-Mail Signatur: Individuelle Signatur pro Benutzer / Eigene Felder
- Excel-Export der Deal-Liste: Hier werden jetzt auch die Spalten "Angebot Datum", "Angebot Nummer" und "Gewonnen/Verloren am" mit ausgegeben
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ERINNERUNG FÜR ALLE OFFICE 365/ MICROSOFT EXCHANGE NUTZER
Office 365/ Microsoft Exchange Verbindung erneuern
Seit dem 1. Oktober 2022 hat Microsoft damit angefangen die Basisauthentifizierung (Basic Auth) bei Exchange Online/ Office365 zu deaktivieren. Der Zugriff auf IMAP und SMTP ist danach nur noch über die sichere Anmeldung via Microsoft möglich. Eine detaillierte Erklärung findest du hier.
Um die E-Mail Funktion in Deals & Projects weiter nutzen zu können, muss die Verbindung auf OAuth umgestellt werden.
Dafür wurde Deals & Projects bereits als verifizierte App bei Microsoft hinterlegt. Um auf OAuth umzustellen, musst du dein E-Mail Konto in wenigen Schritten neu verbinden.
Folge dafür der Anleitung und schon werden deine hinterlegten Daten überschrieben und dein Konto neu verbunden: Wie kann ich Office 365 oder Microsoft Exchange einbinden?